Loading...
HomeMy WebLinkAboutReports - 2022.09.01 - 37599 AGENDA ITEM: Contract Compulink Management Center Inc. #008203 Contract Extension Through 2027 COMMITTEE MEETING: Board of Commissioners DATE: Thursday, September 1, 2022 6:00 PM - Click to View Agenda ITEM SUMMARY SHEET DEPARTMENT SPONSORED BY Information Technology Gwen Markham INTRODUCTION AND BACKGROUND About Laserfiche:  Laserfiche is the leading global provider of intelligent content management and business process automation. The Laserfiche® platform enables organizations in more than 80 countries to transform into digital businesses. Customers in every industry—including government, education, financial services and manufacturing—use Laserfiche® to boost productivity, scale their business and deliver digital-first customer experiences. How Laserfiche is used at Oakland County: In July of 2015, a request for proposal (RFP) was issued by the Oakland County for an Imaging System Replacement. This new system would replace the existing legacy system. The RFP responses were evaluated with a proof-of-concept exercise included and a five-year cost assessment. Laserfiche was chosen and the five-year contract was awarded in 2016.  Oakland County started the Laserfiche implementation project in April of 2016. The scope of the Program was to replace the legacy imaging system with Laserfiche. We implemented the Laserfiche on-premise solution in the Cloud (AWS) with multiple interfaces, including a connection to our mainframe. Laserfiche modules implemented include the following: 1. Laserfiche Directory Server 2. Laserfiche Rio 3. Laserfiche Application Server 4. Laserfiche Workflow 5. Laserfiche Web Access 6. Laserfiche Audit Trail 7. Laserfiche Forms 8. Laserfiche Records Management 9. Laserfiche Import Agent  The Oakland County Records Management System was migrated to the Laserfiche enterprise-wide Imaging System, so the records management software is on the latest supported technologies. The Laserfiche software allows for document management, document retention, document and case security, and integration with other systems and information sharing with internal departments and the public. It has advanced capabilities such as full text searching, document editing and parsing, enhanced case note security, department accessible form creation, queue administration, and a web and mobile ready solution.  The Departments of Corporation Counsel and Risk Management use Laserfiche to manage legal assistance requests, lawsuits, and claims on behalf of Oakland County.  The Laserfiche platform currently is the document management system at the following Departments: Probate, Clerk Vitals, Health, Clerk Legal, Friend of the Court, Circuit Court, and the Treasurer’s Office. It will soon be the document management system for, Prosecutor, Payroll, Medical Examiner’s, and Community Corrections.  In addition to everyday use for County Business, Laserfiche was instrumental in distributing Grant Awards. Using online public forms and automated workflow processes, more than $100 million in grants were distributed to help stabilize and support small businesses, residents, and communities in every part of the county. Future of Laserfiche at Oakland County:  Laserfiche is the County’s strategic platform for imaging, document management, forms and workflow solutions.  Laserfiche is instrumental as the county continues to streamline and automate operations to support a touchless work environment. Projects are in progress to implement functionality for the MIWorks! Clean Slate Program, Economic Development Grants, Parks and Recreation Grants, and Building Safety badge requests. Development and Support  In the past year, the Clerk, Circuit Court, and the Friend of the Court (CCF) Imaging project was implemented and over 500 users were added to the Laserfiche platform. In addition, the State-mandated PII Redaction project was rolled out for the Clerk’s Office and the manual redaction module will be rolled out for Probate Court in the near term. Signing a five- year contract will lock in the negotiated annual cost as we continue to implement key projects as part of the Imaging Program across the departments. BUDGET AMENDMENT REQUIRED: No Committee members can contact Michael Andrews, Policy and Fiscal Analysis Supervisor at 248.858.5115 (office) or andrewsmb@oakgov.com, or the department contact persons listed for additional information. CONTACT Mike Timm, Director Information Technology timmmr@oakgov.com ITEM REVIEW TRACKING Board of Commissioners Created - Board of Commissioners Executive's Office Clerk/Register of Deeds AGENDA DEADLINE: 09/01/2022 6:00 PM COMMITTEE TRACKING 2022-08-24 Finance - recommend to Board 2022-09-01 Full Board ATTACHMENTS 1. Compulink View Supplier Contract: 2. Imaging Replacement System‐P Contract Number - 004879 Amendment 22 3. CONTRACT NUMBER: 004879 4. Imaging Replacement System‐P Contract Number - 004879 September 1, 2022 REPORT 2022-1921 Contract Compulink Management Center Inc. #008203 Contract Extension Through 2027 Sponsored By: Gwen Markham, Commissioner Chairperson, the Board of Commissioners recommends the following Board action: MOTION TO approve the 5-year contract extension with Compulink Management Center Inc. through November 4, 2027; further, that a budget amendment is not required as there is sufficient funding within Information Technology’s FY 2023 – FY 2025 operating budget to cover the cost of the expenditure. Chairperson, the following Commissioners recommend the adoption of the foregoing Board action: Gwen Markham. COMMITTEE TRACKING 2022-08-24 Finance - recommend to Board 2022-09-01 Full Board VOTE TRACKING - Board of Commissioners Motioned by: Commissioner William Miller III Seconded by: Commissioner Angela Powell Yes: David Woodward, Michael Spisz, Karen Joliat, Kristen Nelson, Eileen Kowall, Christine Long, Philip Weipert, Angela Powell, Thomas Kuhn, Chuck Moss, Marcia Gershenson, William Miller III, Yolanda Smith Charles, Charles Cavell, Penny Luebs, Janet Jackson, Gary McGillivray, Adam Kochenderfer (18) No: None (0) Abstain: None (0) Absent: (0) Passed ATTACHMENTS 1. Compulink View Supplier Contract: 2. Imaging Replacement System‐P Contract Number - 004879 Amendment 22 3. CONTRACT NUMBER: 004879 4. Imaging Replacement System‐P Contract Number - 004879 Supplier Contract CON00008203: Imaging Replacement System- P Contract Number CON00008203 Version 2 Status Approved Amendment Date 08/08/2022 Contract Information Company Oakland County Supplier Compulink Management Center Inc Contract Specialist Wendy Pucher (23900) Buyer Wendy Pucher (23900) Contract Type Professional Service Contract Name Imaging Replacement System- P Contract Reference 0000000000000000000004879/1080101 On Hold No Terms and Amounts Start Date 09/01/2016 Contract Signed Date 09/01/2016 End Date 11/04/2022 Total Contract Amount 166,828.31 Original Contract Amount 16,828.31 Line Total Amount 0.00 Currency USD Default Tax Code Default Payment Type EFT with Multiple References Override Payment Type Credit Card Spend Transactions Purchase Order Amount 82,512.50 Invoiced PO Amount 68,112.50 Non-PO Invoice Amount 0.00 PO Balance Remaining 84,315.81 Invoice Balance Remaining 98,715.81 Contract Overview Contract Overview Original Contract Amount: 3117883 1080101- C1 2022/01/06 LMC CHANGE BUYER FROM RLB/SNG TO WP., C2 2016/11/03 CMK CO 01 Subtract $1,080,597.00 from the Not to Exceed amount. The NTE will change from $3,500,000.00 to $2,419,403.00. This amount includes Software, Professional Services and three years of Maintenance. The $3,500,000.00 is the total cost of the project which includes internal costs for Oakland County which should not have been included in the vendors contract., C3 2018/04/27 CMK CO 05 Add the following contract items as described below: Build, test, and deploy the District Court Return (“DCR”) Form pursuant to attached SOW. Update the appearance and functionality of the DHHS Form “Oakland County Circuit Court Juvenile Document" pursuant to attached SOW., C4 2018/06/05 CMK CO 06 Add the following contract items as described below: Form and accompanying process to remove a user’s access to notes in their Laserfiche system $1.00, C5 2018/06/06 CMK View Supplier Contract: View Supplier Contract 04:07 PM 08/18/2022 Page 1 of 7 CO 07 Add the following contract items as described below: WebLink Implementation project $1.00, C6 2019/08/07 CMK CO 13 Extend the contract expiration date from 8/31/2019 to 8/31/2020, C7 2020/08/31 CMK CO 15 Extend the contract expiration date from 8/31/2020 to 8/31/2021, C8 2021/02/23 CMK CO 17 Add $20,000.00 to the contract Not to Exceed (NTE) amount. The contract NTE will change from $2,621,193.00 to $2,641,193.00, C9 2021/11/04 CMK CO 21 Add $115,650.00 to the Contract Not to Exceed (NTE) amount. The Contract NTE will change from $2,912,233.00 to $3,027,883.00. Update the Scope of Services per Attachment A- LaserFiche-Oakland County PII Redaction, C10 2022/03/04 CMK CO 22 Add $75,000.00 to the Contract Not to Exceed (NTE) amount. The Contract NTE will change from $3,027,883.00 to $ 3,102,883.00., C11 2016/10/04 CJB Contract Finalized, C12 2017/07/25 CJB CO 02 With the Laserfiche Exhibit VI Contract Amendment, Contract will be amended by modifying Exhibit VI to Replace Item 2 in section 2.1, and remove item 5.4., C13 2017/09/07 CJB CO 03 Add the following contract item as described below: Oakland County Treasurer's Office - Surplus Property Process, as detailed in the Scope of Services $1.00, C14 2017/09/07 CJB Compulink Scope of Work attached for: Treasurer's Office - Surplus Property Process, C15 2019/02/27 CJS CO 09 Add the following contract items as described below: Oakland County Clerk of Court, Circuit Court, and Friend of the Court departments ("Oakland") has requested an amendment to their contract with Laserfiche for the following Colored Bars for Non-Public as described in Contract Amendment Oakland County Clerk of Court, Circuit Court, and Friend of the Court departments ("Oakland") has requested an amendment to their contract with Laserfiche Juvenile and Adoptions Document Migration as described in Contract Amendment Oakland County Clerk of Court, Circuit Court, and Friend of the Court departments ("Oakland") has requested an amendment to their contract with Laserfiche Merge for Printing Function as described in Contract Amendment Oakland County Clerk of Court, Circuit Court, and Friend of the Court departments ("Oakland") has requested an amendment to their contract with Laserfiche Vitals Additional Fields as described in Contract Amendment, C16 2019/04/04 CJS Gov Cloud Migration Project Info attached, C17 2019/04/04 CJS CO 10 Add the following contract items as described below: GovCloud Migration Project Amendment, C18 2019/07/03 CJS CO 12 Replace existing Exhibit VI Acknowledgement of Independent Employment Status and replace it with the revised attached and incorporated Exhibit VI Acknowledgement of Independent Employment Status. The revised Exhibit contains a provision requiring Contracted Employees to comply with the Oakland County Electronic Communications and Use of Technology Policy, if they will be given access to the County Network. In addition, to sign the FBI Criminal Justice Information Services Security Addendum, if the Contractor Employee are given access to CJIS Data. You will need to print the additional forms out for each of your contractors working on site. Have them read and review the forms, fill them out and sign them. You will then return the signed forms to the IT department upon completion., C19 2017/12/20 CLA CO 04 Added the following contract item as described below: Finalize requirements and build, test, and deploy the DHHS Form as described in the Statement of Work, View Supplier Contract: View Supplier Contract 04:07 PM 08/18/2022 Page 2 of 7 C20 2017/12/20 CLA Statement of Work 12-17-17, C21 2019/12/04 CLA CO 14 Added the following contract item as described below: PPM25 Laserfiche Pilot Public Portal LSAP $6,750.00, C22 2022/04/13 CLA CO 23 Added $15,000.00 to the Contract Not to Exceed (NTE) amount. The Contract NTE changed from $3,102,883.00 to $3,117,883.00., C23 2018/08/21 AEC CO 08 Add the following contract items as described below: - Quit Claim Deed Process, C24 2019/05/14 AEC CO 11 Add the following contract items as described below: Oakland County – Working Documents and Their Security – Contract Amendment – February 2019 Oakland County – Court Explorer Enhancements – Contract Amendment – February 2019, C25 2020/11/09 AEC CO 16 Add $201,790.00 to the contract Not to Exceed (NTE) amount. The contract NTE will change from $2,419,403.00 to $2,621,193.00, C26 2021/04/29 AEC CO 18 Add $85,000.00 to the contract Not to Exceed (NTE) amount. The contract NTE will change from $2,641,193.00 to $2,726,193.00, C27 2021/07/20 AEC CO 19 Extend contract expiration date from 08/31/2021 to 08/31/2022. Add $186,040.00 to the Contract Not to Exceed (NTE) amount. The Contract NTE will change from $2,726,193.00 to $2,912,233.00., C28 2021/09/28 AEC CO 20 Add the following line item as listed below: VIP Professional Services 80 Hour Bucket (see Attachment A) View Supplier Contract: View Supplier Contract 04:07 PM 08/18/2022 Page 3 of 7 Catalog Item Pricing Catalog Catalog Discount Percent Amendments Amendments 3 004879_CO_22.pdf File Name 004879_CO_22.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_21.pdf File Name 004879_CO_21.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_20.pdf File Name 004879_CO_20.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_19.pdf File Name 004879_CO_19.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_18.pdf File Name 004879_CO_18.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_17.pdf File Name 004879_CO_17.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_16.pdf File Name 004879_CO_16.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_15.pdf View Supplier Contract: View Supplier Contract 04:07 PM 08/18/2022 Page 4 of 7 File Name 004879_CO_15.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_14.pdf File Name 004879_CO_14.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_13.pdf File Name 004879_CO_13.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_12.pdf File Name 004879_CO_12.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_11.pdf File Name 004879_CO_11.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_10.pdf File Name 004879_CO_10.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_09.pdf File Name 004879_CO_09.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_08.pdf File Name 004879_CO_08.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_07.pdf File Name 004879_CO_07.pdf Content Type application/pdf View Supplier Contract: View Supplier Contract 04:07 PM 08/18/2022 Page 5 of 7 Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_06.pdf File Name 004879_CO_06.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_05.pdf File Name 004879_CO_05.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_04.pdf File Name 004879_CO_04.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_03.pdf File Name 004879_CO_03.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_02.pdf File Name 004879_CO_02.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment 004879_CO_01.pdf File Name 004879_CO_01.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment Compulink Management Center.pdf File Name Compulink Management Center.pdf Content Type application/pdf Updated By Courtney Scian (22578) Upload Date 05/12/2022 12:17:00 PM Comment Signed 004879_23.pdf File Name 004879_23.pdf Content Type application/pdf Updated By Wendy Pucher (23900) Upload Date 05/18/2022 04:29:09 PM View Supplier Contract: View Supplier Contract 04:07 PM 08/18/2022 Page 6 of 7 Comment 008203_CO_24.pdf File Name 008203_CO_24.pdf Content Type application/pdf Updated By Wendy Pucher (23900) Upload Date 05/23/2022 08:44:58 AM Comment Compulink (Laserfiche) S&M _ Contract date.pdf File Name Compulink (Laserfiche) S&M _ Contract date.pdf Content Type application/pdf Updated By Wendy Pucher (23900) Upload Date 08/08/2022 01:40:47 PM Comment Email to support System Change A, to correct expire date to align with S&M term (11/5/2021 through 11/4/2022) View Supplier Contract: View Supplier Contract 04:07 PM 08/18/2022 Page 7 of 7 AMENDMENT OF CONTRACT 004879 Page 1 Rev 2020/09/16 Information Technology WKP AMENDMENT OF CONTRACT 004879 AMENDMENT 22 AMENDMENT DATE: February 14, 2022 This AMENDMENT OF CONTRACT (hereafter this "Amendment") is made and entered into by and between the Contractor named and identified below, (hereafter “Contractor”) and the COUNTY OF OAKLAND (hereafter “County”) whose address is 2100 Pontiac Lake Rd, Waterford, MI 48328. CONTRACTOR ADDRESS Compulink Management Center Inc dba Laserfiche 3545 Long Beach Blvd Los Angeles, CA 90807 Vendor Number: 20416 The County and Contractor agree and acknowledge that the purpose of this Amendment is to modify as provided herein and otherwise continue the present contractual relationship between the Parties as described in their current contract with the same contract number as above. In consideration of the extension of the mutual promises, representations, assurances, agreements, and provisions in the Contract and this Amendment, the adequacy of which is hereby acknowledged by the Parties, the County and Contractor hereby agrees to amend the current Contract as follows: 1.0 The County and Contractor agree that any and all defined words or phrases in the current Contract between the parties will apply equally to and throughout the amendment. 2.0 The Parties agree that any and all other terms and conditions set forth in the current Contract between the Parties shall remain in full force and effect and shall not be modified, excepted, diminished, or otherwise changed or altered by this Amendment except as otherwise expressly provided for in this Amendment. 3.0 Description of Change: Add $75,000.00 to the Contract Not to Exceed (NTE) amount. The Contract NTE will change from $3,027,883.00 to $ 3,102,883.00. AMENDMENT OF CONTRACT 004879 Page 2 Rev 2020/09/16 For and in consideration of the mutual assurances, promises, acknowledgments, warrants, representations, and agreements set forth in the Contract and this Amendment, and for other good and valuable consideration, the receipt and adequacy of which is hereby acknowledged, the undersigned hereby execute this Amendment on behalf of the County, and Contractor and by doing so legally obligate and bind the County and Contractor to the terms and conditions of the Contract and this Amendment. THE CONTRACTOR: SIGN / DATE: Compulink Management Center Inc dba Laserfiche THE COUNTY OF OAKLAND: SIGN / DATE: Scott N. Guzzy, CPPO, MBA, Purchasing Administrator cmk Peter Wayman (Mar 4, 2022 00:14 PST) Peter Wayman Scott N. Guzzy (Mar 4, 2022 06:59 EST) Scott N. Guzzy AmendmentsChanged Line DetailsVersionVersionStatusAmendmentTypeAmendmentDateAmendmentNumberDescriptionChangedAmountContract AmountCON00008203: ImagingReplacement System- P2Contract InEffectChange08/08/2022ASystem Change tocorrect expire dateto align with S&Mterm (11/5/2021through11/4/2022).0.00166,828.31Historical Amendment forContract: CON00008203 :Compulink ManagementCenter Inc 09/01/2016(version 1)1HistoryChange05/23/202224Added$150,000.00 to theContract Not toExceed (NTE)amount. Due toconversion toWorkday financialsystem, OaklandCounty is issuing anew contractnumber. The oldcontract number004879 will bereplaced by008203.150,000.00166,828.31Historical Amendment forContract: CON00008203 :Compulink ManagementCenter Inc 09/01/2016(version 0)History0.0016,828.31Details View04:07 PM08/18/2022Page 1 of 1        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 1 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Buyer: RLB CONTRACT NUMBER: 004879 Event # 003409   CONTRACT between the COUNTY OF OAKLAND and CONTRACTOR    The Parties agree to the attached terms and conditions:    FOR THE CONTRACTOR:    SIGN:     FOR THE COUNTY:    SIGN:    SIGN:   Contract Administrator  Pamela L. Weipert, CPA, CIA, Compliance Officer    or     Scott N. Guzzy, CPPO, MBA, Purchasing Admin    cjb    Not To Exceed Amount: $3,500,000.00 Effective Date: 9/1/2016 Expiration Date:8/31/2019  Contract  Description: Imaging Replacement System‐ P  Contractor   Information:  Contract Administrator   (If Different):  Peter Wayman  COMPULINK MANAGEMENT CENTER INC   35445 Long Beach Blvd   Long Beach, CA  90807   Peter.Wayman@Laserfiche.com  Vendor No: 20416  Will Talbot   COMPULINK MANAGEMENT CENTER INC  35445 Long Beach Blvd   Long Beach, CA  90807   will.talbot@laserfiche.com  Compliance Office   Purchasing Information:  Contract Administrator    Oakland County Using Department:  Buyer:  Richard Brower  OAKLAND COUNTY  2100 Pontiac Lake Rd Bldg 41W  Waterford, MI 48328‐0462  248‐858‐0511  purchasing@oakgov.com  Edwin Poisson  OAKLAND COUNTY  1200 North Telegraph Road   County Service Center ‐ Pontiac   Waterford  MI 48341   poissone@oakgov.com  Peter Wayman (Oct 3, 2016) Edwin Poisson (Oct 3, 2016) Edwin Poisson Scott N. Guzzy (Oct 4, 2016) Scott N. Guzzy        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 2 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com This Contract is organized and divided into the following Sections for the convenience of the Parties.  Section 1. Contract Purpose  Section 2. Contract Definitions  Section 3. Contract Term and Renewal  Section 4. Contract Administration and Amendments  Section 5. Contract Termination  Section 6. Scope of Deliverables and Financial/Payment Obligations  Section 7. Contractor’s Warranties and Assurances  Section 8. Liability  Section 9. Contractor Provided Insurance  Section 10. Intellectual Property and Confidentiality  Section 11. General Terms and Conditions  CONTRACT PURPOSE  1.1. After a competitive bidding and selection process by County, Contractor was chosen to  provide services, described more fully in the Scope of Services Exhibits, to County.  Contractor  desires to extend the terms and conditions in this Contract to a PPB, to enable it to make  purchases from Contractor according to the terms herein. A model Agreement to be used by  PPBs is provided in Exhibit VII.  Contractor may negotiate customized terms with the PPB at its  own discretion.  Contractor is under no obligation to provide services described in this  Contract to a PPB if the Parties are not able to agree on customized terms.    1.2. County shall not be a party to a contract between Contractor and a PPB. County shall not have  any liability, of any sort, for any harm or action that may arise from purchases made by any  PPB pursuant to the terms of this Contract.   1.3. PPBs must deal directly with Contractor for any transactions such as purchases, invoices, price  questions, disputes, etc. that relate to their individual agreement with Contractor.  Contractor  must respond timely to PPB inquiries.  Failure to do so may result in County removing the  Contract and Contractor’s Information from the G2G MarketPlace Website.  1.4. County shall place this Contract and any amendments to it, on its G2G MarketPlace Website.  County will provide the following information on its G2G MarketPlace Website:  1.4.1. Identify Contractor on its G2G MarketPlace Website, this Contract and amendments, if  applicable, and a summary of the services.  1.4.2. State that the Contract was the result of a competitive bidding process.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 3 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.4.3. Provide Contractor’s phone and email address for inquiries.  1.4.4. Acknowledge that County and the PPB will receive a benefit from purchases subject to this  Contract.  1.4.5. Provide a County contact to answer questions concerning the expiration date of the Contract,  the procedure for purchasing off the Contract, and the competitive bidding process followed  by County.  1.5. Contractor shall provide the following information to County and shall update the information  timely whenever changes occur.    1.5.1. Description of Contractor’s services and products, contact information, and training  opportunities for County to place on the G2G MarketPlace Website.   1.5.2. Every four months a “Contract Usage Statement” which means the names, Scope of Services  selected, quantities purchased, and dollar amount of each agreement signed by a PPB using  this Contract.  Contractor may provide the dollar amount of an agreement only if a PPB will  not permit disclosure of the other items.   1.5.3. The names of two representatives to act as a primary and secondary point of contact to  provide County with the Contract Usage Statements and other information required in this  Contract.   1.6. In recognition of the benefits to Contractor for County providing information to PPBs and  potential participants, and the cost savings to Contractor for having this information available,  Contractor shall provide County the G2G Fee described in a later section.  CONTRACT DEFINITIONS  The following words when printed with the first letter capitalized shall be defined and  interpreted as follows, whether used in the singular or plural, nominative or possessive case,  and with or without quotation marks:  1.7. “Amendment” means any change, clarification, or modification to this Contract.  1.8. “Business Day” means Monday through Friday from 8:00 a.m. to 5:00 p.m., excluding County  designated holidays.  1.9. “Claims” means any loss; complaint; demand for relief or damages; lawsuit; cause of action;  proceeding; judgment; penalty; costs or other liability of any kind which is imposed on,  incurred by, or asserted against the County or for which the County may become legally or  contractually obligated to pay or defend against, whether commenced or threatened,  including, but not limited to, reimbursement for reasonable attorney fees, mediation,  facilitation, arbitration fees, witness fees, court costs, investigation expenses, litigation  expenses, or amounts paid in settlement.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 4 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.10. “Confidential Information” means all information and data that the County is required or  permitted by law to keep confidential and the County’s source code, object code, security  procedures, and passwords.  1.11. “Contract” means this document and any other documents expressly incorporated herein.  1.12. “Contractor” means the entity or person listed under “Contractor” on the first page of this  Contract.  1.13. “Contractor Employee” means any employee; officer; director; or manager of Contractor.   Contractor Employee shall also include any person who was a Contractor Employee at any  time during the term of this Contract but, for any reason, is no longer employed, appointed,  or elected in that capacity.  1.14. “Contract Documents” mean the following documents, which this Contract includes and  incorporates:  Exhibits (Applicable if Checked)  1.14.1. ☒ Exhibit I: Contractor Insurance Requirements  1.14.2. ☒ Exhibit II: Business Associate Agreement (Health Insurance Portability and Accountability  Act Requirements)  1.14.3. ☒ Exhibit III: License for Use of County Servicemark  1.14.4. ☒ Exhibit IV: Software License   1.14.5. ☒ Exhibit V:  Laserfiche Software Assurance Plan (LSAP) and Support Details  1.14.6. ☒ Exhibit VI: Scope of Contractor Deliverables/Financial Obligations (“Statement of Work”)  1.14.7. ☒ Exhibit VII: PPB Model Agreement  1.15. “County” means the County of Oakland, a Municipal and Constitutional Corporation, its  departments, divisions, authorities, boards, committees, and “County Agents” as defined  below.  1.16. “County Agent” means any elected and appointed officials; directors; board members; council  members; commissioners; employees; and volunteers of the County; whether acting in their  personal, representative, or official capacities.  “County Agent” shall also include any person  who was a “County Agent” anytime during the term of this Contract but, for any reason, is no  longer employed, appointed, or elected and in that capacity.  1.17. “County Data” means information or data provided by County to Contractor in the  performance of this Contract, including, but not limited to any personally identifiable  information such as names, e‐mail addresses, passwords, phone numbers, and home or  business addresses.  County Data includes Confidential Information as defined in this  Contract.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 5 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.18. “Day” means any calendar day, which shall begin at 12:00:00 a.m. and end at 11:59:59 p.m.,  Eastern Time.  1.19. “Deliverables” means goods and/or services provided under this Contract, whether tangible  or intangible, and more specifically described in the Exhibits .  1.20. “Effective Date” means midnight on the effective date listed on the first page of this Contract.  1.21. “Expiration Date” means 11:59.59 p.m. on the expiration date listed on the first page of this  Contract.  1.22. “E‐Verify” means an Internet based system operated by the Department of Homeland  Security (DHS) in partnership with the Social Security Administration (SSA) that allows  participating employers to electronically verify the employment eligibility of their newly hired  employees. Information and the registration process are found at the E‐Verify website:   https://e‐verify.uscis.gov/enroll.  1.23. "G2G MarketPlace Website" means an Internet site used by County to provide information to  PPBs about businesses providing services to County and agreements used by County and  available to PPBs to procure services.  1.24. “Intellectual Property” means any developments, improvements, designs, innovation, and  materials that may be the subject of a trademark/servicemark, copyright, patent, trade secret,  or Proprietary Information.  1.25. “Iran‐Linked Business” is defined in the Michigan Compiled Laws (MCL), specifically MCL  129.312, being Section 2 of Public Act 517 of 2012.   1.26. “Not to Exceed Amount” means the dollar amount listed on the first page of this Contract,  unless amended.  The “Not to Exceed Amount” is not the County’s financial obligation under  this Contract, but the maximum amount that can be paid to Contractor during the term of this  Contract.  1.27. "PPB" which stands for Participating Public Body, means an entity created by state or Federal  law which is primarily funded by or through a governmental authority and which registers to  access County’s G2G MarketPlace Website.  1.28. “Proposal” means Contractor’s response or bid to the County’s Request for Proposal, Request  for Qualifications, or Request for Quotes.  1.29. “Proprietary Information” means ideas, concepts, inventions, and processes related to the  development and operation of computer software and systems such as source code, object  code, security procedures, and passwords.   1.30. “Purchase Order” means the County’s written request to Contractor for Deliverables pursuant  to this Contract.  The Purchase Order may include terms regarding delivery schedule,  payment, and transportation.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 6 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.31. “Purchasing” means the Purchasing Unit of the Oakland County Compliance Office.  CONTRACT TERM AND RENEWAL  1.32. Contract Term.  This Contract shall begin on the Effective Date and shall end on the Expiration  Date.  1.33. Contract Renewal.  Unless otherwise provided herein, the Parties are under no obligation to  renew or extend this Contract after the Expiration Date.  This Contract may only be extended  by an Amendment.  1.34. Legal Effect.  This Contract shall be effective and binding when all of the following occur:  (a)  this Contract is signed by a Contractor Employee, legally authorized to bind Contractor; (b)  this Contract is signed by an authorized County Agent; (c) all Contractor certificates of  insurance, required by this Contract, are submitted and accepted by Purchasing; and (d) any  other conditions precedent to this Contract have been met.  CONTRACT ADMINISTRATION AND AMENDMENTS  1.35. Contract and Purchase Order Issuance.  Purchasing shall issue this Contract and any Purchase  Orders that may be required.  Purchasing is the sole point of contact in the County regarding  all procurement and contractual matters relating to this Contract and any Purchase Orders.  Purchasing is the only County office/department authorized to make any Amendments to this  Contract or Purchase Orders.  1.36. Purchase Orders.  Purchase Orders issued under this Contract are governed by the terms and  conditions of this Contract and are included and incorporated herein.  1.37. Project Managers.  Each Party may designate an employee or agent to act as a Project  Manager.  If Project Managers are selected, they shall be listed in Exhibit VI Scope of  Contractor Deliverables/Financial Obligations (“Statement of Work”).  The County’s Project  Manager has no authority to amend this Contract.   1.38. Contract Administrators.  The County shall designate an employee or agent to act as Contract  Administrator(s).  Contractor may designate its employee or agent to act as Contract  Administrator(s).   The Contract Administrators shall be listed on the first page of this  Contract.  The County’s Contract Administrator(s) shall be responsible for monitoring and  coordinating day‐to‐day activities under this Contract, reviewing Deliverables and invoices,  and submitting requests for Amendments to Purchasing.  The County’s Contract  Administrator(s) have no authority to amend this Contract.  1.39. Contract Amendments.  All Amendments to this Contract must be in writing.  This Contract  shall not be amended by any packing slip, Purchase Order, invoice, click through license  agreement, or Contractor policies or agreements published on Contractor’s website or  otherwise.  Amendments to this Contract shall be issued only by Purchasing.  The Amendment         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 7 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com shall be effective when signed by an authorized Contractor Employee and an authorized  County Agent.    1.40. Unauthorized Changes.  Contract changes shall not be effective until an Amendment  containing the change is executed according to the procedures described in this Contract.   Contractor will not be responsible for any delay that results from the negotiations of the  Amendment and obtaining the County's approval.   If the Contractor is directed to perform  work that Contractor believes is a change in the Contract/Deliverables, then Contractor must  notify Purchasing that it believes the requested work is a change to the Contract before  performing the requested work.  If Contractor begins the requested work without  authorization or knowledge of Purchasing, then  the County may deny or reduce payment to  Contractor for  any claims for additional compensation for performing the requested work,  but only if and to the extent that County in good faith concludes that the amount claimed by  Contractor exceeded the reasonable value of the work performed.  If Contractor begins work  that is outside the scope of this Contract or begins work before an Amendment is executed  and then stops performing that work, Contractor must, at the request of the County, undo any  out‐of‐scope work that the County believes would adversely affect the County.   1.41. Precedence of Contract Documents.  In the event of a conflict, the terms and conditions  contained in Sections 1 through 11 of this Contract shall prevail and take precedence over any  allegedly conflicting provisions in all Contract Documents, Exhibits, Purchase Orders,  Amendments, and other documents expressly incorporated herein.  Terms and conditions  contained in Contractor invoices, packing slips, receipts, acknowledgments, click‐through  licenses, and similar documents shall not change the terms and conditions of this Contract.  Pre‐Contract statements, presentations, promises, proposals, discussions, negotiations, and  other communications between the parties will not be incorporated into the Contract or be  binding on the Parties.  CONTRACT TERMINATION  1.42. County Termination.  In addition to any other legal rights the County may have to terminate  or cancel this Contract, the County may terminate the Contract as follows:  1.42.1. Immediate Termination.  The County may terminate or cancel this Contract, in whole or in  part, immediately, upon notice to Contractor, if any of the following occur:  (a) Contractor,  officer of Contractor, or an owner of a 25% or greater share of Contractor is convicted of a  criminal offense; or (b) if any third‐party funding for this Contract is reduced or terminated.  1.42.2. Termination for Convenience.  The County may terminate or cancel this Contract, in whole or  part, at any time, upon ninety (90) Days’ notice to Contractor, for any reason, including  convenience without incurring obligation or penalty of any kind.  The effective date for  termination or cancellation shall be clearly stated in the notice.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 8 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.43. Contractor Termination.  Contractor may terminate or cancel this Contract, in whole or part,  upon on ninety (90) Days’ notice to the County, if the County breaches any duty or obligation  contained herein and within such notice period has failed or has not attempted to cure the  breach before expiration of the notice period.  The effective date of termination or  cancellation and the specific alleged default shall be clearly stated in the notice to the County.  1.44. County’s Obligations Upon Termination.  The County’s sole obligation in the event of  termination or cancellation of this Contract is for payment of the actual Deliverables provided  to the County before the effective date of termination.  Under no circumstances shall the  County be liable for any future loss of income, profits, any consequential damages, any loss of  business opportunities, revenues, or any other economic benefit Contractor may have  realized but for the termination or cancellation of this Contract.  The County shall not be  obligated to pay Contractor any cancellation or termination fee if this Contract is cancelled or  terminated as provided herein.  If the County chooses to terminate the Contract in part, then  the charges payable under this Contract must be equitably adjusted to reflect those  Deliverables that are terminated.  1.45. Contractor’s Obligations Upon Termination.  If the County terminates this Contract, for any  reason, then Contractor must do the following:  (a) cease providing all Deliverables as  specified at the time stated in the notice of termination; (b) take any action necessary, or as  the County may reasonably direct, to preserve and protect Deliverables or other property  derived or resulting from the Contract that are in Contractor’s possession; and (c) return all  materials, property, and County Data provided to Contractor by the County and (d) take any  action to mitigate and limit any potential damages, as required by applicable law. Under no  circumstances shall Contractor be liable for any future loss of income, profits, any  consequential damages, any loss of business opportunities, revenues, or any other economic  benefit the County may have realized but for the termination or cancellation of this Contract.   Contractor shall not be obligated to pay the County any cancellation or termination fee if this  Contract is cancelled or terminated as provided herein.  If Contractor chooses to terminate  the Contract in part, then the charges payable to Contractor under this Contract must be  equitably adjusted to reflect those Deliverables that are terminated.   1.46. Assumption of Subcontracts.  If the County terminates this Contract for breach by Contractor  which is not cured as required by this Contract, then the County may assume, at its option,  any subcontracts for Deliverables provided under the Contract and may pursue completion of  the Deliverables by replacement Contract or otherwise as the County, in its sole judgment,  deems expedient at the County’s expense.  SCOPE OF DELIVERABLES AND FINANCIAL/PAYMENT OBLIGATIONS  1.47. Performance of Deliverables.  Contractor shall provide all Deliverables identified in and as set  forth in Exhibit VI, any Purchase Orders, or any Amendments to this Contract.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 9 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.48. Software License.  If this Contract includes a Software License as described in Exhibit IV, then  the Parties shall follow the terms and conditions therein.  Any applicable third party Software  License(s) are also provided in Exhibit IV. Unless specifically agreed to by County, if County  Agents are required to accept  click through license terms to access any of the Deliverables in  this Contract, the terms and conditions of those click through licenses are without force and  effect.  1.49. Financial Obligations.  Except as otherwise set forth in this Contract, the County’s sole  financial obligation under this Contract shall be set forth in the Exhibits.  The amount and  manner of payment of the financial obligation shall be set forth in Exhibit VI Scope of  Contractor Deliverables/Financial Obligations (“Statement of Work”) if applicable, or a  Purchase Order.  1.50. Payment Obligations.  Except as otherwise set forth in the Exhibits, Contractor shall submit an  invoice to the County’s Contract Administrator itemizing amounts due and owing under this  Contract, as of the date of the invoice.  Invoices shall contain the following information:  (a)  County Contract Number; (b) dates of Deliverables; (c) itemized list of Deliverables; (d)  Contractor Tax ID Number (federal and State); (e) licenses; and (f) any other information  requested by Purchasing.  The County shall have no obligation to make a payment under this  Contract until an invoice is submitted in the form set forth herein and shall have no obligation  to pay for Deliverables, which have not been invoiced (as required herein) within sixty (60)  Days of Contractor’s performance unless otherwise set forth in the Exhibits.  Unless otherwise  set forth in Exhibit VI, the County shall only pay Contractor for Deliverables under this  Contract and not any subcontractors or assignees of Contractor.  1.51. Payment Terms. Payment for the software in the amount of $774,390.00 will be due within  ten (10) business days of execution of this Contract. Seventy‐five percent (75%) of the total  cost for each individual Phase identified in IV Scope of Contractor Deliverables/Financial  Obligations (“Statement of Work”), will be due prior to the commencement of the work for  that Phase.  The remaining cost of the Phase will be billed to County on a monthly basis.  As  provided in the Payment Obligation section above, County must receive an invoice before it is  able to provide payment to Contractor.          OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 10 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.52. Acquisition Cost:    Product Description Qty Oakland County Oakland County Price/Unit Total ENF Laserfiche Rio RME Named Full Users for SQL - w/ Forms and Connector 1,160 $635 $736,600 IA Laserfiche Import Agent 2 $1,905 $3,810 TK Laserfiche SDK 1 $3,500 $3,500 EPXFRM Laserfiche Enterprise Forms Portal 1 $30,480 $30,480 Software Total $774,390   1.53. Support Year 2+    Product Description Qty Oakland County Oakland County Price/Unit Total ENFP Laserfiche Rio RME Named Full Users for SQL - w/ Forms and Connector LSAP 1,160 $135 $156,600 IAP Laserfiche Import Agent LSAP 2 $405 $810 TKP Laserfiche SDK LSAP 1 $1,000 $1,000 EPXFRMP Laserfiche Enterprise Forms Portal LSAP 1 $6,480 $6,480 VIP Laserfiche VIP Support (up to 80 hours) 1 $12,000 $12,000 Support & Maintenance Total $176,890 1.54. Travel Expenses. Contractor shall provide County at least twenty –two (22) trips to County by  two (2) Contractor Engineers capable of executing the work required herein. The reasonable  cost of travel shall not exceed sixty thousand dollars ($60,000).   1.55. Not to Exceed Amount.  The amount due and owing to Contractor, under this Contract, shall  not exceed the “Not to Exceed Amount.”  If Contractor can reasonably foresee that the total  financial obligation for the Contract will exceed the “Not to Exceed Amount,” then Contractor  shall provide Purchasing with notice of this fact at least ten (10) Days before this event.  1.56. No Obligation for Penalties/Costs/Fines.  Neither Party shall be responsible for any cost; fee;  fine; penalty; or direct, indirect, special, incidental, or consequential damages incurred or  suffered by the other Party in connection with or resulting from the performance of this  Contract under any circumstances.          OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 11 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.57. Set‐Off of County Costs.  The County has the right to offset the amount of any County‐ provided equipment, supplies, or identification badges that are not returned by Contractor  upon completion of the Services provided under this Contract; provided upon the subsequent  return of such property by Contractor, the amounts previously withheld to offset the value of  such property shall become immediate due and payable.  1.58. In‐Kind Services.  Unless expressly provided herein, this Contract does not authorize any in‐ kind services by either Party.  1.59. County’s G2G MarketPlace Administration.    Contractor has agreed to pay a marketing and  administrative fee to the County to defray the County’s cost in implementing, supporting, and  administering its G2G MarketPlace Website (“G2G Fee”).  Therefore, beginning in the second  year of the Contract, Contractor will pay a G2G Fee to the County through the issuance of an  annual credit valid for one year or other mutually agreed upon means. The G2G Fee will  correspond to one percent (1%) of the revenue that Contractor has received from sales of  Contractor’s software and first‐year LSAPs to PPBs who purchase software directly from  Contractor through the G2G MarketPlace Website. Revenue from Contractor’s professional  services and support (other than first‐year LSAPs) will be excluded in determining the G2G  Fee. The G2G Fee is solely applicable if Contractor enters into G2G MarketPlace Website  contracts with PPBs and receives payment from the PPB for software purchased. In no event  will the G2G Fee payable in any year exceed the total annual LSAP payments by the County to  Contractor for that year.  1.59.1. Laserfiche Empower Annual Conference Passes. Contractor will provide the County fifteen  (15) All‐Access Passes and five (5) Executive Passes for County personnel to attend the  Laserfiche Empower 2017 Annual Conference. Contractor will provide the County five (5) All‐ Access Passes for County personnel to attend each subsequent Laserfiche Empower Annual  Conference as long as this Contract and Contractor’s information remain on the G2G  MarketPlace Website and the County maintains a current LSAP. All County personnel who  attend the conference will be responsible for any travel, food, lodging or other out‐of‐pocket  business expenses incurred in attending the conference.  1.59.2. Laserfiche Certified Professional Program (CPP) Course Enrollments. In order for users and  administrators to establish baseline Laserfiche knowledge and skills, Laserfiche has developed  online, self‐paced Laserfiche Certified Professional Program (“CPP”) courses. The successful  completion of these courses has contributed to high rates of user adoption and overall project  success. Contractor will provide the County one hundred (100) CPP enrollments for the  training of County personnel. After each anniversary of the Effective Date of this Contract,  Contractor will provide the County fifty (50) additional CPP enrollments for the training of  County personnel as long as this Contract and Contractor’s information remain on the G2G  MarketPlace Website and the County maintains a current LSAP. A valid Laserfiche Support Site  account is required to register for CPP courses. Unused CPP enrollments will expire 12 months  from issuance.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 12 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com CONTRACTOR’S WARRANTIES AND ASSURANCES  1.60. Full Knowledge of Contract Expectations.  Contractor warrants that it had a reasonable  opportunity to review all County requirements and/or expectations for this Contract that the  County has furnished to Contractor in writing.  Contractor is responsible for being adequately  and properly prepared to execute this Contract.  To the best of its current actual knowledge,  Contractor will be able to perform the Contract as specified herein.  1.61. Complete and Accurate Representations.  Contractor certifies that all statements, assurances,  records, and materials submitted to the County in connection with seeking and obtaining this  Contract have been truthful, complete, and accurate to the best of Contractor’s knowledge.  1.62. Access to Contractor Policies.  If the Parties agree in this Contract to follow any Contractor  polices, such as acceptable use or privacy policies, then Contractor shall retain each version of  such policies and the effective dates and shall promptly provide such to the County, if  requested.  1.63. Grant Compliance.  If any part of this Contract is supported or paid for with any State, federal,  or other third‐party funds granted to the County, then Contractor shall comply with all  applicable grant requirements furnished by the County to Contractor before the work  commences.    1.64. Contractor Incidental Expenses.  Except as otherwise expressly provided in this Contract,  Contractor shall be solely responsible and liable for all costs and expenses associated or  needed to perform this Contract, including, but not limited to, any professional dues,  association fees, license fees, fines, taxes, and penalties.  1.65. Equipment and Supplies.  Contractor is responsible for providing all equipment and supplies  to perform this Contract, which are not expressly required to be provided by the County.  1.66. Contractor Employees.  1.66.1. Number and Qualifications of Contractor Employees.  Contractor shall assign qualified  Contractor Employees as necessary and appropriate to perform this Contract.  Contractor  shall ensure all Contractor Employees have the knowledge, skill, and qualifications to perform  this Contract and possess any necessary licenses, permits, certificates, and governmental  authorizations as may be required by law.  1.66.2. Control and Supervision of Contractor Employees.  Contractor shall solely control, direct, and  supervise all Contractor  Employees with respect to all Contractor obligations under this  Contract.  Contractor will be solely responsible for and fully liable for the conduct and  supervision of any Contractor Employees.  1.66.3. Use of Subcontractors Contractor shall not use any subcontractors to fulfill any obligations  under this Contract without the express written permission of County.          OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 13 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.66.4. Removal or Reassignment of Personnel at the County’s Request.  Contractor shall remove a  Contractor Employee performing work under this Contract at the County’s request provided  that the County’s request is based on legitimate, good‐faith reasons.  Replacement personnel  for the removed person must be fully qualified for the position.  If the removal of a Contractor  Employee results in an unanticipated delay, which is attributable to the County, then this  delay shall not be considered a breach of the Contract and the terms and conditions of this  Contract affected by the removal will be adjusted accordingly.  1.66.5. Contractor Employee Identification.  If requested by the County, Contractor Employees shall  wear and display appropriate County‐provided identification at all times while working on  County premises. Contractor shall return all County‐provided identification upon completion  of Contractor’s obligations under this Contract.  1.66.6. Background Checks.  At the County’s request, Contractor Employees performing work under  this Contract shall be subject to a background check by the County.  The scope of the  background check is at the discretion of the County and the results will be used to determine  Contractor Employee’s eligibility to perform work under this Contract.  Any request for  background checks initiated by the County will be reasonably related to the type of work  requested and will be paid for by the County. Contractor and Contractor Employees shall  provide all information or documents necessary to perform the background check.  1.66.7. Compliance with County Security Policies and Use Policies.  Contractor shall require all  Contractor Employees to comply with the County’s security and acceptable use policies for  County property (tangible and intangible), equipment, resources, facilities, and systems.   Upon request, the County shall provide such policies to Contractor.  1.66.8. Contractor Employee Expenses.  All Contractor Employees shall be employed at the  Contractor’s sole expense (including employment‐related taxes and insurance).  Contractor  warrants that all Contractor Employees shall fully comply with and adhere to the terms of this  Contract. Contractor shall be solely liable for all applicable Contractor Employees’ federal,  state, or local payment withholdings or contributions and/or all Contractor Employee related  pension or welfare benefits plan contributions under federal or state law.  Contractor shall  indemnify and hold the County harmless for all Claims against the County by any Contractor  Employee, arising out of any contract for hire or employer‐employee relationship between  Contractor and any Contractor Employee including, but not limited to, Worker’s  Compensation, disability pay, or other insurance of any kind.  1.66.9. Contractor’s Compliance with the Patient Protection and Affordable Care Act.  If Contractor  is subject to the Patient Protection and Affordable Care Act (“ACA”), PL 111‐148, 124 Stat 119,  then Contractor shall ensure that all Contractor’s own employees, under assignment to the  County, and their dependents, as defined by the ACA, are provided with or have access to  insurance as required by the ACA.  If Contractor is subject to the ACA, Contractor warrants it  offers group health coverage to Contractor’s own employees and their dependents that is         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 14 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com affordable, that provides minimum essential coverage and value, and that each offer of  coverage meets the timing requirements of the ACA.  Contractor warrants, whether or not it is  subject to the ACA, that it will pay all applicable fees, taxes, or fines, as set forth in the  employer mandates of the ACA under Tax Code §4980H and related regulations for any  Contractor employee, whether the fee, tax, or fine is assessed against the Contractor or the  County.   1.67. Acknowledgment of Independent Contractor Status.  1.67.1. Independent Contractor.  Nothing in this Contract is intended to establish an employer‐ employee relationship between the County and Contractor or any Contractor Employee.  In no  event, shall Contractor Employees be deemed employees, agents, volunteers, or  subcontractors of the County.  Contractor shall ensure that Contractor Employees are  apprised of their status as independent contractors and the limitations of this status.  1.67.2. Contractor/Contractor Employee Representations.  Contractor and/or Contractor Employees  shall not represent themselves as County employees.  Contractor shall ensure that Contractor  Employees do not represent themselves as County employees.  1.67.3. County Benefits and Plans.  Contractor and Contractor Employees shall not be entitled to  participate in any County employee benefit plans and programs, including but not limited to,  retirement, deferred compensation, insurance (including without limitation, health, disability,  dental, and life), and vacation pay.  This limitation includes access to benefit plans and  programs that are not described by a written plan.  However, Contractor Employees who are  retired County Employees may receive vested post‐employment benefits such as retiree  health care and pension benefits from Oakland County.  1.67.4. County Reliance.  The County entered into this Contract in reliance of the representations  made by Contractor regarding its understanding of the role of independent contractors, its  stated relationship to Contractor Employees, and other representations Contractor has made  regarding the management and performance oversights of Contractor Employees.  1.68. Permits and Licenses.  Contractor shall be responsible for obtaining and maintaining,  throughout the term of this Contract, all licenses, permits, certificates, governmental  authorizations, and business/professional licenses necessary to perform this Contract.  Upon  request by the County, Contractor shall furnish copies of any permit, license, certificate, or  governmental authorization necessary to perform this Contract.  1.69. E‐Verify.  In accordance with Miscellaneous Resolution No.09116 (BOC Minutes, July 30, 2009,  pp 37‐38), unless otherwise exempted, all service contractors who wish to contract with the  County to provide services must first certify they have registered with, will participate in, and  continue to utilize, once registered, the E‐Verify Program (or any successor program  implemented by the federal government or its departments or agencies) to verify the work  authorization status of all newly hired employees employed by the Contractor.  Breach of this         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 15 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com term or condition is considered a material breach of this Contract.  Contractor’s execution of  this Contract constitutes a certification that they are authorized to certify on behalf of  Contractor and do hereby certify on behalf of Contractor that the Contractor has registered  with, has and will participate in, and does and will continue to utilize once registered and  throughout the term of this Contract and any permissible extension hereof, the E‐Verify  Program (or any successor program implemented by the federal government or its  departments or agencies) to verify the work authorization status of all newly hired employees  employed by the Contractor.  1.70. Iran‐Linked Business Certification.  Contractor certifies that it is not an Iran‐Linked Business.   Contractor further certifies that it was not an Iran‐Linked Business at the time it submitted its  Proposal for this Contract.  Contractor must promptly notify the County, if Contractor  becomes an Iran‐Linked Business at any time during this Contract.  1.71. Taxes.  1.71.1. Contractor Taxes.  Contractor shall collect and pay its local, state, and federal taxes, including  but not limited to, all employment taxes, sales taxes, personal property taxes, and real  property taxes.  The County shall not be liable to or required to reimburse Contractor for any  local, state, or federal tax of any kind.  1.71.2. County Tax‐Exempt.  The County is exempt from state and local sales tax, personal property  tax, and real property tax.  Prices under this Contract shall not include taxes, unless the  County is not tax‐exempt for a specific Deliverable.  Exemption certificates for sales tax will be  furnished upon request.  1.72. Warranty for Services.  Contractor warrants that all Deliverables that are services shall be  performed in compliance with all applicable laws, statutes, regulations, ordinances, and  professional standards.  1.73. Warranty for Goods.  All Deliverables that are goods shall be subject to the following  warranties:  1.73.1. Limited Warranty.  Goods provided by Contractor pursuant to this Contract shall substantially   conform to the specifications and descriptions contained in the Contract.   1.73.2. NO CONSEQUENTIAL DAMAGES.  UNDER NO CIRCUMSTANCES WILL  CONTRACTOR OR ITS  SUBSIDIARIES, AFFILIATES, RESELLERS, DISTRIBUTORS, AGENTS, EMPLOYEES, OFFICERS,  DIRECTORS, CONSULTANTS, OR SUPPLIERS (COLLECTIVELY, "REPRESENTATIVES") BE LIABLE TO  LICENSEE OR ANYONE ELSE FOR ANY SPECIAL, INCIDENTAL, CONSEQUENTIAL OR PUNITIVE  DAMAGES (INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS; LOSSES FROM BUSINESS  INTERRUPTION; LOSS OF BUSINESS REVENUES, INFORMATION OR DATA; COSTS OF  RECREATING LOST INFORMATION OR DATA; OR COSTS OF SUBSTITUTE SOFTWARE, SERVICES,  OR SUPPORT; OR ANY OTHER PECUNIARY LOSS WHATSOEVER), REGARDLESS OF WHETHER         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 16 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com CONTRACTOR OR ITS REPRESENTATIVES HAVE BEEN NOTIFIED OF THE POSSIBILITY OF SUCH  DAMAGES OR LOSSES.  1.73.3. ADDITIONAL LIMITATIONS ON DAMAGES.  ANY AND ALL DAMAGES SUFFERED BY  COUNTY  OR ANYONE ELSE FOR WHICH CONTRACTOR OR ITS REPRESENTATIVES ARE LIABLE, WHETHER  RELATING TO THE DELIVERABLES, WHETHER BASED ON A BREACH OF CONTRACT OR  WARRANTY, OR NEGLIGENCE, MISREPRESENTATION OR OTHER TORT, OR ON ANY OTHER  LEGAL OR EQUITABLE THEORY, WILL BE STRICTLY LIMITED TO THE ACTUAL DOLLAR AMOUNT  THAT LICENSEE ACTUALLY PAID FOR THE DEFECTIVE DELIVERABLE WITHIN THE 12‐MONTH  PERIOD IMMEDIATELY PRECEDING THE DATE THAT LASERFICHE RECEIVES NOTICE OF AN  EXISTING OR POTENTIAL CLAIM OR SUIT AGAINST IT. NO CLAIM OR SUIT MAY BE BROUGHT  AGAINST CONTRACTOR OR ITS REPRESENTATIVES BASED ON A BREACH OF CONTRACT,  BREACH OF WARRANTY, NEGLIGENCE, MISREPRESENTATION OR OTHER TORT, OR ON ANY  OTHER LEGAL OR EQUITABLE THEORY, MORE THAN ONE YEAR AFTER COUNTY FIRST  DISCOVERED OR SHOULD HAVE DISCOVERED ANY OF THE FACTS THAT GAVE RISE TO THE  CLAIM OR SUIT. THIS LIMITATION APPLIES EVEN IF THE DAMAGES AVAILABLE TO COUNTY OR  ANY OTHER CLAIMANT DO NOT FULLY COMPENSATE THEM FOR ANY OR ALL OF THEIR LOSSES  OR CONTRACTOR WAS ADVISED, KNEW OR SHOULD HAVE KNOWN, ABOUT THE POSSIBILITY  OF DAMAGES OR A CLAIM.  1.74. Section 508 Compliance.  If Contractor is providing a Deliverable that requires County Agents  or the general public to access a website, Contractor warrants that end users will have the  ability  to download , input and submit forms provided for in  Exhibit VI: Scope of Contractor  Deliverables/Financial Obligations (“Statement of Work”) in accordance with the accessibility  requirements of Section 508 Amendment to the Rehabilitation Act of 1973 (29 U.S.C. § 794(d).  1.75. Price Warranty. Contractor warrants that it will provide County and PPBs with its lowest  published prices available for the same level of services and quantity of software  products  offered to other similarly situated public bodies. County acknowledges that Contractor  commonly provides unique and individualized services and software products to its  customers, and that individual facts, circumstances, configurations, integrations, and other  issues, which inevitably occur in each particular purchase and sale, can and will affect price.   LIABILITY   1.76. Contractor Indemnification.  Contractor shall indemnify, defend, and hold the County  harmless from all Claims, incurred by or asserted against the County by any person or entity,  which have been caused directly or indirectly by the acts or omissions of Contractor or  Contractor’s Employees in breach of this Contract or by negligence.  The County’s right to  indemnification is in excess and above any insurance rights/policies required by this Contract.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 17 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.77. No Indemnification from the County.  Contractor shall have no rights against the County for  indemnification, contribution, subrogation, or any other right to be reimbursed by the County,  except as permitted by applicable law.  1.78. Limitations.  Contractor’s indemnification obligations set forth in this Contract will not apply  if, and to the extent that, a Claim arises from: (a) the County’s data or applications; (b)  Contractor’s compliance with any designs, specifications or instructions of the County; (c) the  County’s use of the Deliverables or Software in a way not specified or intended by Contractor;  (d) the combination of the Deliverables or Software with other products, services, equipment,  devices, software, systems or data not supplied by Contractor to the extent such Claim is  caused by such combination; (e) the modification, alteration, integration, or reconfiguration  of the Deliverables or Software, except when performed, approved or recommended by  Contractor; (f) modification of the Deliverables or Software by the County or a third party  without the prior knowledge and written approval of Contractor; (g) use by the County after  notice by Contractor to discontinue use of all or a portion of the Deliverables or Software,  provided that Contractor offers the County a reasonable alternative, temporary fix, or  workaround; (h) any use by the County of any third‐party services or software unless the  Claim arose against Contractor’s Deliverables or Software independently of any of these  specified actions. The Parties recognize that a court may find that both Parties are partially  responsible for, or the cause of, a Claim and the court may apply the principles of comparative  negligence to apportion the amount of the Claim between each Party..  1.79. Prompt Notice of Claim Required. Contractor’s indemnification obligations apply only if the  County promptly notifies Contractor in writing of the Claim, but the County’s failure to  provide timely notice shall only relieve Contractor from its indemnification obligations (i) if  and to the extent such late notice prejudiced the defense or resulted in increased expense or  loss to Contractor, or (ii) the County delays by more than ninety (90) days giving written notice  to Contractor of the Claim after first learning of the Claim.  §2. CONTRACTOR PROVIDED INSURANCE.  At all times during this Contract, Contractor shall  obtain and maintain insurance according to the specifications listed in Exhibit I.  INTELLECTUAL PROPERTY AND CONFIDENTIALITY  2.1. Contractor Use of Confidential Information/County Data.  Contractor and/or Contractor  Employees shall not reproduce, provide, disclose, or give access to Confidential Information or  County Data to any Contractor Employee not having a legitimate need to know the  Confidential Information or County Data or to any third‐party.  Contractor and Contractor  Employees shall only use the Confidential Information and County Data for performance of  this Contract.  Notwithstanding the foregoing, Contractor may disclose the Confidential  Information or County Data if required by law, statute, or other legal process; provided that  Contractor:  (a) gives the County prompt written notice of the impending disclosure, (b)         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 18 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com provides reasonable assistance to the County in opposing or limiting the disclosure, and (c)  makes only such disclosure as is compelled or required.  This Contract imposes no obligation  upon Contractor with respect to any Confidential Information or County Data which  Contractor can establish by legally sufficient evidence: (a) was in possession of or was known  by Contractor, prior to its receipt from the County, without any obligation to maintain its  confidentiality; or (b) is obtained by Contractor from a third party having the right to disclose  it, without an obligation to keep such information confidential or (c) the information was  freely available to the general public; (d) the information was developed independently of any  disclosures made by the other party of such information; or (e) the information was disclosed  by a party pursuant to subpoena or other legal process and which as a result becomes lawfully  obtainable by the general public .  2.2. Contractor Use of County Licensed Software.  In order for Contractor to perform this  Contract, the County may permit Contractor or Contractor Employees to access certain  Software licensed to the County.  Contractor or Contractor Employees shall not transfer,  remove, use, copy, or otherwise provide or make available any such Software or  documentation to any other person or entity, for any purpose, without the prior written  consent of the County and/or the licensor.  Furthermore, neither Contractor nor Contractor  Employee shall produce a source listing, decompile, disassemble, or otherwise reverse  engineer any copyrighted Software.  Neither Contractor nor Contractor Employee shall use  any Software contrary to the provisions of any applicable Software license agreement or state  or federal law.  2.3. Contractor License to Use County Servicemarks.  If this Contract involves the use of County  servicemarks to perform this Contract, then Contractor is granted a license to use the  servicemarks subject to the terms listed in Exhibit III.  Contractor shall only use the  servicemarks as directed by the County.  Contractor shall cease using County servicemarks  upon expiration or termination of the Contract and may be requested to return any images of  the servicemark retained by Contractor.  2.4. Obligations upon Expiration, Termination or Cancellation of Contract.  At the County’s sole  discretion, upon expiration, termination, or cancellation of this Contract, Contractor shall  return County Data in a mutually agreeable format in a prompt and orderly manner or provide  for the secure disposal of County Data as directed by County.  GENERAL TERMS AND CONDITIONS  2.5. Access to County Property or Facilities.  As set forth in this Contract, Contractor has access to  and the right to use County property and facilities necessary to perform this Contract.  Unless  otherwise provided in this Contract or Contractor receives prior written permission from the  County’s Director of Information Technology or successor, Contractor may only access and use  County property and facilities for performance of this Contract on Business Days.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 19 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 2.6. Signs on County Property or Facilities.  Contractor shall not place any signs or advertisements  on County property or facilities without the prior written permission of the County’s Director  of Facilities Management or successor.  2.7. Use of County Property or Facilities.  While performing this Contract, Contractor shall keep  County property or facilities and anything stored thereon in a clean, safe, and healthful  condition and shall keep the property and facilities in a manner that will not prevent or  interfere with the County’s performance of its functions.  2.8. Removal of Contractor Personal Property.  At the expiration or termination of this Contract,  Contractor shall leave County property or facilities in the same condition that Contractor  found them and clean of all rubbish.  Contractor shall remove all of its personal property  within thirty (30) Days of expiration or termination of this Contract.  If Contractor does not  remove its personal property within the thirty (30) Day period, then the County shall dispose  of it and bill Contractor for any costs associated with the removal and disposal.  2.9. Damage to County Property or Facilities.  Contractor shall be responsible for any property  damage to any County property or a facility that is caused by Contractor or Contractor  Employees.  If damage occurs, the County shall make the necessary repairs and/or  replacements or cause a third party to make the necessary repairs or replacements, provided,  however, that Contractor shall reimburse the County for all costs associated with repairing  and/or replacing the damaged property or facilities.  2.10. Damage to Contractor Property.  Contractor shall be solely liable and responsible for any  property loss or damage resulting from fire, theft, or other cause to Contractor’s personal  property located, kept, or stored on or at County property or facilities during performance of  this Contract.  2.11. County’s Right to Suspend Contract Performance.  Upon written notice, the County may  require Contractor to suspend performance of this Contract if Contractor has failed to comply  with federal, state, or local laws or any requirements contained in this Contract.  The right to  suspend performance of this Contract is in addition to the County’s right to terminate and/or  cancel this Contract.  The County shall incur no penalty, expense, or liability to Contractor if  the County suspends performance of this Contract under this Section.  2.12. Discrimination.  Contractor shall not discriminate against any employee or applicant for  employment in violation of state or federal law. Contractor shall promptly notify the County of  any complaint or charge filed and/or of any determination by any court or administrative  agency of illegal discrimination by Contractor.  2.13. Conflict of Interest.  Pursuant to Public Act 317 and 318 of 1968, as amended (MCL 15.301, et  seq. and MCL 15.321, et seq.), no contracts shall be entered into between the County and any  County Agent.  To avoid any real or perceived conflict of interest, Contractor shall identify any  Contractor Employee or relative of Contractor’s Employees who are presently employed by         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 20 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com the County.  Contractor shall give the County notice if there are any County Agents or relatives  of County Agents who are presently employed by Contractor.  2.14. Access and Records.  Contractor will maintain accurate books and records in connection with  performance of this Contract for thirty‐six (36) months after the end of this Contract and  Contractor shall provide the County with reasonable access to such books and records, upon  request.  2.15. Audit.  The County or an independent auditor hired by the County may perform contract  audits (in its sole discretion) and shall have the authority to access all pertinent records and  data and to interview any Contractor Employee during the term of this Contract and for a  period of twelve (12) months after final payment.  Contractor shall explain any audit findings,  questioned costs, or other Contract compliance deficiencies to the County within thirty (30)  Business Days of receiving the draft audit report.  Contractor’s written response shall include  all necessary documents and information that refute the draft audit report and an action plan  to resolve the audit findings.  A copy of Contractor’s response will be included in the final  report.  Failure by Contractor to respond in writing within thirty (30) Business Days shall be  deemed acceptance of the draft audit report and will be noted in the final report.  2.16. Assignments/Delegations/Subcontracts.  2.16.1. Prior Written Consent Required.  Except by operation of law, neither Party may assign,  delegate, or subcontract any of its duties, obligations, or rights under this Contract without  the prior written consent of the other Party; provided, however, Contractor may assign,  delegate, or subcontract this Contract to an affiliate or subsidiary as long as the affiliate or  subsidiary is adequately capitalized and can provide adequate written assurances to the  County that the affiliate or subsidiary can perform this Contract.  The County may withhold  consent, if the County determines that the assignment, delegation, or subcontract would  impair performance of this Contract or the County’s ability to recover damages under this  Contract.  Contractor shall also provide the County with adequate information to allow the  County to make a determination regarding the assignment, delegation, or subcontract.  2.16.2. Flow Down Clause Required.  Any assignment, delegation, or subcontract by Contractor must  include a requirement that the assignee, delegee, or subcontractor will comply with the terms  and conditions of this Contract.  The assignment, delegation, or subcontract shall in no way  diminish or impair performance of any term or condition of this Contract.  2.16.3. Contractor Responsibility for Assigns/Delegates/Subcontractors.  If Contractor assigns,  delegates, or subcontracts this Contract, in whole or in part, Contractor shall remain the sole  point of contact regarding all matters under this Contract and shall remain liable for  performance of this Contract.  Contractor is solely responsible for the management of  assignees, delegees, and subcontractors.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 21 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 2.16.4. Performance Required.  If an assignee, delegee, or subcontractor fails to perform as required  under this Contract, Contractor shall contract with another entity for such performance.  Any  additional costs associated with securing another assignee, delegee, or subcontractor shall be  the sole responsibility of Contractor.  2.17. Non‐Exclusive Contract.  This Contract is a non‐exclusive agreement. No provision in this  Contract limits or is intended to limit, in any way, Contractor’s right to offer and provide its  services to the general public, other business entities, municipalities, or governmental  agencies during or after the term of this Contract.  Similarly, the County may freely engage  other persons to perform the same work that Contractor performs.  Except as provided in this  Contract, this Contract shall not be construed to guarantee Contractor or any Contractor  Employee any fixed or certain number of Deliverables.  2.18. No Third‐Party Beneficiaries.  Except as provided for the benefit of the Parties, this Contract  does not and is not intended to create any obligation, duty, promise, contractual right or  benefit, right to be indemnified, right to be subrogated to the Parties’ right in this Contract, or  any other right in favor of any other person or entity.  2.18.1. Survival of Terms and Conditions.  The following terms and conditions shall survive and  continue in full force beyond the termination or cancellation of this Contract (or any part  thereof) until the terms and conditions are fully satisfied or expire by their nature:  Section 1.  Contract Purpose, Section 2. Contract Definitions, Section 6. Scope of Deliverables and  Financial/Payment Obligations, Section 7. Contractor’s Warranties and Assurances, Section 8.  Liability, Section 9. Contractor Provided Insurance, Section 10. Intellectual Property and  Confidentiality, and Section 11. General Terms and Conditions.  2.19. Reservation of Rights.  This Contract does not, and is not intended to impair, divest, delegate,  or contravene any constitutional, statutory, or other legal right, privilege, power, obligation,  duty, or immunity of the County.  2.20. Compliance with Laws.  Contractor shall comply with all federal, state, and local laws,  statutes, ordinances, regulations, insurance policy requirements, and requirements applicable  to its activities under this Contract.  2.21. Force Majeure.  Notwithstanding any other term or condition of this Contract, neither Party  shall be liable for failure to perform contractual duties or obligations caused by events beyond  their reasonable control, including but not limited to:  (a) acts of public enemies; (b) natural  disasters; (c) terrorism; (d) war; (e) insurrection or riot; (f) natural disasters; (g) strikes,  lockouts, work stoppages, or other labor difficulties; or (h) compliance with law.  Reasonable  notice shall be given to the affected Party of such event.  Contractor is expected, through  insurance or alternative temporary or emergency service arrangements, to continue its  contractual duties or obligations if a reasonably anticipated, insurable business risk, such as  business interruption or any insurable casualty or loss occurs.          OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 22 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 2.22. Notices.  2.22.1. Written Notice.  All notices required under this Contract shall be in writing.  Notices shall be  effective:  (a) the next Business Day, if personally delivered; (b) the third Business Day, if sent  by U.S. mail, postage prepaid, return receipt requested; (c) the next Business Day, if sent by a  nationally recognized overnight express courier with a reliable tracking system; or (d) the next  Business Day with a receipt of confirmation, if sent by e‐mail or fax.   2.22.2. Notice to Contractor.  Unless otherwise specified, Notice to Contractor shall be addressed to  the Contract Administrator listed on the first page of this Contract.  2.22.3. Notice to County.  Unless otherwise specified herein, Notice to the County shall be addressed  to Purchasing, the County Project Manager (if applicable), and the County Contract  Administrator(s) listed on the first page of this Contract.  2.23. Captions.  Section and subsection numbers, captions, and any index to sections or subsections  contained in this Contract are intended for the convenience of the reader and are not  intended to have any substantive meaning and shall not be interpreted to limit or modify any  substantive provisions of this Contract.  In this Contract, for any noun or pronoun, use of the  singular or plural form, use of the nominative, possessive, or objective case, and any reference  to gender (masculine, feminine, and neuter) shall mean the appropriate form, case, or gender  as the context requires.  2.24. Waiver.  Waiver of any term or condition under this Contract must be in writing and notice  given pursuant to this Contract.  No written waiver, in one or more instances, shall be deemed  or construed as a continuing waiver of any term or condition of this Contract.  No waiver by  either Party shall subsequently affect its right to require strict performance of this Contract.  2.25. Cumulative Remedies.  A Party’s exercise of any remedy shall not preclude the exercise of any  other remedies, all of which shall be cumulative.  A Party shall have the right, in its sole  discretion, to determine which remedies are to be exercised and in which order.  2.26. Severability.  If a court of competent jurisdiction finds a term or condition of this Contract to  be illegal or invalid, then the term or condition shall be deemed severed from this Contract.   All other terms or conditions shall remain in full force and effect.  Notwithstanding the above,  if Contractor’s promise to indemnify or hold the County harmless is found illegal or invalid,  Contractor shall contribute the maximum it is permitted to pay by law toward the payment  and satisfaction of any Claims against the County.  2.27. Dispute Resolution.  All disputes arising under or relating to the execution, interpretation,  performance, or nonperformance of this Contract involving or affecting the Parties may first  be submitted to the respective Project Manager (if applicable) and Contract Administrators  for possible resolution.  2.28. Governing Laws/Consent to Jurisdiction and Venue.  This Contract shall be governed,  interpreted, and enforced by the laws of the State of Michigan.  Except as otherwise required         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 23 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com by law or court rule, any action brought to enforce, interpret, or decide any Claim arising  under or related to this Contract shall be brought in the Sixth Judicial Circuit Court of the State  of Michigan, the 50th District of the State of Michigan, or the United States District Court for  the Eastern District of Michigan, Southern Division, as dictated by the applicable jurisdiction of  the court.  Except as otherwise required by law or court rule, venue is proper in the courts set  forth above.  The choice of forum set forth above shall not be deemed to preclude the  enforcement of any judgment obtained in such forum or taking action under this Contract to  enforce such judgment in any appropriate jurisdiction.  2.29. Entire Contract.  This Contract represents the entire agreement and understanding between  the Parties.  This Contract supersedes all other prior oral or written understandings,  communications, agreements, or contracts between the Parties.  The language of this  Contract shall be construed as a whole according to its fair meaning and not construed strictly  for or against any Party.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 24 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT I  CONTRACTOR INSURANCE REQUIREMENTS  During this Contract, the Contractor shall provide and maintain, at their own expense, all insurance as  set forth and marked below, protecting the County against any Claims, as defined in this Contract.  The  insurance shall be written for not less than any minimum coverage herein specified.    Primary Coverages  Commercial General Liability Occurrence Form including:  (a) Premises and Operations; (b) Products  and Completed Operations (including On and Off Premises Coverage); (c) Personal and Advertising  Injury; (d) Broad Form Property Damage; (e) Independent Contractors; (f) Broad Form Contractual  including coverage for obligations assumed in this Contract;     $1,000,000 – Each Occurrence Limit  $1,000,000 – Personal & Advertising Injury   $2,000,000 – Products & Completed Operations Aggregate Limit  $2,000,000 – General Aggregate Limit  $   100,000 – Damage to Premises Rented to You (formally known as Fire Legal Liability)  Workers’ Compensation Insurance with limits statutorily required by any applicable Federal or State  Law and Employers Liability insurance with limits of no less than $500,000 each accident, $500,000  disease each employee, and $500,000 disease policy limit.   1. ☐  Fully Insured or State approved self‐insurer.  2. ☐  Sole Proprietors must submit a signed Sole Proprietor form.  3. ☐  Exempt entities, Partnerships, LLC, etc., must submit a State of Michigan form WC‐337   Certificate of Exemption.      Commercial Automobile Liability Insurance covering bodily injury or property damage arising out of  the use of any owned, hired, or non‐owned automobile with a combined single limit of $1,000,000  each accident.  This requirement is waived if there are no company owned, hired or non‐owned  automobiles utilized in the performance of this Contract.    Commercial Umbrella/Excess Liability Insurance with minimum limits of $2,000,000 each occurrence.   Umbrella or Excess Liability coverage shall be no less than following form of primary coverages or  broader. This Umbrella/Excess requirement may be met by increasing the primary Commercial General  Liability limits to meet the combined limit requirement.           OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 25 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Supplemental Coverages (Required as Checked)    1. ☒ Professional Liability/Errors & Omissions Insurance (Consultants, Technology Vendors,   Architects, Engineers, Real Estate Agents, Insurance Agents, Attorneys, etc.) with minimum  limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000 aggregate.    2. ☐ Commercial Property Insurance. The Contractor shall be responsible for obtaining and   maintaining insurance covering their equipment and personal property against all physical   damage.    3. ☐ Liquor Legal Liability Insurance with a limit of $1,000,000 each occurrence shall be required   when liquor is served and/or present.    4. ☐ Pollution Liability Insurance with minimum limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000   aggregate when cleanup & debris removal are part of the services utilized.    5. ☐ Medical Malpractice Insurance with minimum limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000   aggregate.    6. ☐ Garage Keepers Liability Insurance with minimum limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000  aggregate.    7. ☐ Cyber Liability Insurance with minimum limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000   aggregate.     8. ☐  Other Insurance Coverages as may be dictated by the provided product/service and deemed   appropriate by the County Risk Management Department.    General Insurance Conditions  The aforementioned insurance shall be endorsed, as applicable, and shall contain the following terms,  conditions, and/or endorsements.  All certificates of insurance shall provide evidence of compliance  with all required terms, conditions and/or endorsements.    1. All policies of insurance shall be on a primary, non‐contributory basis with any other insurance or  self‐insurance carried by the County;    2. The insurance company(s) issuing the policy(s) shall have no recourse against the County for  subrogation (policy endorsed written waiver), premiums, deductibles, or assessments under any  form.  All policies shall be endorsed to provide a written waiver of subrogation in favor of the  County;         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 26 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 3. Any and all deductibles or self‐insured retentions shall be assumed by and be at the sole risk of the  Contractor;    4. Contractors shall be responsible for their own property insurance for all equipment and personal  property used and/or stored on County property;    5. The Commercial General Liability and Commercial Automobile Liability policies along with any  required supplemental coverages shall be endorsed to name the County of Oakland and it officers,  directors, employees, appointees and commissioners as additional insured where permitted by law  and policy form;    6. The Contractor shall require its contractors or sub‐contractors, not protected under the  Contractor’s insurance policies, to procure and maintain insurance with coverages, limits,  provisions, and/or clauses equal to those required in this Contract;    7. Certificates of insurance must be provided no less than ten (10) Business Days prior to the County’s  execution of the Contract and must bear evidence of all required terms, conditions and  endorsements; and    8. All insurance carriers must be licensed and approved to do business in the State of Michigan and  shall have and maintain a minimum A.M. Best’s rating of A‐ unless otherwise approved by the  County Risk Management Department.              OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 27 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT II  BUSINESS ASSOCIATE AGREEMENT  (Health Insurance Portability and Accountability Act Requirements)  Exhibit II is a Business Associate Agreement between Contractor (“Business Associate”) and the County  (“Covered Entity”).  This Exhibit is incorporated into the Contract and shall be hereinafter referred to as  “Agreement.”  The purpose of this Agreement is to facilitate compliance with the Privacy and Security  Rules and to facilitate compliance with HIPAA and the HITECH Amendment to HIPAA.    §1. DEFINITIONS.  The following terms have the meanings set forth below for purposes of the  Agreement, unless the context clearly indicates another meaning.  Terms used but not  otherwise defined in this Agreement have the same meaning as those terms in the Privacy Rule.  1.1 Business Associate. “Business Associate” means the Contractor.  1.2 CFR. “CFR” means the Code of Federal Regulations.  1.3 Contract.  “Contract” means the document with the Purchasing Contract Number:            1.4 Contractor.  “Contractor” means the entity or individual defined in the Contract and listed on  the first page of this Contract.  1.5 Covered Entity. “Covered Entity” means the County of Oakland as defined in the Contract.  1.6 Designated Record Set. “Designated Record Set” is defined in 45 CFR 164.501.  1.7 Electronic Health Record. “Electronic Health Record” means an electronic record of health‐ related information on an individual that is created, gathered, managed, and consulted by  authorized health care clinicians and staff.  1.8 HIPAA. “HIPAA” means the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996.  1.9 HITECH Amendment. “HITECH Amendment” means the changes to HIPAA made by the Health  Information Technology for Economic and Clinical Health Act.  1.10 Individual. “Individual” is defined in 45 CFR 160.103 and includes a person who qualifies as a  personal representative in 45 CFR 164.502(g).  1.11 Privacy Rule. “Privacy Rule” means the privacy rule of HIPAA as set forth in the Standards for  Privacy of Individually Identifiable Health Information at 45 CFR part 160 and part 164, subparts  A and E.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 28 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.12 Protected Health Information. “Protected Health Information” or “PHI” is defined in 45 CFR  160.103, limited to the information created or received by Business Associate from or on behalf  of Covered Entity.  1.13 Required By Law. “Required By Law” is defined in 45 CFR 164.103.  1.14 Secretary. “Secretary” means the Secretary of the Department of Health and Human Services  or his or her designee.  1.15 Security Incident. “Security Incident” is defined in 45 CFR 164.304.  1.16 Security Rule. “Security Rule” means the security standards and implementation specifications  at 45 CFR part 160 and part 164, subpart C.  §2. OBLIGATIONS AND ACTIVITIES OF BUSINESS ASSOCIATE.  Business Associate agrees to perform  the obligations and activities described in this Section.  2.1 Business Associate understands that pursuant to the HITECH Amendment, it is subject to the  HIPAA Privacy and Security Rules in a similar manner as the rules apply to Covered Entity.  As a  result, Business Associate shall take all actions necessary to comply with the HIPAA Privacy and  Security Rules for business associates as revised by the HITECH Amendment, including, but not  limited to, the following:  (a) Business Associate shall appoint a HIPAA privacy officer and a  HIPAA security officer; (b) Business Associate shall establish policies and procedures to ensure  compliance with the Privacy and Security Rules; (c) Business Associate shall train its workforce  regarding the Privacy and Security Rules; (d) Business Associate shall enter into a  privacy/security agreement with Covered Entity; (e) Business Associate shall enter into  privacy/security agreements with its subcontractors that perform functions relating to Covered  Entity involving PHI; and (f) Business Associate shall conduct a security risk analysis.  2.2 Business Associate shall not to use or disclose PHI other than as permitted or required by this  Agreement or as required by law.  2.3 Business Associate shall use appropriate safeguards to prevent use or disclosure of the PHI.   Business Associate shall implement administrative, physical, and technical safeguards (including  written policies and procedures) that reasonably and appropriately protect the confidentiality,  integrity, and availability of PHI that it creates, receives, maintains, or transmits on behalf of  Covered Entity as required by the Security Rule.  2.4 Business Associate shall mitigate, to the extent practicable, any harmful effect that is known to  Business Associate of a use or disclosure of PHI by Business Associate in violation of law or this  Agreement.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 29 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 2.5 Business Associate shall report to Covered Entity any known Security Incident or any known use  or disclosure of PHI not permitted by this Agreement.  2.6 Effective September 23, 2009 or the date this Agreement is signed, if later, Business Associate  shall do the following in connection with the breach notification requirements of the HITECH  Amendment:  2.6.1 If Business Associate discovers a breach of unsecured PHI, as those terms are defined by 45 CFR  164.402, Business Associate shall notify Covered Entity without unreasonable delay but no later  than ten (10) calendar days after discovery.  For this purpose, “discovery” means the first day  on which the breach is known to Business Associate or should have been known by exercising  reasonable diligence.  Business Associate shall be deemed to have knowledge of a breach if the  breach is known or should have been known by exercising reasonable diligence, to any person,  other than the person committing the breach, who is an employee, officer, subcontractor, or  other agent of Business Associate.  The notification to Covered Entity shall include the  following: (a) identification of each individual whose unsecured PHI has been breached or has  reasonably believed to have been breached and (b) any other available information in Business  Associate’s possession that the Covered Entity is required to include in the individual notice  contemplated by 45 CFR 164.404.  2.6.2 Notwithstanding the immediate preceding subsection, Business Associate shall assume the  individual notice obligation specified in 45 CFR 164.404 on behalf of Covered Entity where a  breach of unsecured PHI was committed by Business Associate or its employee, officer,  subcontractor, or other agent of Business Associate or is within the unique knowledge of  Business Associate as opposed to Covered Entity.  In such case, Business Associate shall prepare  the notice and shall provide it to Covered Entity for review and approval at least five (5)  calendar days before it is required to be sent to the affected individual(s).  Covered Entity shall  promptly review the notice and shall not unreasonably withhold its approval.  2.6.3 Where a breach of unsecured PHI involves more than five hundred (500) individuals and was  committed by the Business Associate or its employee, officer, subcontractor, or other agent or  is within the unique knowledge of Business Associate as opposed to Covered Entity, Business  Associate shall provide notice to the media pursuant to 45 CFR 164.406.  Business Associate  shall prepare the notice and shall provide it to Covered Entity for review and approval at least  five (5) calendar days before it is required to be sent to the media.  Covered Entity shall  promptly review the notice and shall not unreasonably withhold its approval.  2.6.4 Business Associate shall maintain a log of breaches of unsecured PHI with respect to Covered  Entity and shall submit the log to Covered Entity within thirty (30) calendar days following the  end of each calendar year, so that the Covered Entity may report breaches to the Secretary in         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 30 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com accordance with 45 CFR 164.408.  This requirement shall take effect with respect to breaches  occurring on or after September 23, 2009.  2.7 Business Associate shall ensure that any agent or subcontractor to whom it provides PHI,  received from Covered Entity or created or received by Business Associate on behalf of Covered  Entity, agrees in writing to the same restrictions and conditions that apply to Business Associate  with respect to such information.  Business Associate shall ensure that any such agent or  subcontractor implements reasonable and appropriate safeguards to protect Covered Entity’s  PHI.  2.8 Business Associate shall provide reasonable access, at the written request of Covered Entity, to  PHI in a Designated Record Set to Covered Entity or, as directed in writing by Covered Entity, to  an Individual in order to meet the requirements under 45 CFR 164.524.  2.9 Business Associate shall make any amendment(s) to PHI in a Designated Record Set that the  Covered Entity directs in writing or agrees to pursuant to 45 CFR 164.526.  2.10 Following receipt of a written request by Covered Entity, Business Associate shall make internal  practices, books, and records reasonably available to the Secretary in order to determine  Covered Entity's compliance with the Privacy Rule.  The aforementioned materials include  policies and procedures and information relating to the use and disclosure of PHI received from  Covered Entity or created or received by Business Associate on behalf of Covered Entity.  2.11 Business Associate shall document disclosures of PHI and information related to such  disclosures, to permit Covered Entity to respond to a request by an Individual for:  (a) an  accounting of disclosures of PHI in accordance with 45 CFR 164.528 or (b) effective January 1,  2011 or such later effective date prescribed by regulations issued by the U.S. Department of  Health and Human Services, an accounting of disclosures of PHI from an Electronic Health  Record in accordance with the HITECH Amendment.  2.12 Following receipt of a written request by Covered Entity, Business Associate shall provide to  Covered Entity or an Individual information collected in accordance with Section 2 to permit  Covered Entity to respond to a request by an Individual for:  (a) an accounting of disclosures of  PHI in accordance with 45 CFR 164.528 or (b) effective as of January 1, 2011 or such later  effective date prescribed by regulations issued by the U.S. Department of Health and Human  Services, an accounting of disclosures of Protected Health Information from an Electronic  Health Record in accordance with the HITECH Amendment.  §3. PERMITTED USES AND DISCLOSURES BY BUSINESS ASSOCIATE.  Business Associate may use  and disclose PHI as set forth in this Section.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 31 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 3.1 Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may use or disclose PHI to  perform functions, activities, or services for or on behalf of Covered Entity as specified in the  underlying service agreement between Covered Entity and Business Associate, provided that  such use or disclosure shall not violate the Privacy Rule if done by Covered Entity or the  minimum necessary policies and procedures of the Covered Entity.  If no underlying service  agreement exists between Covered Entity and Business Associate, Business Associate may use  or disclose PHI to perform functions, activities, or services for or on behalf of Covered Entity for  the purposes of payment, treatment, or health care operations as those terms are defined in  the Privacy Rule, provided that such use or disclosure shall not violate the Privacy Rule if done  by Covered Entity or the minimum necessary policies and procedures of the Covered Entity.  3.2 Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may use PHI for the proper  management and administration of the Business Associate or to carry out the legal  responsibilities of the Business Associate.  3.3 Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may disclose PHI for the  proper management and administration of the Business Associate or to carry out the legal  responsibilities of the Business Associate, provided that disclosures are Required by Law or  Business Associate obtains reasonable assurances in writing from the person to whom the  information is disclosed that: (a) the disclosed PHI will remain confidential and will be used or  further disclosed only as Required by Law or for the purpose for which it was disclosed to the  person and (b) the person notifies the Business Associate of any known instances in which the  confidentiality of the information has been breached.   3.4 Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may use PHI to provide data  aggregation services to Covered Entity as permitted by 45 CFR 164.504(e)(2)(i)(B).  3.5 Business Associate may use PHI to report violations of law to appropriate federal and state  authorities, consistent with 45 CFR 164.502(j)(1).  §4. OBLIGATIONS OF COVERED ENTITY.  4.1 Covered Entity shall notify Business Associate of any limitation(s) of Covered Entity in its notice  of privacy practices in accordance with 45 CFR 164.520, to the extent that such limitation may  affect Business Associate’s use or disclosure of PHI.  4.2 Covered Entity shall notify Business Associate of any changes in or revocation of permission by  an Individual to use or disclose PHI, to the extent that such changes may affect Business  Associate’s use or disclosure of PHI.  4.3 Covered Entity shall use appropriate safeguards to maintain and ensure the confidentiality,  privacy and security of PHI transmitted to Business Associate pursuant to this Agreement, the         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 32 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Contract, and the Privacy Rule, until such PHI is received by Business Associate, pursuant to any  specifications set forth in any attachment to the Contract.  4.4 Covered Entity shall manage all users of the services including its qualified access, password  restrictions, inactivity timeouts, downloads, and its ability to download and otherwise process  PHI.  4.5 The Parties acknowledge that Covered Entity owns and controls its data.  4.6 Covered Entity shall provide Business Associate with a copy of its notice of privacy practices  produced in accordance with 45 CFR Section 164.520, as well as any subsequent changes or  limitation(s) to such notice, to the extent such changes or limitations may effect Business  Associate’s use or disclosure of PHI. Covered Entity shall provide Business Associate with any  changes in or revocation of permission to use or disclose PHI, to the extent the changes or  revocation may affect Business Associate’s permitted or required uses or disclosures. To the  extent that the changes or revocations may affect Business Associate’s permitted use or  disclosure of PHI, Covered Entity shall notify Business Associate of any restriction on the use or  disclosure of PHI that Covered Entity has agreed to in accordance with 45 CFR Section 164.522.  Covered Entity may effectuate any and all such notices of non‐private information via posting  on Covered Entity’s web site.  §5. EFFECT OF TERMINATION.  5.1 Except as provided in Section 5, upon termination of this Agreement or the Contract, for any  reason, Business Associate shall return or destroy (at Covered Entity’s request) all PHI received  from Covered Entity or created or received by Business Associate on behalf of Covered Entity.   This provision shall apply to PHI that is in the possession of subcontractors or agents of  Business Associate.  Business Associate shall retain no copies of PHI.  5.2 If Business Associate determines that returning or destroying the PHI is infeasible, Business  Associate shall provide to Covered Entity written notification of the conditions that make  return or destruction infeasible.  Upon receipt of written notification that return or destruction  of PHI is infeasible, Business Associate shall extend the protections of this Agreement to such  PHI and shall limit further uses and disclosures of such PHI to those purposes that make the  return or destruction infeasible, for so long as Business Associate maintains such PHI, which  shall be for a period of at least six (6) years.  §6 MISCELLANEOUS.  6.1 This Agreement is effective when the Contract is executed or when Business Associate  becomes a Business Associate of Covered Entity and both Parties sign this Agreement, if later.          OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 33 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com However, certain provisions have special effective dates, as set forth herein or as set forth in  HIPAA or the HITECH Amendment.  6.2 Regulatory References. A reference in this Agreement to a section in the Privacy Rule or  Security Rule means the section as in effect or as amended.  6.3 Amendment.  The Parties agree to take action to amend this Agreement as necessary for  Covered Entity to comply with the Privacy and Security requirements of HIPAA.  If the Business  Associate refuses to sign such an amendment, this Agreement shall automatically terminate.  6.4 Survival. The respective rights and obligations of Business Associate and Covered Entity under  this Agreement shall survive the termination of this Agreement and/or the Contract.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 34 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT III  LICENSE FOR USE OF COUNTY SERVICEMARK  County grants to Contractor the non‐exclusive right to use its Servicemark, described and listed in the  Servicemark Guidelines, (“Mark”) to publicize the relationship between the County and Contractor in  providing services to County.  The Mark may be used on: (Applicable if Checked):  ☒ Printed materials  ☒ Electronic materials  ☒ Contractor’s website: www.laserfiche.com  Contractor shall not use the Mark for any other purpose.  The Mark must be used by Contractor as shown in the Servicemark Guidelines, with no variations of color,  font or proportion.  Contractor acknowledges that the County has intellectual property rights in the Mark.   Nothing in this Contract gives Contractor any right, title, or interest in the Mark.  Contractor may not take  any action that will interfere with County’s rights in the Mark.  The County may terminate Contractor’s rights under this Exhibit if County notifies Contractor that it has  breached the terms of this Exhibit and Contractor fails to cure the breach within ten (10) business days of  notice of breach.  Following termination of this Exhibit, Contractor shall have ten (10) business days to  remove the Mark from the materials and/or website authorized for use above.  Contractor shall provide  County with written confirmation that such actions have been taken.  Upon termination of the Contract,  Contractor shall cease all use of the Mark.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 35 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Servicemark Guidelines  The Guidelines for proper use of the Mark provided to the Contractor are as follows:    Do not provide copies to a third party of any artwork provided to you by County and referenced in this  Exhibit without the express consent of County.    G2G Market Place Servicemark Guidelines  The Guidelines for proper use of the Mark provided to the Contractor are as follows:        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 36 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Do not provide copies to a third party of any artwork provided to you by County and referenced in this  Exhibit without the express consent of County.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 37 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT IV    SOFTWARE LICENSE       This Laserfiche End User Software License Agreement ("License Agreement") is made between  Compulink Management Center, Inc., a California corporation doing business as Laserfiche, whose  principal place of business is in Long Beach, California ("Laserfiche"), and the party (referred to as the  "Licensee") on whose server or systems the Software (as described in Section 1.A below) will be made  available for use.    PLEASE READ THIS LICENSE AGREEMENT CAREFULLY. BY INSTALLING, COPYING OR USING THE  SOFTWARE OR THE DOCUMENTATION THAT ACCOMPANIES THIS LICENSE AGREEMENT (THE  "DOCUMENTATION"), LICENSEE AGREES TO THE TERMS OF THIS LICENSE AGREEMENT ON BEHALF OF  THE PARTY ON WHOSE SERVER OR SYSTEMS THE SOFTWARE WILL BE AVAILABLE FOR USE. IF LICENSEE  DOES NOT AGREE OR IS NOT AN INDIVIDUAL AUTHORIZED TO ENTER INTO LICENSE AGREEMENTS ON  BEHALF OF SUCH PARTY, DO NOT DOWNLOAD, INSTALL, COPY OR USE THE SOFTWARE OR THE  DOCUMENTATION WITHOUT OBTAINING THE AGREEMENT OF AN AUTHORIZED INDIVIDUAL AND, IF  APPLICABLE, RETURN THE SOFTWARE AND DOCUMENTATION TO YOUR SUPPLIER FOR A FULL REFUND.    RECITALS    A. Laserfiche has developed and markets document imaging, enterprise content management,  and related software programs, solutions and products under the brand name Laserfiche®.    B. Laserfiche Software includes confidential proprietary information and trade secrets of  Laserfiche, which embody substantial creative efforts and confidential information, ideas,  and expressions. Laserfiche has invested large amounts of capital and time to develop and  promote the Software. Laserfiche claims copyrights in the Software.    C.  Licensee understands that the Software is compatible only with certain types of computers  and operating systems and that Licensee is responsible for assuring the compatibility  between its computer systems, its software solutions, if any, and the Software.     THEREFORE, in consideration of the premises and covenants contained in this License Agreement,  Laserfiche and Licensee agree as follows:    Terms of License Agreement    1. Grant of License.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 38 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com   A. Description of the Software.  The Software may include, without limitation express or  implied, some or all of the following types of software: (a) "Server Software" that provides  document management services to other programs; (b) "Client Software" that allows a  computer or workstation to access or utilize the services functionality provided by the Server  Software; (c) "Stand‐alone Software" that operates on a single computer; (d)  "Demonstration Software" that is provided only for demonstration, testing and feedback  purposes; (e) "Distributed Computing Cluster Software" that allows distribution of  processing work for certain Laserfiche application tasks onto other machines; and/or (f)  "Plug‐in Software Modules" that can be added to the previously mentioned types of  software. If a separate license applies to particular Laserfiche software, such as terms that  accompany a software development kit or Laserfiche software designated for "application  service provider" purposes, those terms will also apply. Otherwise, this License Agreement  applies to the Software installed on Licensee’s systems. Laserfiche grants Licensee a limited,  non‐exclusive, non‐transferable license to install and use the Software subject to the terms  and conditions of this License Agreement and the Acquisition Agreement (described in  Section 1.B.i below).     B. Definitions.  The following definitions will apply to this Agreement:    i. “Acquisition Agreement” means the applicable Laserfiche invoice, Licensee Order  (defined in Section 1.B.v below), or other written agreement by which Licensee  acquires the License (described in Section 1.B.iv below) to the Software and which  lists the specific Software products and components, including the types and  numbers of Licenses, that Licensee acquires. The Acquisition Agreement may also  grant additional rights to Licensee or limit the scope of the License being granted to  Licensee. If a conflict or inconsistency arises between the terms of several  acquisition documents, the following order of precedence will control: (1) the  Contract; (2) the Laserfiche invoice; (3) Licensee’s Order; and (4) any other writings  that satisfy the definition of “Acquisition Agreement.”  ii. “Documentation” means getting started guides, user guides, quick reference guides,  and other technical and operations manuals and specifications.  iii. “Laserfiche Confidential Information” means all nonpublic information regarding  the Software, whether disclosed by Laserfiche or others, that is designated as  confidential or that, given the nature of the information or circumstances  surrounding its disclosure, reasonably should be understood to be confidential.  Laserfiche Confidential Information also includes: (a) nonpublic information relating  to Laserfiche or its affiliates, technology, Software, source code, trade secrets; (b)  third‐party information that Laserfiche is obligated to keep confidential by  agreement or by law; and (c) the nature, content and existence of any agreements,         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 39 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com discussions or negotiations between Licensee and Laserfiche, software resellers or  affiliates. Laserfiche Confidential Information does not include any information that:  (i) is or becomes publicly available without either a breach of this Agreement or a  breach of an obligation of confidentiality by someone else; (ii) can be shown by  documentation to have been known by Licensee when it received it from Laserfiche;  (iii) is received from a third party that lawfully acquired and disclosed it; or (iv) can  be shown by documentation to have been independently developed by Licensee  without reference to the Laserfiche Confidential Information.  iv. “The License” defines Licensee’s right to use the Software and may have a set  expiration date for test, evaluation, beta, demonstration, or subscription Software,  which is subject to the limitations based on the Acquisition Agreement, Product  Sheet (described in Section 1.B.vi below), and any other limitations agreed upon by  Laserfiche and Licensee. The balance of this License Agreement sets forth the  specific rights granted to Licensee and the limitations of Licensee’s use of the  Software and scope of this License.  v. “Licensee Order” means an order, purchase order, or similar document that is  submitted to Laserfiche by Licensee or a Laserfiche authorized reseller or distributor  on Licensee’s behalf, which specifies the particular Software products and  components that Licensee intends to acquire, and which must be accepted by  Laserfiche.   vi. “Product Sheet” means the Laserfiche document that specifies the limitations and  restrictions of each release of the Software.    C. Limitations and Requirements.    i. If the Software is furnished to Licensee with materials indicating that it is  "Demonstration," “Evaluation,” "Beta" or "Test" software, Licensee acknowledges  that: (A) Laserfiche is furnishing the Software to Licensee solely for demonstration,  evaluation, testing and/or feedback purposes; (B) Licensee is strictly prohibited from  using the Software for any purposes other than (i) demonstration of its capabilities to  prospective licensees of the Software, (ii) evaluation and testing of the Software for  suitability for the period allowed with the License, or (iii) providing feedback to  Laserfiche; (C) testing does not include staging content in a production environment,  such as loading content before or in conjunction with production use; (D) Laserfiche  makes no warranties, representations or any other claims with regard to the  Software's usability, reliability, performance, or overall quality; (E) Licensee will be  responsible for its actions and the actions of its employees acting in the course and  scope of their employment; and (F) Licensee's receipt of the Software does not  constitute a license to use, sell, distribute, or commercialize the Software or copies of  it. No compensation will be paid to Licensee for any use of the Software or for         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 40 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com performing any service or giving any advice, analysis or feedback to, or for the benefit  of, Laserfiche. Licensee assigns and agrees to assign to Laserfiche without charge any  suggestions, ideas, improvements and resulting intellectual property relating to any  feedback it provides, for any purpose. Laserfiche’s rights to the feedback survive the  termination of this License Agreement.    ii. Licensee may use the Software only for the number and types of users, until the  expiration date(s), if any, described in the Acquisition Agreement, and subject to the  other limitations of the License.  iii. Licensee waives all liability, claims, damages and suits against Laserfiche, and all of its  employees, officers, directors and contractors in any way related to the unauthorized  disclosure of, or access to, information, data or documentation in the databases,  account, or in any repository, whether or not due to a defect in or malfunction of the  Software. Licensee acknowledges that this License Agreement contains other  limitations and waivers of damages and claims, and that Licensee's waiver of liability  in this section is in addition to, and not in lieu of, Licensee's other waivers set forth  elsewhere in this License Agreement.  iv. Add‐ons and additional features that the Software can support, may be used only  when listed in the Acquisition Agreement.  v. Activation associates the use of particular software with a specific device. This  procedure is to prevent unlicensed use. During activation, the Software will send  information about the Software and the device to Laserfiche. This information may  include the product key of the Software, the internet protocol address of the device  and information derived from the hardware configuration of the device. By  downloading and using the Software, Licensee consents to the transmission of this  information.  vi. If the Software requires a product key or keys to install or access it, Licensee is  responsible for the use of the keys assigned to Licensee. Licensee is not authorized to  share the keys with third parties.  vii. If Licensee receives a License Manager or Laserfiche Directory Services (LFDS)  program (the “License Manager”) that enables installation of the Software for access  by multiple users, Licensee may use the License Manager program only to install the  Software for access by the numbers and types of users, and subject to the other  limitations, included with the License.  viii. If Server Software is part of the License, Licensee may install one copy of the Server  Software on a single physical or a single virtual operating system environment (the  instance of the running Server Software will be referred to as the "Server"), unless  the Licensee is acquiring a license to a Laserfiche Rio product. If a Laserfiche Rio  product is being licensed, Licensee may install up to the maximum number copies of  the Server Software included with the License (referred to as "instances") to multiple  physical or virtual operating system environments so long as those installations have         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 41 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com continuous network access to a running instance of the included License Manager  program. Licensee may install only one copy of any License Manager program on a  single physical or a single virtual operating system environment.  ix. If Licensee is acquiring a license to a Laserfiche Rio or a Laserfiche Avante software  product, the License may include Distributed Computing Cluster Software. Licensee  may operate one cluster, unless a greater number of clusters is included with the  License, and then may operate up to the specified maximum number of clusters. If  the License specifies a maximum number of instances of the Distributed Computing  Cluster Software, Licensee may include no more than the specified number of  machines running the Distributed Computer Cluster Software (referred to as “nodes”)  across their clusters. A scheduler node will count as one instance. Licensee may only  run those Plug‐in Software Modules to the Laserfiche Distributed Computer Cluster  Software included with the License. If the License includes a maximum number of  instances of the Plug‐in Software Module, Licensee may run the module on no more  than the specified number of nodes across their clusters.  x. The Server Software may only be operated with the database system(s) (Microsoft  SQL Server or Oracle) listed in the Acquisition Agreement. If no database system is  listed in the Acquisition Agreement, then such Server Software may only be operated  with Microsoft SQL Server Express.  xi. If the Acquisition Agreement includes an item labeled as "databases" (also known as  repositories), the Server Software may only host the number of databases included  with the License, unless Licensee is acquiring a license to a Laserfiche Rio product. If  Laserfiche Rio is being licensed, each running copy of the Server Software may host  up to the number of databases included with the License.      xii. If the License includes Software with "named user connections," Licensee may  allocate the named user connections to specific individuals or devices in its  discretion. When a named user connection is allocated to a specific individual  person's Laserfiche or external directory account, that individual may not share the  use of that named user connection by sharing the use of the account with others.  When a named user connection is allocated to a device, the connection may only be  used from that device, and various individuals may share the use of that device so  long as only one individual is accessing the Server Software from that device at a  time. There are two principal types of named user connections: first, a named user  connection capable of modifying a database governed by the Server and, second, a  named user connection capable of only read‐only access (referred to as a "Named  Retrieval User"). A third type of named user connection is available on a limited basis,  which has all of the capabilities of a Named Retrieval User connection, plus a limited  set of additional read‐write capabilities, which are included with the License. This         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 42 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com third type of connection is referred to as “Restricted Named User” connection, and it  has the additional capabilities included with the License. Only the maximum number  of each type of named user connection included with the License may be allocated to  individuals or devices. Named user connections may not be routinely reallocated for  the purpose of reducing the number of named user connections required.  xiii. If the License includes Software with "concurrent user connections," the concurrent  user connections may be shared among individuals. There are two types of  concurrent user connections: concurrent user connections capable of modifying a  database governed by the Server (referred to as "Full User" connections) and  concurrent user connections capable of only read‐only access (referred to as  "Retrieval" connections). Once the maximum number of read‐write or read‐only  concurrent user connections included with the License is reached, no additional user  connections of that type may be made, until some user connections of that type are  closed. Individuals who require write access in the course of their work must use a  Full User connection at all times; thus, individuals assigned to use a Full User  connection may not use a Retrieval connection to perform read‐only tasks which do  not require a Full User connection. “Multiplexing” occurs when Licensee utilizes  hardware, software, an automated process, or other technical means (1) to pool  connections, reroute information, or reduce the number of devices or users that  directly access or use a Laserfiche software product; or (2) to permit access to more  user connections than are authorized by the License Agreement; or (3) to  automatically, routinely, or systematically reallocate named user connections for the  purpose of either reducing the number of named user licenses required by Licensee,  or avoiding the purchase of additional named user licenses. Hardware or software  may not be used to multiplex.   xiv. If the License has a maximum number of "Public Portal" connections, which are  intended to allow members of the public (referred to as “Public Users”) read‐only  access to the Server Software only using a Laserfiche application known as WebLink,  once the maximum number of Public Portal connections is reached, no additional  Public Portal connections may be made until some Public Portal connections are  closed. If the License has a maximum number of CPU sockets that may be utilized to  support Public Portal access, then Public Portal connections may be made only if the  physical or virtual machine on which the Server Software is running has the allowed  number of CPUs or fewer. If neither a maximum number of Public Portal connections  nor a maximum number of CPUs for Public Portal access is included with the License,  then no Public Portal connections may be made. If the Software is licensed with the  Web Distribution Portal, all connections through WebLink will have the same security  profile.   xv. Licensee may not install a version of the Server Software later than the version  permitted by the License.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 43 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com xvi. If the License is subject to an expiration date, the Software that is subject to the  expiration date may not be run after that date.  xvii. If the License specifies one or more languages, then the Laserfiche user interface may  only be run in those specified languages.  xviii. If Licensee desires to upgrade or enhance the capabilities of the Software or the  numbers of users, connections or other features, Licensee must acquire the required  additional rights from Laserfiche or an authorized Laserfiche reseller or distributor, in  which case Licensee will also receive a new or updated Acquisition Agreement.  xix. The Software may only be used as intended, according to the capabilities made  available through its various user interfaces and according to the Documentation.  xx. As between Laserfiche and Licensee, Licensee will be solely responsible for  customizing the Software and the databases to restrict access only to particular  individuals who are permitted users of the Software and the databases. Licensee may  delegate responsibilities relating to customization to a third‐party such as an  authorized Laserfiche reseller; however, Licensee remains ultimately liable for  complying with this License Agreement and the Acquisition Agreement.  xxi. If the License includes the Standard Forms feature, then the forms features of  Laserfiche may be used by Named Full Users. If the License includes the Forms Portal  feature, then Public Users may submit forms that initiate a forms business process,  but Public Users may not participate in subsequent steps in the forms business  processes, or create or configure forms or forms business processes, or otherwise use  the forms features of Laserfiche. Named Retrieval Users and Restricted Named Users  are defined as Public Users for this purpose. If the License includes the Forms Portal  and Authenticated Participants, then users designated as Authenticated Participants  may submit forms after authentication and may participate in forms business  processes at steps after the initial submission. However, Authenticated Participants  may not create or configure forms or forms business processes or otherwise use the  forms features of Laserfiche.     xxii. If Licensee is acquiring a license to a Laserfiche Rio or a Laserfiche Avante Software  product, the License may include Laserfiche Discussions Software if it is listed in the  Acquisition Agreement. Licensee may operate the number of instances of the  Laserfiche Discussions web application included with the License on the same  number of physical or virtual operating system environments. If the software product  is Laserfiche Rio, those Laserfiche Discussions installations must have continuous  network access to a running instance of the included License Manager program.  Named Full Users and Retrieval Named Users may log in and contribute content to  the Laserfiche Discussions web site. Other site visitors, including Public Users, may  read content on the Laserfiche Discussions web site, but they may not log in and  contribute new content unless authorized under the License. If the License permits,  the employees and contractors of Licensee, who are contractually obligated to use         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 44 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com the Software solely in the course of Licensee’s business and strictly in accordance  with this License Agreement, may log in and contribute content, but only if they are  listed in the section of the LDAP directory configured within Laserfiche Discussions or  listed in the LFDS directory configured within Laserfiche Discussions.  xxiii. The Business Process Library includes templates for using Laserfiche Software to run  business processes within an organization. Accessing the Business Process Library  feature requires an Internet connection. During retrieval of components of the  Business Process Library, certain information is sent to Laserfiche, which may include  customer ID, anonymous user ID, and Internet protocol address of the workstation  making the request. By using the Business Process Library feature, Licensee consents  to the transmission of this information to Laserfiche.    2. Ownership of Software.  The Software is licensed and is not sold. Laserfiche retains all rights to  ownership of, and title to, the Software and Documentation (including all adaptations, copies and  derivative works). Licensee is acquiring the license under the terms described in this License  Agreement, and Licensee acquires no other rights.    3. Protection of Software.  During the term of this License Agreement and for seven years following  termination of this License Agreement, and for such additional period that the Software contains,  embodies or consists of Laserfiche Confidential Information or trade secrets, Licensee agrees that it will  not directly or indirectly, alone or in conjunction with any other person or company, (a) attempt to  write or develop software in an effort to discover, copy or recreate the source code or any trade  secrets contained or embodied in the source code; or (b) utilize the Software, Documentation, or  Laserfiche Confidential Information, trade secrets, know how, ideas, plans, designs, specifications,  coding, programming, processes, production techniques, technology, and methodology incorporated in  the Software or Documentation, either directly or indirectly, to sell, market, develop or distribute any  software product that competes with the Software; or (c) utilize the Software, Documentation, or  Laserfiche Confidential Information, directly or indirectly, to assist, advise or consult with any other  person or company in selling, marketing, developing or distributing any software product that  competes with the Software; or (d) publish the Software for others to copy or use; or (e) utilize the  Software, Documentation, or Laserfiche Confidential Information, directly or indirectly, to convert, or  to assist, advise or consult with any other person or company to convert, any end user of the Software  to a software product that competes with the Software; or (f) seek to discover or use Laserfiche's trade  secrets or Laserfiche Confidential Information by reverse engineering, decompiling, disassembling,  copying or any other technique. Licensee must not remove any product identification, copyright legend  or other notices from the Software or Documentation, or directly or indirectly attempt to challenge the  validity of the copyrights, trademarks, and trade secrets in the Software claimed by Laserfiche or third  parties identified in the Software or Documentation. The Software source code and the trade secrets  therein are not licensed to Licensee, and all modifications of, additions to, or deletions from the source  code are strictly prohibited. Licensee must obtain Laserfiche’s prior written approval to disclose to a         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 45 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com third party the results of any benchmark test of the Software.    4. Other Restrictions on Use.  Unless a separate license expressly authorizes a particular application or  use of the Software, such as for "application service provider" or for “Forms Portal users and Forms  Authenticated Participants,” all users of the Software must be employees, officers, directors,  shareholders, owners or independent contractors of Licensee, who are only permitted to use the  Software exclusively in the course of Licensee’s business and strictly in accordance with this License  Agreement. All other uses of the Software are strictly prohibited, including, without limitation, (a) use  in the business of an application service provider, commercial software hosting business or a scanning  bureau, and (b) transferring, copying or other dissemination of the Software outside of the legal  person that constitutes Licensee. Licensee must not rent, lease, lend, sublicense, distribute, transfer,  copy, reproduce, display, or timeshare with any other person the Software or Documentation or any  right granted by this License. The restrictions in this paragraph do not apply to read‐only access by  public users who utilize an authorized read‐only Public Portal connection.     5. Term and Termination.  This License Agreement will commence and terminate as follows:     A. The term of this License Agreement will commence upon Licensee's acceptance of this License  Agreement and continue until terminated as provided in this License Agreement, provided  that test, beta, evaluation, demonstration or similar temporary Software will have their own  expiration dates. In addition, if the Acquisition Agreement contains an express expiration date  applicable to particular Software, Licensee will have no further right or license to use such  Software after the expiration date. Laserfiche may terminate this License Agreement for  cause immediately following a breach of this License Agreement. Laserfiche may also  terminate this License Agreement if Licensee violates, infringes or compromises any  trademark, copyright, patent or trade secret of Laserfiche or any third party identified in the  Software or Documentation, or interferes with any relationship between Laserfiche and any  of its other licensees, End Users, or authorized resellers of the Software, or materially  breaches its obligation to pay for the Software.    B. Upon termination of this License Agreement, Licensee must immediately cease all use of the  Software and the Documentation and return to Laserfiche or destroy all versions and copies  of the Software and the Documentation. Licensee must remove and uninstall all such  programs and materials from all hard drives and other devices on which the Software or the  Documentation may be found.    C. The termination of this License Agreement will not terminate Licensee's obligations under this  License Agreement, nor will it release Licensee from the obligation to pay any monies that it  may owe Laserfiche or operate to discharge any liability that Licensee incurs before  termination or waive any obligation which is intended to survive termination.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 46 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com   6. LIMITED WARRANTY; DISCLAIMER.  THE SOFTWARE IS WARRANTED TO THE ORIGINAL LICENSEE  AGAINST MATERIAL DEFECTS FOR A PERIOD OF THREE (3) MONTHS FROM THE DATE OF ORIGINAL  ACQUISITION. TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW, LASERFICHE LICENSES THE  SOFTWARE TO LICENSEE "AS IS" AND WITH ALL FAULTS. LASERFICHE EXPRESSLY DISCLAIMS ALL OTHER  EXPRESS AND IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO THE IMPLIED WARRANTIES OF  MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. LASERFICHE DOES NOT WARRANT  THAT (A) THE SOFTWARE OR ANY LASERFICHE PROFESSIONAL SERVICES (“SERVICES”) OR LASERFICHE  SUPPORT WILL SATISFY LICENSEE’S REQUIREMENTS; OR (B) THAT THE SOFTWARE, PERFORMANCE OF  SERVICES AND DELIVERY OF SUPPORT WILL BE WITHOUT DEFECT OR ERROR; OR (C) THAT THE  SOFTWARE WILL OPERATE WITHOUT INTERRUPTION.  NO RESELLER, DISTRIBUTOR OR OTHER THIRD  PARTY MAY MODIFY, SUPPLEMENT OR CHANGE THIS WARRANTY, AND ANY SUCH MODIFICATIONS,  SUPPLEMENTS OR CHANGES WILL BE WITHOUT ANY LEGAL FORCE OR EFFECT.    7. Copyright.  The Software and the Documentation are owned by Laserfiche and are protected by  United States and other international copyright laws, conventions and treaties. Licensee must treat the  Software and Documentation like any other copyrighted material except Licensee may install the  Software and the Documentation as expressly authorized by this License Agreement. Licensee may  copy the Documentation solely for internal, reference purposes, as long as this License Agreement is in  effect and the copy includes all trademark and copyright notices set forth on the Documentation, and  the use of such copy does not violate or breach any other term or provision of this License Agreement.    8. No Waiver.  No failure by Laserfiche to exercise or delay in exercising any right, power, or privilege  under this License Agreement will operate as a waiver of any right, power, or privilege under this  License Agreement. No single or partial exercise by Laserfiche of any right, power, or privilege under  this License Agreement will preclude further exercise of any such right, power or privilege.    9. Severability.  If any provision of this License Agreement is adjudicated or held to be invalid or  unenforceable by a court or arbitration panel, it will be interpreted to affect the intent of the original  portion. If such construction is not possible, the invalid or unenforceable provision will be severed from  this License Agreement and will be deemed to have never been a part of this License Agreement.  Severance of any invalid or unenforceable provision will not affect the validity or enforceability of the  remainder of this License Agreement.    10. Entire Agreement.  This License Agreement is the complete and exclusive statement of the mutual  understanding of the parties concerning its subject matter, and it supersedes all previous written and  oral agreements, representations, warranties, statements, advertising and marketing materials, and  other communications relating to the subject matter of this License Agreement. No course of  performance, course of dealing, or usage of trade will override the written terms of this License  Agreement.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 47 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com   11. Modifications to the License Agreement.  If Licensee installs a new version of the Software, or any  update, modification, or upgrade of the Software, the Laserfiche License Agreement applicable to the  new updated, modified or upgraded version of the Software will modify this License Agreement upon  such installation, if or to the extent that the new Laserfiche License Agreement is different than this  License Agreement. A revised version of the License Agreement will be available at  www.laserfiche.com/eula/home. By continuing to use the Software after the effective date of any  modifications to this License Agreement, Licensee agrees to be bound by the modified terms.    12. Limitation on Actions.  Any suit, claim, action or proceeding based on or related to this License  Agreement, its terms, provisions or warranties, or arising out of its performance or breach, whether in  contract or tort, must be instituted by Licensee against Laserfiche or its Representatives within one  year after the occurrence of any one or more of the acts, omissions, facts, conduct, events, claims or  allegations upon which the action, proceeding or claim is based. Licensee waives the benefit of any  statute of limitations which specifies a period longer than one year for filing an action or proceeding.    13. U.S. Government Restricted Rights Notice.  This Software is provided with restricted rights. Use,  duplication or disclosure for or by the government of the United States, including without limitation  any of its agencies or instrumentalities, is subject to the restrictions set forth, as applicable: (i) in  subparagraphs (a) through (d) of the Commercial Computer Software Restricted Rights clause at FAR  52.227‐19; (ii) in subparagraph (c)(1)(ii) of the Rights in Technical Data and Computer Software clause  at DFARS 252.227‐7013; or (iii) in similar clauses in other federal regulations, including the NASA FAR  supplement. Licensee and any end user must not remove or deface any restricted rights notice or other  legal notice appearing in the Software or on any packaging or other media associated with the  Software. The contractor/ manufacturer is Compulink Management Center, Inc., 3545 Long Beach  Blvd., Long Beach, California 90807, a California corporation dba Laserfiche.    14. Export Restrictions.  Licensee acknowledges that the Software and all related technical information,  documents, and materials are subject to United States export jurisdiction and controls under the U.S.  Export Administration Regulation. Licensee must comply with all applicable federal, state, county, and  local laws, ordinances, regulations, and codes including, but not limited to, the procurement of  required permits, certificates, approvals, and inspections in Licensee's performance of this Agreement.  In addition, Licensee must comply with applicable international export laws and regulations. Licensee  represents, warrants and certifies that Licensee will (i) comply strictly with all legal requirements, (ii)  cooperate fully with Laserfiche in any official or unofficial audit or inspection that relates to these  controls, and (iii) not export, re‐export, divert, transfer, or disclose, directly or indirectly, any Software  or related technical information, document, or material or direct products to any country restricted by  applicable export laws or regulations, as modified from time to time, or to any national or resident of  such country, unless Licensee has obtained the prior written authorization of Laserfiche, the U.S.  Commerce Department and any other required governmental authority.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 48 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com   15. Captions.  The captions used on this License Agreement are for convenience only and are not a part  of this License Agreement.     Should Licensee have any questions concerning this Agreement, or if you desire to contact Laserfiche  for any reason, please write to: Laserfiche, 3545 Long Beach Blvd., Long Beach, CA 90807, U.S.A.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 49 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT V    LASERFICHE® SOFTWARE ASSURANCE PLAN (LSAP) AND SUPPORT DETAILS  PLEASE TAKE THE TIME TO READ THE FOLLOWING TERMS AND CONDITIONS OF THE LASERFICHE SOFTWARE  ASSURANCE PLAN (“LSAP”) BY WHICH COMPULINK MANAGEMENT CENTER, INC., DBA LASERFICHE  (“LASERFICHE”) WILL PROVIDE UPDATES FOR THE CORE LASERFICHE SOFTWARE PRODUCTS OF THE  PURCHASER OF THE LSAP (“LICENSEE”), WHICH ARE LISTED ON LICENSEE’S LASERFICHE PURCHASE ORDER OR  AGREEMENT. THIS AGREEMENT IS BETWEEN LICENSEE AND LASERFICHE.  BY ACCEPTANCE OF THE LSAP,  LICENSEE AGREES TO ACCEPT ALL OF ITS TERMS AND CONDITIONS AS DESCRIBED IN THIS AGREEMENT.  1. Updates. From time to time, Laserfiche adds features and performance enhancements to an existing  version of its software, which are known as “updates.” Licensee will receive all updates without  charge.  2. Credit Toward New Product Suites.  Laserfiche periodically publishes new product suites of its  software, which bundle new features.  Because of the many new features and performance  enhancements, the new Laserfiche product suite may be priced higher than Licensee’s existing one.  If  Licensee elects to replace its existing Laserfiche software with a new Laserfiche product suite,  Licensee is entitled to receive a credit of the purchase price of its existing Laserfiche software, subject  to Laserfiche’s trade‐in policies.  Examples of new product suites would include Licensee’s transition  from Laserfiche United to Laserfiche Rio.  Laserfiche does not credit Licensee’s annual LSAP  payments or other interim purchases it may have paid for installation, training, upgrades, ancillary  programs, additional professional services or consulting.  3. Access to Online Support Resources.  The Laserfiche Support Site contains detailed technical  information to optimize system performance and maximize uptime.  Laserfiche Answers is an online  forum where the Laserfiche community helps answer Laserfiche‐related questions.   County shall have access to a dedicated technical support team by either phone or email  from 9am to 9pm Eastern Time Monday through Friday. The support engineers will  diagnose software related technical issues and have the ability to escalate support cases to  solutions engineers and Contractor Development.   Support can be contacted at LFCsupport@laserfiche.com, 562‐988‐1688 ext. 780, and online  chat through the www.support.laserfiche.com  4. Hours of Support. The Laserfiche Helpdesk hours are Monday through Friday from 6 AM to 6 PM  Pacific Time except on U.S. holidays.   The Laserfiche Helpdesk will provide a 4‐hour guaranteed response time excluding U.S.  holidays.  Online chat support is available from Sunday at 5 PM Pacific Time through Friday at  5 PM Pacific Time (except on weekdays between 2 AM and 6 AM Pacific Time).   Access to Laserfiche’s Support Site is available 24/7.  5. Annual Renewal.  LSAP commences on the software invoice date, and the benefits will continue for  a year after the commencement date.  Annual renewal of LSAP is recommended to avoid any  inadvertent gaps in coverage.  6. DISCLAIMER OF WARRANTIES. THIS AGREEMENT IS THE COMPLETE AND EXCLUSIVE STATEMENT  OF THE OBLIGATIONS OF LASERFICHE UNDER THE LASERFICHE SOFTWARE ASSURANCE PLAN, AND  SUPERSEDES ALL OTHER REPRESENTATIONS, WARRANTIES, GUARANTIES AND PROMISES         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 50 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com RELATING TO THE SUBJECT MATTER OF THIS AGREEMENT.  LASERFICHE DOES NOT WARRANT THE  ERROR‐ FREE OPERATION OF LASERFICHE SOFTWARE. LASERFICHE DISCLAIMS ALL WARRANTIES,  EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS  FOR A PARTICULAR PURPOSE, WITH RESPECT TO THE SOFTWARE AND SERVICES.  The limitations of damages or liability set forth in this agreement are fundamental elements of the  basis of the bargain between Laserfiche and Licensee.  Licensee acknowledges and agrees that  Laserfiche would not be able to provide this product on an economic basis without such limitations.  7. Scope of Agreement.  If any provision of this agreement is found to be unlawful, void, or  unenforceable, that provision will be severed from this agreement and will not affect the validity and  enforceability of any of its remaining provisions. This agreement does not limit any rights that  Laserfiche may have under trade secret, copyright, patent or other laws.  Laserfiche’s resellers,  dealers and distributors are not authorized to modify this agreement, or to make any additional  representations, commitments, or warranties binding on Laserfishe.  8. Limitation on Scope of Benefits.  This agreement extends only to original purchasers of the LSAP and  to any transferee authorized by Laserfiche and who has complied with all transfer requirements of  this agreement.  This agreement extends only to the uses for which the Laserfiche software was  designed.  LSAP includes support for Laserfiche software, but not support for configurations,  integrations, applications or customizations. Preventive maintenance is not included.  Installation,  deinstallation, or relocation services and operating supplies are not included. This agreement  specifically excludes coverage for malfunctions, problems and related service requests that arise from  or are due to: (a) alterations, additions, deletions, adjustments, or repairs by anyone other than  Laserfiche or its employees or subcontractors, or (b) defects, malfunctions or other problems in  Licensee’s hardware or non‐Laserfiche software products, or Licensee’s configurations, integrations,  applications or customizations. LSAP will not cover the service or repair of any system or component  that has been damaged as a result of: (i) accident, misuse, neglect, failure to follow instructions for  proper use, care or cleaning of Licensee’s hardware or Laserfiche software; (ii) a Force Majeure  including, but not limited to, lightning, flooding, tornados, earthquakes, hurricanes, strikes, civil  disturbances, terrorism or war; (iii) failure due to external factors such as accidents, fires, failures or  fluctuations of electrical power or air conditioning, criminal activity, hacking or malicious interference  with internet or telecommunications systems, and other acts or events beyond Laserfiche’s control;  (iv) abuse or excessive wear and tear; (v) third‐party software, software configurations, applications,  emails, downloads or any data files, worms or viruses that may corrupt Licensee’s Laserfiche software  or Licensee’s other systems; or (vi) the moving of Licensee’s system from one geographic location to  another or from one purchaser or entity to another.  9. Exclusive Agreement.  This agreement contains the sole and exclusive agreement between Licensee  and Laserfiche relating to its subject matter. It may not be modified or amended in any way by any  purchase order or other document issued by Licensee.  10. Important Notice.  Before requesting services, it is Licensee’s responsibility to back up the software  and data on Licensee’s hard disk drive and on any other storage device(s) in the system. Under no  circumstances will Laserfiche be liable for damages resulting from any loss of any software, content,  information or data.  11. Contact Laserfiche. Should Licensee have any questions concerning this agreement, or if Licensee  desires to contact Laserfiche for any reason, the contact information is as follows:   Laserfiche, 3545 Long Beach Blvd., Long Beach, CA 90807, U.S.A.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 51 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com     • 100% Credit for Software Upgrades  County shall receive periodic new releases and updates when  they become available.  County shall receive a  100% credit for software upgrades purchases.  County shall receive 24‐hour secure FTP access to new Laserfiche releases as well as  updated drivers.  Contractor routinely issues two to four new releases and updates per  year.  • Information Direct from the Manufacturer  County shall receive regular newsletters and technical about how others get the most out of  your system.   County shall have access to User and Support sites, which contain advanced technical  information, training videos and a user community forum where users share ideas with  thousands of other Contractor’s other customers around the world.  • VIP Support  County is entitled to receive up to 80 hours of remote consulting services that can be used  for configuration troubleshooting, training, system audit, software and upgrade installation,  and small (under 20 hour) configuration projects.  • End‐User Conference  Complementary enrollment for two Oakland County attendees to the Laserfiche Empower  End‐ User Conference held in Long Beach, California. More information can be found at  www.laserfiche.com/conference  For Additional Support  or Information:  Will Talbot,   Solutions Manager  Laserfiche  562‐988‐1688 ext. 156  Will.talbot@laserfiche.com          OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 52 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT VI  SCOPE OF CONTRACTOR’S DELIVERABLES/FINANCIAL OBLIGATIONS  STATEMENT OF WORK    This Statement of Work (“SOW”) defines the professional services that Contractor will perform to  replace County’s current imaging system, known as OakDocs, with the Laserfiche Platform (hereinafter  “Platform”.)  This SOW provides an overview of each Phase of the implementation, the assumptions, and  responsibilities of the Parties.  Each Phase of the implementation will be described as a separate  project.  1.1. The Platform uses the following integration tools to interface with County and third‐party  application:  1.1.1. Laserfiche Connector. Connector is an image enablement tool, to allow County to create  custom integrations simply, through a wizard driven interface.  This tool will enable Users to  retrieve and scan documents into the Platform and launch Platform forms and forms from  third party applications.  1.2. Laserfiche Workflow.  Workflow is to interact with web services by:  1.2.1. Sending requests to a web service and return results that can be processed by the Platform.  1.2.2. Sending multipart/form‐data POST requests to a web service and return results that can be  processed by the Platform.  1.2.3. Allows applications (third party web services) to point to Laserfiche Workflow Web Service  and results received can be processed by the Platform.   1.2.4. Network Location Monitoring.  Laserfiche Import Agent will monitor network locations  outside of the Laserfiche repository and automatically sort and store any files found in the  network location into the Platform.  1.2.5. Read .XML and .LST Files. Laserfiche Import Agent and Workflow will read XML and LST files  and process the information found and update the Platform as necessary.  1.2.6. Laserfiche SDK. Laserfiche SDK can be used to develop custom import utilities for automated  importation from external systems. The Laserfiche SDK will allow users to:  1.2.7. Create customized Laserfiche scripts and programs.  1.2.8. Integrate with third party applications.  1.2.9. Enable users to create and manage e‐Forms, workflow routing rules, generate reports and  perform Platform administration.  1.2.10. Provide multiple levels of security that can be applied based on user or department roles.   Additionally, security can be applied at the document class, case type, user queue/folder, and         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 53 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com annotation level.   1.2.11. Allow Platform mobile access for Android and iOS smartphones and tablets.  1.3. The Laserfiche Platform will provide the following capabilities as base functionality for the  County:  1.3.1.1 Allow for multiple department and user form templates which obtain information and pre‐ populate fields from a variety of case and data management systems and/or manual entry.  1.3.1.2 Ability to save to local, network, or repository, and/or print.  1.3.1.3 Pre‐populate case/file information from the applicable interfaces provided herein.   1.3.1.4 Allow robust mark‐up and editing tools.  1.3.1.5 Ease of use for mark‐up and annotations.  1.3.1.6 Allow routing of pre‐committed documents by role/user.  1.3.1.7 Allow signature functions.  1.3.1.8 Ability to have forms mobile ready. If necessary, configuration of forms developed with  Laserfiche Forms in a mobile environment will be addressed in a contract amendment.  1.3.1.9 Ability to post forms to website(s).  1.3.1.10 Ability to store data filled in by public/end users.  1.3.1.11 Ability of dynamic forms creation, population and submission with no IT involvement for form  field modifications.  1.3.1.12 Ability to import existing PDF forms from SCAO or in house PDF forms:   Will require a  contract amendment if County wants Contractor to perform work.  1.3.1.13 Ability for designated court staff to update form templates or create new forms on demand  from data element library.  1.3.1.14 Ability to import documents from other departments/users.  1.3.1.15 Ability to accept and create images from PDF files or TIFF.  1.3.1.16 Ability to perform OCR options for forms and documents.  1.3.1.17 Create text or field searchable pdf’s either during the export process or at nightly batch  schedule.  1.3.1.18 Match each record to the applicable retention schedule based on identified criteria and  follow the retention schedule with the ability to manually override.  Will require a contract  amendment for each Phase, based upon complexity of retention rules.  1.3.1.19 Must be able to manage multiple file types and different media type.s         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 54 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.3.1.20 All Oakland County images currently maintained in the OakDocs repository must be migrated  with no loss of visual integrity or metadata. Downsampling or lossy compression is not  permitted. All associated file data will require migration.   1.3.1.21 Ability to distinguish between official and unofficial material.  1.3.1.22 Ability to apply non‐public or public status to documents as needed.  A document or entire  case file may be public and change to non‐public at any point in its life cycle as well as change  back again to public. I.e. the period of time that a suppression order is in effect, or loss of  HYTA if defendant violates probation.   1.3.1.23 Compliance with current and future State of Michigan (SOM) and Federal requirements for  document imaging and storage may require a contract Amendment, depending on future  SOM requirements.  1.3.1.24 Ability to store images if needed without alteration such as compliance with current PDF/A  standards.  1.3.1.25 Ability to apply security at case and document type levels.  1.3.1.26 Ability to apply security levels to individual documents.  1.3.1.27 Ability for notes to be made viewable to others (individuals and groups) and those only  viewable to user who created them.  1.3.1.28 Security must be robust with multiple layers & options.  1.3.1.29 Ensure that records are accessible by individuals who have a business need for information in  the records.  1.3.1.30 Ability to have a sealed security level where all images are public, except for certain doc  types.  1.3.1.31 Ability to administer security in routing or queue (Can allow user who otherwise wouldn’t see  a document based on a non‐public case status to view only the document routed to either the  user or their queue).  1.3.1.32 Ability to search documents using multiple parameters such as case number, date, doc type,  key phrases, etc.  1.3.1.33 Ability for easy retrieval in a timely fashion.  1.3.1.34 Ability to search by a 6 digit case number and not the entire case number.  1.3.1.35 Ability to fulfill online copy requests by sending a link and key by email where customer could  select link, enter key and obtains copies requested.  1.3.1.36 Ability to view multiple cases and associated cases at one time.  1.3.1.37 Ability for statistical /administrative reporting.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 55 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.3.1.38 Ability to view multiple documents at one time or easily be able to toggle between multiple  documents.  1.3.1.39 User friendly viewer for zoom and other features (one that does not require Java or other  add‐in applets).  1.3.1.40 Ability to redact documents with high confidence levels and save the redacted version as well  as the original version.  1.3.1.41 Ability to print.  1.3.1.42 Ability to download some or all of the documents in a case to local drive, with a naming  convention.  1.3.1.43 Ability to retrieve images from within case management system (mainframe), TCS/MiCourt  and other file management applications.  1.3.1.44 Ability to support full screen mode.  1.3.1.45 Ability to support a thumbnail view.  1.3.1.46 Allow metadata to be viewed by super users or higher.  1.3.1.47 Access from home for imaged documents.  1.3.1.48 Access workflow queue or inbox from home.  1.3.1.49 Ability to access log files/data and signature meta‐data.  1.3.1.50 Ability to retrieve entire case documents while on one document from individual queues or  pended queue.  1.3.1.51 Must indicate to user if case or document is of a non‐public nature either by case type or flag.  Current system achieves this by showing non‐ public documents listing in red.  1.3.1.52 Allow users to customize columns that are viewable, not only by what columns the users are  permitted to see by security rights, but allow the user to size and/or hide columns and  maintain those settings on login.  1.3.1.53 Allow users to choose sort order and size columns on interfaces.  1.3.1.54 Ability to maintain audit trails.  1.3.1.55 Ability to create/delete users and groups.  1.3.1.56 Ability to assign access/security rights for users and groups.  1.3.1.57 Ability create dynamic forms.  1.3.1.58 Ability to create and manage routing rules/queues.  1.3.1.59 Ability to report on system use for workload.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 56 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.3.1.60 Ability of super users to edit values of the document, such as doc type, or filing/receipt date.  1.3.1.61 Ability to modify a case type, doc type, and other data elements at the case level and have it  update all documents in the case.  1.3.1.62 Ability for super users or higher to edit, delete, add/remove pages and also replace a range of  pages and/or documents.  1.3.1.63 Ability to replace page(s)/documents (not for all users).  1.3.1.64 Ability for auto‐routing based on pre‐ established rules.  1.3.1.65 Ability route on demand to users(s) and/or groups with a note.  1.3.1.66 Ability to route and retain as well as route and remove.  1.3.1.67 Ability to maintain versioning for super or higher roles of users.  1.3.1.68 Allow robust annotations including but not limited to date stamps, signatures, text and  highlighting and configure which individuals or groups can see these annotations.  1.3.1.69 Ability for document, case and routing notes.  1.3.1.70 Ability for private and public notes.  1.3.1.71 Ability to pend documents for another user for a specific date with a tickler.  1.3.1.72 Ability send page(s) of committed document to import, specific scenario: a document is  retrieved and the last two pages belong to a different document, user (not for all users),  should be able to separate the last two pages and import them through the import process  above.  1.3.1.73 Ability to copy an existing captured document to another case (not all users).  1.3.1.74 Ability to prepopulate queues (judicial staff will prepopulate judge's queues with all necessary  documents [responses, briefs, motions] for upcoming hearings, motion calls, trials etc.  1.3.1.75 Ability of ad hoc reporting by capturing more meta‐data fields to allow for more report types  as – how many e‐filings came in, how many documents were indexed on a particular day,  including exposing the Laserfiche Platform to County’s Data warehouse.  2. PHASE DEFINITIONS AND MAJOR ACTIVITIES   2.1. Description of Each Phase:  Phases Major Activities Included 1. Infrastructure (See Section 9) 1.1 Install and configure the Platform with the following applications in County’s development and production environments: 1.1.1 Laserfiche Directory Server 1.1.2 Laserfiche Rio        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 57 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.1.2.1 Laserfiche Server 1.1.2.2 Laserfiche Workflow 1.1.2.3 Laserfiche Web Access 1.1.2.4 Laserfiche Audit Trail 1.1.3 Laserfiche Forms 1.1.4 Laserfiche Records Management 1.1.5 Laserfiche Import Agent 1.1.6 All applications listed in 1.1.1 through 1.1.5 shall be known as the “Platform” 2. OakDocs Migration (See Section 10) 2.1 Create a migration Tool to migrate documents from the existing OakDocs repository into the new Platform. 2.2 Run a test migration on a subset of documents to confirm Tool functionality. 2.3 Migrate users and security information from OakDocs. 3. Circuit Court (See Section 11) 3.1. Configure a repository that consists of a folder/queue hierarchy, metadata, searches, document notes, and document security specific to Circuit Court. 3.2. Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche Import Agent and ad-hoc scanning for up to 15 separate document classes. 3.3. Support the current document capture strategy. 3.4. Create a Motion Call Backup process that allows Judges to download some or all documents required for a case for any motion that is scheduled to be heard on a Motion Call day. 3.5. Create a replacement for Motion Call Viewer by a workflow queue that can be accessed via the Platform. Motions will be available in folders for each Judge to review. 3.6. Build up to 30 online Laserfiche Forms that will be filled out by Judges and staff during a case. 3.7. Integrate the Platform with the following applications/processes using Laserfiche Connector or web service: 3.7.1 Hotkey 3.7.2 Mainframe 3.7.3 TCS 4. County Clerk (See Section 12) 4.1 Configure a repository that consists of a folder/queue hierarchy, metadata, searches, document notes, and document security specific to County Clerk. 4.2 Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche Import Agent and ad-hoc scanning for up to 16 separate document classes. 4.3 Integrate the Platform with the following applications/processes using Laserfiche Connector or web service:        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 58 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 4.3.1 VRMS 4.3.2 Court Explorer 4.3.3 Hotkey 4.3.4 E-Filing 4.3.5 Mainframe 4.4 Migrate all documents related to the County Clerk department to the new Platform. 5. Friend of the Court (FOC) (See Section 13) 5.1 Configure a repository that consists of a folder/queue hierarchy, metadata, searches, document notes, and document security specific to FOC. 5.2 Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche Import Agent and ad-hoc scanning for up to 6 separate document classes. 5.3 Support the current document capture strategy. 5.4 Replace up to 16 online PDF forms available to the public that will be processed by staff of FOC. 5.5 Integrate Laserfiche with the following applications using Laserfiche Connector or Web Service: 5.5.1 Mainframe 5.5.2 Hotkey 5.5.3 MiCSES 5.6 Migrate all documents related to the FOC department to the new Platform. 5.7 Integration will be using a workflow combined with one Word template and screen scraping from MiCSES screens for data, including other sources (database, mainframe). Training will be provided on how to convert the remaining FOC Word template forms. 6. Human Resources (HR) (See Section 14) 6.1 Configure a repository that consists of a folder/queue hierarchy, metadata, searches, document notes, and document security specific to HR. 6.2 Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche Import Agent and ad-hoc scanning for up to 8 separate document classes. 6.3 Support the current document capture strategy. 6.4 Build manual routing workflows that route documents within the repository to specified queues. These workflows are triggered by user input. 6.5 Configure an archive business process for a single record retention schedule for documents managed by the HR Department. 6.6 Integrate Laserfiche with the following application using Laserfiche Connector: 6.6.1 PeopleSoft 6.7 Migrate all documents related to the HR department to the new Platform. 7. Treasurer 7.1 Configure a repository that consists of a folder/queue hierarchy,        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 59 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com (See Section 15) metadata, searches, document notes, and document security specific to the Treasurer’s Office. 7.2 Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche Import Agent and ad-hoc scanning for up to 37 separate document classes. 7.3 Support the current document capture strategy. 7.4 Build manual routing workflows that route documents within the repository to specified queues. These workflows are triggered by user input. 7.5 Integrate Laserfiche with the following application using Connector or Web Service: 7.5.1 DevNet or TOS whichever is implemented at the time the phase begins 7.6 Migrate all documents related to the Treasurer’s Office to the new Platform. 8. Health Department (See Section 16) 8.1 Configure a repository that consists of a folder/queue hierarchy, metadata, searches, document notes, and document security specific to the Health department. 8.2 Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche Import Agent and ad-hoc scanning for up to 19 separate document classes. 8.3 Support the current document capture strategy. 8.4 Build manual routing workflows that route documents within the repository to specified queues. These workflows are triggered by user input. 8.5 Integrate Laserfiche with the following application using Laserfiche Connector: 8.5.1 Health (custom application) 8.6 Migrate all documents related to the Health Department to the new Platform. 9. Prosecuting Attorney (See Section 17) 9.1 Configure a repository that consists of a folder/queue hierarchy, metadata, searches, document notes, and document security specific to the Prosecuting Attorney's office. 9.2 Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche Import Agent and ad-hoc scanning for up to 3 separate document classes. 9.3 Support the current document capture strategy. 9.4 Build manual routing workflows that route documents within the repository to specified queues. These workflows are triggered by user input. 9.5 Integrate Laserfiche with OakVideo. 9.6 Migrate all documents related to the Prosecutor’s Office to the new Platform.        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 60 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 10. Probate Court (See Section 18) 10.1 Configure a repository that consists of a folder/queue hierarchy, metadata, searches, document notes, and document security specific to the Probate Court. 10.2 Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche Import Agent and ad-hoc scanning for up to 3 separate document classes. 10.3 Support the current document capture strategy. 10.4 Build automated routing workflows that route documents within the repository to specified queues. These workflows are triggered by user input. 10.5 Integrate Laserfiche with the following application using Laserfiche Connector or a web service call: 10.5.1 TCS 10.5.2 Court Explorer 10.6 Migrate all documents related to the Probate Court to the new Platform. 2.2. APPROACH AND ACTIVITIES  To complete the Phases outlined in this SOW, Contractor will employ a five‐step approach.  Each Step  includes ongoing project governance, project management, and weekly status reporting.  County’s  acceptance of deliverables for each Step is required prior to starting the next Step in the Phase.  The following describes the Steps that will be used for each Phase of the Platform implementation.    3. Step 1. Requirements and Design   3.1. Major Activities  This Step consists of the establishment of project practices and templates, as well as the creation,  review, and approval of a Requirements and Design Document. Specific major activities/Tasks for this  Step include:   3.1.1. Conduct a project kick‐off meeting with County’s key personnel.  3.1.2. Develop a project plan for the Phase.  3.1.3. Conduct workshops and interviews over a one‐week period with the project executive sponsor, IT  administrators, and subject matter experts (e.g., Platform administrators) to confirm requirements.   3.1.4. Draft a Requirements and Design Document by using information gathered in the workshops and  interviews.   3.1.5. Work with County to develop a solution. Contractor will document the solution to be used in the next  Step.  2. Development 3. Testing 4. Deployment 5. Transition to Support 1. Requirements/ Design Ongoing Project Governance, Management and Status Reporting        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 61 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 3.1.6. Review the Requirements and Design Document and make updates based on County’s feedback.  3.1.7. Conduct a technical review with County based on the Requirements and Design Document.  3.2. MAJOR DELIVERABLES.  CONTRACTOR SHALL PROVIDE COUNTY WITH:  3.2.1. REQUIREMENTS AND DESIGN DOCUMENT: A HIGH‐LEVEL REQUIREMENTS AND DESIGN DOCUMENT  ON THE INSTALLATION AND CONFIGURATION OF THE PLATFORM.  3.2.2. PROJECT PLAN: A HIGH‐LEVEL PROJECT PLAN THAT CONTAINS TASKS, AS WELL AS THE ESTIMATED  HOURS AND COSTS FOR EACH PHASE.  3.2.3. STATUS REPORT TEMPLATE: A TEMPLATE THAT SUMMARIZES COMPLETED ACTIVITIES FOR THE  PERIOD; PLANNED ACTIVITIES; PROJECT‐RELATED ISSUES THAT COULD IMPACT SCOPE, BUDGET AND  TIMING; AND OTHER INFORMATION. THIS TEMPLATE CAPTURES KEY DECISIONS MADE BY COUNTY ON  THE REQUIREMENTS FOR EACH PHASE.  3.3. County Written Approval.  After County receives a Requirements and Design Document (BRD  Document) from Contractor, it shall have five (5) business days to review the BRD Document  and notify Contractor if it is acceptable.  If the BRD Document requires modifications, County  shall provide Contractor a written list of the sections of the BRD Document that need to be  modified.   Upon receipt of the revised BRD Document, County shall have five (5) business  days to review the BRD Document and notify Contractor if it is acceptable.  This process will  continue until County provides Contractor written notice that the BRD Document is  acceptable.  This process shall be used for each BRD Document required in this SOW.  4. Step 2. Development  4.1. MAJOR ACTIVITIES. THIS STEP CONSISTS OF IMPLEMENTING THE PLATFORM IN ACCORDANCE WITH  THE REQUIREMENTS AND DESIGN DOCUMENT CREATED IN STEP 1. CONTRACTOR SHALL PERFORM  THE FOLLOWING ACTIVITIES:   4.1.1. Develop and configure the Platform per the specifications set forth in the Requirements and Design  Document.  4.1.2. Provide periodic solution demonstrations, as requested by County, to obtain feedback.   4.1.3. Create a Test Plan to conduct testing in the next Step.  4.2. Major Deliverables.  Contractor shall:  4.2.1. Deploy the Platform.  Deploy the Platform in County’s Test environment per the Requirements and  Design Document. Contractor shall perform a demonstration for each Phase.   4.2.2. Test Plan.  Provide test scripts to be used by Contractor and County to test Platform functionality.   4.3. County Written Approval.  After County receives a Development Test Plan (Test Plan) from         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 62 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Contractor, it shall have five (5) business days to review the Test Plan and notify Contractor if  it is acceptable.  If the Test Plan requires modifications, County shall provide Contractor with  a written list of the sections of the Test Plan that need to be modified.   Upon receipt of the  revised Test Plan, County shall have five (5) business days to review the Test Plan and notify  Contractor if it is acceptable.  This process will continue until County provides Contractor  written notice that the Test Plan is acceptable.  This process shall be used for each Test Plan  required in this SOW.    5. Step 3.  Testing  5.1. MAJOR ACTIVITIES.  THIS STEP CONSISTS OF A COORDINATED EFFORT BETWEEN CONTRACTOR AND  COUNTY TO TEST THE PLATFORM. CONTRACTOR SHALL:   5.1.1. TEST THE PLATFORM USING THE TEST PLAN AND REMEDIATE ISSUES AS NECESSARY.  5.1.2. COORDINATE WITH COUNTY TO EDUCATE COUNTY USERS.    5.1.3. PROVIDE ASSISTANCE TO COUNTY PERSONNEL WHO WILL PERFORM USER ACCEPTANCE TESTING (UAT).  5.1.4. TRACK ISSUES USING BUG TRACKING SOFTWARE AS AGREED UPON WITH COUNTY.  5.1.5. ADDRESS ISSUES IDENTIFIED DURING UAT THAT ARE PROVIDED FOR IN THIS SOW.   5.1.6. ANY MODIFICATIONS THAT DO NOT CHANGE THE SOW, WHICH ARE AGREED TO BY THE PARTIES, MAY  BE ADDRESSED IN A DIFFERENT PHASE TO MINIMIZE IMPACTING THE TIMELINE.   5.1.7. OBTAIN COUNTY APPROVAL OF THE PLATFORM IN THE TEST ENVIRONMENT.   5.1.8. FINALIZE THE TRAINING PLAN AND IMPLEMENTATION TO THE PRODUCTION ENVIRONMENT.   5.2. MAJOR DELIVERABLES. CONTRACTOR SHALL PROVIDE:  5.2.1. Deployment‐Ready Solution: Laserfiche solution that is tested for functionality by both  Contractor and County, which will be ready for promotion to the production environment.   5.2.2. County Written Approval.   After County receives a Deployment Plan from Contractor, it shall  have five (5) business days to review the Deployment Plan and notify Contractor if it is  acceptable.  If the Deployment Plan requires modifications, County shall provide Contractor  with a written list of the sections of the Deployment Plan that need to be modified.   Upon  receipt of the revised Deployment Plan, County shall have five ( 5) business days to review the  Deployment Plan and notify Contractor if it is acceptable.  This process will continue until  County provides Contractor written notice that the Deployment Plan is acceptable.  This  process shall be used for each Deployment Plan required in this SOW.  6. Step 4.  Deployment         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 63 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 6.1. MAJOR ACTIVITIES THIS STEP CONSISTS OF DEPLOYING THE PLATFORM TO THE PRODUCTION  ENVIRONMENT. CONTRACTOR SHALL:  6.1.1. PROVIDE A TRAIN‐THE‐TRAINER APPROACH FOR TRAINING END‐USERS AND ADMINISTRATORS ON THE  DEVELOPED SOLUTION.   6.1.2. DEPLOY THE PLATFORM TO COUNTY’S PRODUCTION ENVIRONMENT.   6.1.3. ADDRESS PRODUCTION‐SPECIFIC ISSUES THAT OCCUR.   6.1.4. INFORM COUNTY WHEN THE PLATFORM IS READY FOR END‐USERS TO USE.   6.2. MAJOR DELIVERABLES. CONTRACTOR SHALL PROVIDE:  6.2.1. USER TRAINING: A USER TRAINING PLAN THAT COUNTY CAN USE TO TRAIN END‐USERS AND  ADMINISTRATORS.   6.2.2. DEPLOYED PLATFORM: PLATFORM UPGRADES TO BE DEPLOYED TO THE PRODUCTION ENVIRONMENT.  6.2.3. PLATFORM DOCUMENTATION: PROJECT DOCUMENTATION ON THE ADMINISTRATIVE CONFIGURATION  OF THE PLATFORM.   6.3. County Written Approval.  After County receives a User Training Plan and a Transition Plan  (Training & Transition Plan) from Contractor, it shall have five (5) business days to review the  Training & Transition Plan and notify Contractor if it is acceptable.  If the Training & Transition  Plan requires modifications, County shall provide Contractor a written list of the sections of the  Training & Transition Plan that need to be modified.   Upon receipt of the revised Training &  Transition Plan, County shall have (5) business days to review the Training & Transition Plan and  notify Contractor if it is acceptable.  This process will continue until County provides Contractor  written notice that the Training & Transition Plan is acceptable.  This process shall be used for  each Training & Transition Plan required in this SOW.  7. Step 5.  Transition to Support  7.1. Major Activities. This Step consists of transitioning the Platform to County system  Administrators and providing instructions on how to administer the Platform.  Contractor shall:  7.1.1. PERFORM POST‐DEPLOYMENT SUPPORT ACTIVITIES.  7.1.2. PROVIDE ASSISTANCE TO COUNTY ON MONITORING AND DOCUMENTING ISSUES THAT MAY ARISE  DURING IMPLEMENTATION.  7.1.3. COORDINATE WITH COUNTY ADMINISTRATORS FOR UP TO FIFTEEN BUSINESS DAYS AFTER GO‐LIVE TO  TRAIN, HELP DIAGNOSE AND RESOLVE IDENTIFIED ISSUES.   7.1.4. TRANSFER DAY‐TO‐DAY PLATFORM MAINTENANCE TO COUNTY.   7.1.5. EXPLAIN TO COUNTY THE PLATFORM DOCUMENTATION CREATED IN THE DEPLOYMENT PHASE.          OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 64 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 7.1.6. INTEGRATE THE CONTRACTOR’S SUPPORT SERVICES TO COUNTY’S POST‐IMPLEMENTATION SUPPORT  TEAM.   7.2. MAJOR DELIVERABLES.  CONTRACTOR SHALL:   7.2.1. CLOSEOUT NOTIFICATION: AN EMAIL THAT CONTAINS A HIGH‐LEVEL SUMMARY OF DELIVERABLES  PROVIDED BY CONTRACTOR TO COUNTY, TO BE APPROVED BY COUNTY, INDICATING FINAL  ACCEPTANCE OF THE PHASE.   7.3. County Written Approval. After County receives a Closeout Notification from Contractor, it  shall have five (5) business days to review the Closeout Notification and notify Contractor if it is  acceptable.  If the Closeout Notification requires modifications, County shall provide Contractor  with a written list of the sections of the Closeout Notification that need to be modified.   Upon  receipt of the revised Closeout Notification County shall have five (5) business days to review  the Closeout Notification and notify Contractor if it is acceptable.  This process will continue  until County provides Contractor written notice that the Closeout Notification is acceptable.   This process shall be used for each Closeout Notification required in this SOW  8. COUNTY RESPONSIBILITIES AND KEY ASSUMPTIONS FOR ALL PHASES OF THIS SOW  8.1. County Responsibilities.  THE FOLLOWING ARE COUNTY RESPONSIBILITIES FOR EVERY PHASE OF THIS  SOW.  COUNTY RESPONSIBILITIES MAY CHANGE DURING THE REQUIREMENTS GATHERING STEP. ANY  CHANGES THAT AFFECT COSTS WILL REQUIRE AN AMENDMENT TO THE CONTRACT.    8.1.1. COUNTY WILL MAKE AVAILABLE, AND PROVIDE ACCESS TO (E.G., WITHIN FOUR TO SIX BUSINESS DAYS),  NECESSARY PERSONNEL TO ENSURE PROJECT SUCCESS. THIS INCLUDES:  8.1.1.1 A DESIGNATED PROJECT MANAGER TO HELP SCHEDULE MEETINGS, FACILITATE PROJECT GOVERNANCE,  COORDINATE DOCUMENT REQUESTS, AND OTHER TASKS.  8.1.1.2 IT PERSONNEL SUCH AS SYSTEM ADMINISTRATORS, DATABASE ADMINISTRATORS, OR HELP DESK.  8.1.1.3 HAVE SUBJECT MATTER SPECIALISTS (E.G., SYSTEM ADMINISTRATORS) ON COUNTY’S INFRASTRUCTURE  AVAILABLE TO ANSWER CONTRACTOR’S QUESTIONS.   8.1.1.4 PERSONNEL TO EXECUTE THE TEST SCRIPTS AND DOCUMENT RESULTS FOR UAT. PERSONNEL WILL BE  MADE AVAILABLE PER THE PROJECT SCHEDULE AND PLAN. ANY DELAYS IN UAT MAY INVOLVE  ADDITIONAL FEES TO BE ADDRESSED IN A CONTRACT AMENDMENT.   8.1.2. COUNTY WILL PROVIDE THE FOLLOWING TECHNICAL RESOURCES AND SUPPORT:   8.1.2.1 PROVIDING TIMELY ACCESS AND USER CREDENTIALS TO COUNTY NETWORK, APPLICATIONS, DATABASE  AND RELATED RESOURCES, INCLUDING REMOTE ACCESS. IF REMOTE ACCESS IS NOT PROVIDED,  PROJECT COSTS MAY INCREASE.  8.1.2.2 PROVIDING CONFIGURED TEST AND PRODUCTION ENVIRONMENTS THAT CLOSELY MIRROR ONE  ANOTHER.          OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 65 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 8.1.2.3 PROVIDING SETUP AND CONFIGURATION OF KERBEROS (A NETWORK AUTHENTICATION PROTOCOL), IF  NECESSARY.  8.1.2.4 PROVIDING ANY REQUESTED DOCUMENTATION WITHIN EIGHT (8) TO TEN (10) BUSINESS DAYS.  8.1.2.5 PERFORMING AND TESTING BACKUPS OF THE PLATFORM CONFIGURATION, DATABASE AND OTHER  COUNTY SYSTEMS AS MAY BE REQUIRED FOR EACH PHASE.   8.1.2.6 COMPLETING ANY TESTING (E.G., PLATFORM INTEGRATION, UAT) AS NEEDED.  8.1.3. COUNTY WILL BE RESPONSIBLE FOR LICENSING ALL SOFTWARE COMPONENTS NECESSARY FOR  COMPLETING THE SOW OUTSIDE OF THE LASERFICHE LICENSE.  8.2. KEY ASSUMPTIONS FOR ALL PHASES OF THE SOW.  THE FOLLOWING ARE KEY ASSUMPTIONS FOR THE  ENTIRE SOW. DEVIATIONS FROM THESE ASSUMPTIONS AND ANY ASSUMPTIONS IDENTIFIED FOR EACH  SPECIFIC PHASE MAY AFFECT OVERALL PROJECT COSTS.   8.2.1. ANY ADDITIONAL REQUESTS FOR CONTRACTOR TO PROVIDE SERVICES NOT DESCRIBED HEREIN MUST BE  AGREED TO IN AN AMENDMENT TO THE CONTRACT BEFORE THE ADDITIONAL SERVICES CAN BE  PERFORMED BY CONTRACTOR.  8.2.2. CONTRACTOR SHALL MIGRATE ALL DOCUMENTS AND USERS RELATED TO EACH PHASE INTO THE NEW  PLATFORM.   8.2.3. Build automatic and manual workflows that route documents within the repository to replace  up to 750 existing EDMS routing rules.  These workflows are triggered by document import,  metadata changes, or user input  8.2.4. COUNTY DOCUMENTS SHALL HAVE MORE THAN ONE STATUS, SUCH AS PUBLIC/NON‐PUBLIC,  OFFICIAL/NON‐OFFICIAL.  THE PLATFORM SHALL DESIGNATE THE DIFFERENT STATUSES INVOLVED  USING A SINGLE TEMPLATE COLOR IN THE RETRIEVAL SCREEN.   8.2.5.  SUPPORT THE CURRENT CAPTURE STRATEGY USING KOFAX FOR EACH DEPARTMENT RESPECTIVE TO  THEIR PHASES.  8.2.6. ANY ONSITE WORK WILL BE PERFORMED AS NEEDED AT OAKLAND COUNTY OFFICES IN  PONTIAC/WATERFORD, MI AND KEEP WITH COUNTY SECURITY PROTOCOLS. ALL OTHER WORK WILL BE  PERFORMED REMOTELY.  8.2.7. CONTRACTOR SHALL HAVE STAFF AVAILABLE TO WORK ON THIS SOW AND TO ANSWER QUESTIONS  FROM COUNTY DURING M‐F, 8AM TO 6PM EASTERN TIME. IF COUNTY REQUIRES HOURS FROM  CONTRACTOR OUTSIDE OF NORMAL BUSINESS HOURS, COUNTY MUST PROVIDE A REQUEST TO  CONTRACTOR AT LEAST 72 HOURS IN ADVANCE OF THE TIME PERIOD.   8.2.8. ALL COUNTY USERS WILL FIRST AUTHENTICATE TO MICROSOFT’S ACTIVE DIRECTORY BEFORE LOGGING  INTO THE PLATFORM. CUSTOM DEVELOPED INTEGRATIONS MAY USE A COMBINATION OF WINDOWS  AUTHENTICATION OR THE NATIVE LASERFICHE AUTHENTICATION.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 66 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 8.2.9. INTEGRATIONS WITH THIRD PARTY APPLICATIONS, OUTSIDE OF THIS CONTRACT, WILL BE DEEMED OUT  OF SCOPE.  8.2.10. DATA MIGRATION/CONVERSION ON MORE THAN ONE PRODUCTION INSTANCE IS NOT INCLUDED IN  THIS CONTRACT.  8.2.11. THE NUMBER OF DOCUMENTS IN THE OAKDOCS REPOSITORY WILL BE NO MORE THAN 24,610,000  DOCUMENTS WHEN THE CONTRACTOR BEGINS PROVIDING SERVICES UNDER THIS CONTRACT.   8.2.12. THE UNIQUE IDENTIFIER ASSIGNED TO THE DOCUMENT THROUGH THE KOFAX SCANNING PROCESS WILL  BE USED BY LASERFICHE TO AUTOMATE THE DOCUMENT CAPTURE AND INDEXING PROCESS.  8.2.13. DOCUMENTS WILL BE STORED IN A HIDDEN FOLDER STRUCTURE AND SHORTCUTS TO THOSE  DOCUMENTS WILL BE ROUTED BETWEEN QUEUES.  8.2.14. TIFF PAGES WILL BE GENERATED FOR ALL IMPORTED PDF DOCUMENTS.  IN ADDITION, TEXT WILL BE  AUTOMATICALLY GENERATED UPON IMPORT TO ALLOW FOR FULL‐TEXT SEARCHING.   8.2.15. EXCEPT FOR DOCUMENT CAPTURE AS HANDLED BY KOFAX, ALL NEW DOCUMENT CAPTURE PROCESSES  ARE AD‐HOC AND WILL REQUIRE MANUAL PROCESSING (E.G., SCANNING, INDEXING, ETC.).  8.2.16. EDMS ROUTING RULES WILL BE PROVIDED IN AN EASY TO READ FORMAT SUCH AS .CSV OR SQL  DATABASE TABLE.  8.2.17. CUSTOM DIALOG BOXES REQUIRE THEIR OWN HTML FILES TO SUPPORT THE INPUT FIELD  FUNCTIONALITY.  THESE FILES WILL BE STORED WITH THE WEB SERVICE.  8.2.18. PDFS WILL BE THE ONLY FORMAT SUPPORTED WITH DOCKET HOTKEY INTEGRATION.  8.2.19. INTEGRATION WITH TCS WILL BE COMPLETED USING A LASERFICHE CONNECTOR PROFILE OR WEB  SERVICE CALL.  ANY ADDITIONAL INTEGRATION FUNCTIONALITY REQUESTED BY COUNTY WILL REQUIRE  AN AMENDMENT TO THIS CONTRACT.   8.2.20. WORKFLOWS DEVELOPED AS PART OF THIS PHASE WILL BE FOR THE AUTOMATED FILING OF  DOCUMENTS INTO THE LASERFICHE FILE PLAN. ANY OTHER WORKFLOWS REQUESTED BY COUNTY WILL  REQUIRE AN AMENDMENT TO THIS CONTRACT.   8.2.21. FORMS WILL BE DEVELOPED USING EITHER LASERFICHE FORMS OR ADOBE ACROBAT FORMS.  IF FORMS  ARE DEVELOPED USING ADOBE ACROBAT FORMS, COUNTY WILL NEED AT LEAST ONE COPY OF ADOBE  ACROBAT PROFESSIONAL TO SUPPORT FORMS DESIGN FUNCTIONALITY.   8.2.22. FORMS WILL SUPPORT ELECTRONIC SIGNATURES (E.G. TYPING A NAME OR DRAWING A SIGNATURE)  BUT NOT DIGITAL SIGNATURES THAT MUST BE VERIFIED BY A CERTIFICATE AUTHORITY.    8.2.23. PRINTING MULTIPLE COPIES OF FILLED FORMS WILL TAKE PLACE IN THE STANDARD WINDOWS  PRINTING DIALOG.  8.2.24. IF LASERFICHE CONNECTOR WILL BE USED FOR APPLICATION INTEGRATION, SCREEN TESTS WITH THE  LASERFICHE CONNECTOR TEST UTILITY MUST BE SUCCESSFUL WITH THE APPLICATION.   8.2.25. ALL CUSTOM COMPONENTS, SUCH AS THE DIALOG BOXES, MAY NEED TO BE MODIFIED TO SUPPORT  FUTURE VERSIONS OF LASERFICHE.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 67 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com All workflows for the Court related implementation will include the ability to mark as status; pend,  remove and current.  Other departments will be able to utilize this feature, but may require additional  hours based upon requirements for queues and custom workflows.      8.3. HOURS AND COSTS  The table below represents the number of hours required for each Phase.  Reasonable travel time  expenses (e.g., airfare, lodging, meals, and ground transportation) will be billed as incurred, and are  budgeted in the cost for each Phase. Any increase in travel expenses beyond what is estimated for  each Phase will require an amendment to the Contract. Phase Description Hours Cost 1 Infrastructure 117 $21,996 2 OakDocs Migration 504 $97,432 3 Circuit Court 1,443 $269,872 4 County Clerk 1,093 $215,976 5 Friend of the Court (FOC) 658 $123,904 6 Human Resources (HR) 279 $49,118 7 Treasurer’s Office 256 $44,670 8 Health Department 208 $34,840 9 Prosecuting Attorney’s Office 328 $60,376 10 Probate Court 246 $43,410 Total 5,132 $961,594 9. PHASE I – INFRASTRUCTURE   The following Tasks will be completed in this Phase:  Tasks Major Activities 1. Preparation 1.1 Obtain server and remote access credentials 1.2 Obtain server host names and IP addresses 1.3 Setup remote access to Oakland County environment 1.4 Verify Laserfiche hardware 1.5 Ensure proper TCP ports are open across firewalls 2. Install Laserfiche software in Q/A Environment 2.1 Install Laserfiche Directory Server 2.2 Install Laserfiche Rio 2.2.1 Install Laserfiche Server 2.2.2 Install Laserfiche Workflow 2.2.3 Install Laserfiche Web Access        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 68 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 2.2.4 Install Laserfiche Audit Trail 2.3 Install Laserfiche Forms 2.4 Install Laserfiche Records Management 2.5 Install Laserfiche Import Agent 3. Configure and test Laserfiche software in Q/A environment 3.1 Configure Laserfiche software to a functional state 3.1.1 Create repository 3.1.2 Configure Workflow Server and Subscriber 3.1.3 Configure Forms 3.1.4 Enable auditing 4. Install Laserfiche software in Production Environment 4.1 Install Laserfiche Rio 4.1.1 Install Laserfiche Server 4.1.2 Install Laserfiche Workflow 4.1.3 Install Laserfiche Web Access 4.1.4 Install Laserfiche Audit Trail 4.2 Install Laserfiche Forms 4.3 Install Laserfiche Records Management 5. Configure and test Laserfiche software in Production environment 5.1 Configure Laserfiche software to a functional state 5.1.1 Create repository 5.1.2 Configure Workflow Server and Subscriber 5.1.3 Configure Forms 5.1.4 Enable auditing 9.1. County Responsibilities.  BASED ON THE FINAL BUSINESS REQUIREMENTS DOCUMENT, COUNTY SHALL:   9.1.1. Setup and configure Kerberos, if necessary.  9.1.2. Install and configuration Windows Servers and Microsoft SQL Servers.   9.1.3. Backup and perform test restores.  9.2. Key Assumptions.  The following are key assumptions for this Phase.  9.2.1. There are three environments, one for testing, and another for production and one for development.  9.2.2. There will be TCP/IP network access between all Laserfiche servers and the Laserfiche Directory Server,  irrespective of the environment in which those servers are located.  9.2.3. There will be network access between the Laserfiche Directory Server and the external  activation.laserfiche.com server.  9.2.4. There is a single Active Directory domain that will be used to authenticate all County Laserfiche users.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 69 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 9.3. Hours and Costs  The table below represents the number of hours required for this Phase, including both onsite and  offsite Professional Services work:   Steps Description Rate Hours Cost 1 Requirements and Design $188 24 $4,512 2 Development (non-programming) $188 30 $5,640 3 Testing $188 24 $4,512 4 Training and Deployment $188 11 $2,068 5 Transition to Support $188 9 $1,692 Project Management $188 19 $3,572 Total 117 $21,996 10. PHASE 2 ‐ OAKDOCS MIGRATION  10.1. Phase Scope and Objectives  This Phase will cover the creation of a Tool to migrate images, documents and metadata from the  legacy OakDocs imaging system to the Laserfiche Platform.  The following Tasks will be completed in this Phase:   Tasks Major Activities 1. Database Migration Tool 1.1 Write database migration Tool to migrate documents and document notes from the legacy OakDocs system to Laserfiche. 1.1.1 Tool will migrate images and metadata from OakDocs into a Laserfiche repository. PDFs and TIFFs are the supported documents types to be migrated. 1.1.2 Tool will allow for selectively choosing which subset of document types to migrate to support migrations for individual County OakDocs departmental users. 1.1.3 Tool will flag all documents currently residing in queues in the Oakland environment. 1.1.4 Tool will allow for migration of documents into a new Laserfiche repository or an existing Laserfiche repository. 1.1.5 Tool will allow for delta migration of documents that take into account documents that have changed since a prior migration. These documents will be migrated into an existing repository from a previous migration. 1.1.6 Tool will retain and migrate any prior unique identifiers that were associated to the document in the OakDocs system. 1.1.7 Testing for the Tool will consist of a test migration of up to 150,000        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 70 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com documents. 1.1.8 Training for the Tool will consist of training County IT users on how to use the migration Tool so that they can handle future migrations of document types and departments as necessary. 2. Migrate Case, Document, and Routing Notes 2.1 Write a database migration Tool to migrate document and case notes from the legacy OakDocs system to the Laserfiche Platform. 2.1.1 Tool will migrate HTML case and document notes from Oakdocs into a temporary database table. 2.1.2 Tool will migrate HTML routing notes from Oakdocs into the routing notes database table. 2.2 Write a workflow to convert the document and case notes into Word documents, link them to the associated document or case, and set the appropriate security. Security will default to the note creator. 3. Restore Active Documents to Laserfiche Queues 3.1 Write a workflow to query the document database for all flagged documents, route all flagged documents to their designated queues in the Laserfiche Platform, and attach any associated routing notes. 10.2. County Responsibilities.  County shall:  10.2.1. Make available, and provide access to within  six business days necessary personnel for this Phase. This  includes IT personnel such as OakDocs developers or administrators able to export data from the  OakDocs system.  10.2.2. Execute the document note migration Tool and the associated workflow as departments are converted  to the Laserfiche Platform.   10.3. KEY ASSUMPTIONS. THE FOLLOWING ARE KEY ASSUMPTIONS FOR THIS PHASE:  10.3.1. Documents not contained in an active queue will be converted and migrated and be available for users  to access. Documents in an active queue will be migrated and converted with proper security, and  placed in the appropriate queue inside the Platform.   10.3.2. There will be a way to associate the exported TIFF or PDF files to the metadata stored in the SQL  database. For example, if a document is being exported as a PDF file from the OakDocs system, it is  automatically named with the unique ID. The unique ID will also be a field in the metadata associated to  the document in the SQL database.  10.3.3. Any security currently applied to OakDocs documents will reflect the same level of security in the  Platform.  After migration, security of the documents will be configured in the Platform.  10.3.4. Any Optical Character Recognition (OCR) data contained in the OakDocs system will not be migrated to  the Laserfiche Platform. Contractor will make a determination on the best way to OCR imported  documents during development of the migration Tool.  10.3.5. Contractor engineers shall make the determination on when to convert PDF files to TIFF as required. PDF  to TIFF conversion make take place as part of the migration or it may take place after the migration         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 71 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com process. If necessary, County will provide personnel to assist in this conversion process to decrease the  overall cost of the individual migration projects.  10.3.6. No annotations will be converted from OakDocs to Laserfiche.  10.3.7. Data in the current OakDocs system will be scrubbed by County before the migration project begins.  This includes: a complete set of data, no data duplication, and consistency of data (e.g. Jr. vs. Jr vs. JR). If  all data is not scrubbed, it could impact the consistency of data post migration and increase the level of  effort required to migrate the inconsistent data.  10.3.8. Images and metadata in the legacy systems can be accessed via an Application Programming Interface  (API) or via an export process. If the API option is chosen, the County will provide the API for this Phase.  10.3.9. Contractor shall only be able to access Images and electronic documents (Word, PDF, etc.) stored in the  legacy systems that do not require additional programming for Contractor to open and read.  10.3.10. Images and electronic documents are stored on standard disk read/write disk media and not on read‐ only media (e.g., magneto‐optical, WORM, CD, DVD, etc.). If images are stored on slower media,  Contractor timelines for the migration may change potentially adding to the overall cost of the  implementation.  10.3.11. There is only one version of OakDocs currently in use by County and it has one Database Schema.   10.3.12. This Phase only includes the creation of the migration tool and not OakDocs migrations for individual  departments.  10.4. HOURS AND COSTS   The table below represents the number of hours and costs for this Phase:   Steps Description Rate Hours Cost 1 Requirements/Design $188 100 $18,800 2a Development (non-programming) $188 8 $1,504 2b Development (programming) $250 116 $29,000 3 Testing $188 125 $23,500 4 Transition to Oakland County $188 35 $6,580 Project Management $188 72 $13,536 Phase Contingency $94 48 $4,512 Total 504 $97,432 11. PHASE 3 ‐ CIRCUIT COURT   11.1. Phase Scope and Objectives.  THE FOLLOWING TASKS WILL BE COMPLETED IN THIS PHASE:  Tasks Major Activities 1. Configure Repository 1.1 Create and configure a file plan and folder/queue hierarchy.  1.2 Implement up to 10 document templates each with up to 15  unique fields.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 72 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.3 Create up to 10 custom buttons for quick access to Laserfiche  functionality. These 10 buttons will be the same 10 buttons for all  phases.  1.4 Implement up to 5 custom saved searches or quick searches.  1.5 Build an administrative form to automate the process of adding  new queues.  This includes:  1.5.1 A form to input the queue name and the Laserfiche group that  should have access to that queue.  1.5.2 A workflow to automatically create the new queue in the  repository and assign the designated security access.   2. Configure Security 2.1 Configure 3 levels of document/shortcut security for up to 20  Laserfiche groups.  This includes:   2.1.1 Top level folder/queue security.  2.1.2 Template level security for “Public” and “Non‐Public”  documents/shortcuts.  2.1.3 Field level security for “Confidential” documents/shortcuts.  3. Create a Document  Capture Strategy  3.1 Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche  Import Agent and ad‐hoc scanning for up to 15 separate document  classes.   3.2 Implement a Workflow that parses an XML file for metadata in  order to support the Court’s document capture strategy.  4. Implement  Document and Case  Notes  4.1 Implement document level and case level notes.  This includes:  4.1.1 Creating buttons that automatically generate Word document  notes and associate them with a single document or every  document in a case.   4.1.2 Implementing ad‐hoc note security via metadata changes and  workflow.  Note access will default to the note creator, but the  creator can choose to share the note with individual Laserfiche  users and groups.   5. Implement  Document Routing  5.1 Implement the ability to route document shortcuts between  queues.  This includes:  5.1.1 Creating a toolbar button that opens a custom routing dialog box to  collect user input.  5.1.2 Maintaining an external database table to hold routing notes  entered in the dialog box.  5.1.3 Building workflows to rename and move the document shortcuts  within the repository based on the user input.  5.2 Implement up to 750 EDMS routing rules in Workflow.  These  routing rules govern the destination queues where shortcuts will be  routed.  This includes:         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 73 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 5.2.1 Building a workflow that automatically routes document shortcuts  to designated queues based on the metadata entered during  document import.  5.2.2 Implementing a workflow that is triggered on metadata changes.   This workflow removes all queue shortcuts for the modified  document, then reroutes the document shortcuts based on the  new metadata.  6. Create a Motion Call  Process  6.1 Create a Motion Call Backup process that allows judges to  download some or all documents required for a motion.  This  includes:  6.1.1 Creating a business process to export select documents or all  documents from the Judge’s motion call queue.  6.1.2 Generating an Excel file that lists all exported documents and  associated metadata and contains a link to the exported PDF or  TIFF images of the document.  6.1.3 Create a replacement for Motion Call Viewer to be implemented  using a working queue, the Motions will be available for each Judge  to review. Clicking on the queue will provide access to all relevant  documents for each Motion.   7. Build Forms 7.1 Build up to 30 online Laserfiche forms that will be accessed and  filled out by Judges and staff during a case.  This includes:  7.1.1 Creating a dialog box that contains links to all Forms processes that  the user has rights to start.  7.1.2 Passing metadata values from Laserfiche Web Access to Forms  automatically in order to complete web service calls to the  mainframe, database lookups and auto‐population of form fields.   7.1.3 Configuring the signature field to allow users to sign the Form if  their rights allow.  7.1.4 Storing the forms automatically in the repository upon completion  or making them available for download to a network drive.  8. Integrate with  Hotkey  8.1 Integrate with County’s custom HotKey application.  This includes:  8.1.1 Implementing a web service that will allow communication  between Laserfiche Web Access and HotKey.    8.1.2 Accepting a web service request from Hotkey that includes search  criteria associated with Laserfiche metadata.   8.1.3 Searching Laserfiche for all documents that match the search  criteria and returning all documents via XML and text stream.    9. Create Application  Integrations  9.1 Integrate Laserfiche with the following applications using Laserfiche  Connector or web service:   9.1.1 TCS         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 74 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 11.2. County Responsibilities. COUNTY SHALL:  11.2.1. Provide a list of queues to be implemented in the Laserfiche Platform and remove queues that are no  longer necessary.  11.2.2. Install the Microsoft Web Apps Server on a separate web server from the Laserfiche web applications.  11.2.3. Maintaining an external database table that lists all Laserfiche users and groups to be used with  document and case note security.  11.2.4. Configure Docket HotKey web service call with the e search criteria defined in the Business  Requirements.  11.2.5. Install the same version of Microsoft Word on the County workstations of users that will utilize the  document and case note functionality.   11.2.6. Configure all County workstation browsers to allow pop‐ups from the Laserfiche Web Access URL to  support the custom dialog boxes.  11.3. KEY ASSUMPTIONS. THE FOLLOWING ARE KEY ASSUMPTIONS FOR THIS PHASE:  11.3.1. THE EXPORTED PDF OR TIFF IMAGES IN THE MOTION CALL BACKUP PROCESS WILL BE STORED IN THE  SAME FOLDER AS THE GENERATED EXCEL FILE.  THE PATHS TO THE PDF OR TIFF IMAGES WILL BE  RELATIVE TO THE FOLDER.  11.4. HOURS AND COSTS  The table below represents the hours and costs for this Phase:  Phase Description Rate Hours Cost 1 Requirements and Design $188 256 $48,128 2a Development (non‐programming) $188 320 $60,160 2b Development (programming) $250 50 $12,500 3 Testing $188 296 $55,648 4 Training and Deployment $188 129 $24,252 5 Transition to Support $188 111 $20,868  Project Management $188 233 $43,804  Phase Contingency $94 48 $4,512 Total 1,443 $269,872 12. PHASE 4 ‐ COUNTY CLERK   12.1. Phase Scope and Objectives               OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 75 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com The following Tasks will be completed in this Phase:  Tasks Major Activities 1. Configure Repository 1.1 Create and configure a file plan and folder/queue hierarchy. 1.2 Implement up to 10 document templates each with up to 15 unique fields. 1.3 Create up to 10 custom buttons for quick access to Laserfiche functionality. These 10 buttons will be the same 10 buttons for all phases. 1.4 Implement up to 5 custom saved searches or quick searches. 1.5 Configure the queue creation administrative form for the County Clerk. 2. Configure Security 2.1 Configure 3 levels of document/shortcut security for up to 20 Laserfiche groups. This includes: 2.1.1 Top level folder/queue security. 2.1.2 Template level security for “Public” and “Non-Public” documents/shortcuts. 2.1.3 Field level security for “Confidential” documents/shortcuts. 3. Create a Document Capture Strategy 3.1 Create a document capture strategy that incorporates Laserfiche Import Agent and ad-hoc scanning for up to 17 separate document classes. 3.2 Configure the Workflow that parses an XML file for metadata in order to support the County Clerk’s document capture strategy. 4. Configure Document and Case Notes 4.1 Configure the document and case note implementation from Circuit Court, Probate Court, Friend of the Court and District Courts to County Clerk. This includes: 4.1.1 Adding the existing note creation buttons to the County Clerk implementation. These buttons automatically create Word document notes and associate them with a single document or every document in a case, 4.1.2 Configuring the ad-hoc note security via metadata changes and workflow to County Clerk. Note access will default to the note creator, but the creator can choose to share the note with individual Laserfiche users and groups. 5. Configure Document Routing 5.1 Configure the document routing implementation to and from Circuit Court, Probate Court, Friend of the Court and District Courts to County Clerk. This includes: 5.1.1 Adding the existing “Route Documents” toolbar button to the County Clerk implementation. This button opens a custom routing dialog box to collect user input. 5.1.2 Maintaining an external database table to hold routing notes entered in the dialog box.        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 76 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 5.1.3 Configuring the workflows that rename and move the document shortcuts within the repository based on the user input to County Clerk 5.1.4 Configuring the EDMS routing rules Workflows to include County Clerk. These routing rules govern which queues the shortcuts will be routed to and who has access to these documents. 5.1.5 Implementing a workflow that is triggered on metadata changes. This workflow removes all queue shortcuts for the modified document, then reroutes the document shortcuts based on the new metadata. 6. Integrate with Hotkey 6.1 Integrate with County’s custom HotKey application. This includes: 6.1.1 Implementing a web service that will allow communication between Laserfiche Web Access and HotKey. 6.1.2 Accepting a web service request from Hotkey that includes search criteria associated with Laserfiche metadata. 6.1.3 Searching Laserfiche for all documents that match the search criteria and returning all documents via XML and PDF 7. Create Application Integrations 7.1 Integrate Laserfiche with the following applications using a web service: 7.1.1 VRMS 7.1.2 Court Explorer 7.2 Integrate Laserfiche with the following processes by saving completed Laserfiche Forms into a specific network folder: 7.2.1 E-Filing 8. Migrate Documents 8.1 Migrate documents related to the County Clerk and Vitals departments. 12.2. County Responsibilities.  COUNTY SHALL:  12.2.1. Provide a list of queues to be implemented in the Laserfiche Platform and remove queues that are no  longer necessary.  12.2.2. Install the Microsoft Web Apps Server on a separate web server from the Laserfiche web applications.  12.2.3. Maintain an external database table that lists all Laserfiche users and groups to be used with document  and case note security.  12.2.4. Configuring the Docket HotKey web service call with the appropriate search criteria.  12.2.5. Install the same version of Microsoft Word on the County workstations of users that will utilize the  document and case note functionality.   12.2.6. Configuring ALL COUNTY WORKSTATION BROWSERS TO ALLOW POP‐UPS FROM THE LASERFICHE WEB  ACCESS URL TO SUPPORT THE CUSTOM DIALOG BOXES.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 77 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 12.3. Key Assumptions.  THE FOLLOWING ARE KEY ASSUMPTIONS FOR THIS PHASE.  12.3.1. Document migration for the County Clerk documents will follow the same process as the Migration  Phase.  12.3.2. FILING DOCUMENTS IN RECORDS MANAGEMENT IS OUT OF SCOPE FOR THIS PROJECT.  12.3.3. Integration with Court Explorer and VRMS will be completed using a web service call.  If additional  integration functionality is desired, it must be addressed through an amendment to the Contract.  12.4. Hours and Costs   The table below represents the hours and costs for this Phase:  Steps Description Rate Hours Cost 1 Requirements and Design $188 66 $12,408 2a Development (non-programming) $188 83 $15,604 2b Development (programming) $250 242 $60,500 3 Testing $188 270 $50,760 4 Training and Deployment $188 114 $21,432 5 Transition to Support $188 97 $18,236 Project Management $188 173 $32,524 Phase Contingency $94 48 $4,512 Total 1,093 $215,976 13. PHASE 5 – FRIEND OF THE COURT   13.1. Phase Scope and Objectives  The following Tasks will be completed in this Phase:  Tasks Major Activities  1. Configure Repository 1.1 Create and configure a file plan and folder/queue hierarchy.  1.2 Implement up to 10 document templates each with up to 15  unique fields.  1.3 Create up to 10 custom buttons for quick access to Laserfiche  functionality. These 10 buttons will be the same 10 buttons  for all phases.  1.4 Implement up to 5 custom saved searches or quick searches.  1.5 Configure the queue creation administrative form to support  FOC.    2. Configure Security 2.1 Configure 3 levels of document/shortcut security for up to 20  Laserfiche groups.  This includes:   2.1.1 Top level folder/queue security.  2.1.2 Template level security for “Public” and “Non‐Public”         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 78 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com documents/shortcuts.  2.1.3 Field level security for “Confidential” documents/shortcuts.  3. Create a Document  Capture Strategy  3.1 Create a document capture strategy that incorporates  Laserfiche Import Agent and ad‐hoc scanning for up to 6  separate document classes.   3.2 Configure a Workflow that parses an XML file for metadata in  order to support FOC’s document capture strategy.  4. Configure Document  and Case Notes  4.1 Configure the document and case note implementation from  Courts to support FOC.  This includes:  4.1.1 Adding the existing note creation buttons to the FOC  implementation.  These buttons automatically create Word  document notes and associate them with a single document  or every document in a case,  4.1.2 Configuring the ad‐hoc note security via metadata changes  and workflow to support FOC.  Note access will default to the  note creator, but the creator can choose to share the note  with individual Laserfiche users and groups.  5. Configure Document  Routing  5.1 Configure the document routing implementation from Circuit  Court to FOC.  This includes:  5.1.1 Adding the existing “Route Documents” toolbar button to the  FOC implementation.  This button opens a custom routing  dialog box to collect user input.  5.1.2 Maintaining an external database table to hold routing notes  entered in the dialog box.  5.1.3 Configuring the workflows that rename and move the  document shortcuts within the repository based on the user  input to support FOC.  5.1.4 Configuring the EDMS routing rules Workflows to include  FOC.  These routing rules govern which queues the shortcuts  will be routed to and who has access to these documents.    6. Build Forms 6.1 Replace up to 16 online public PDF forms with Laserfiche  Forms. This includes:  6.1.1 Creating a list that contains links to all Forms processes that  the user has rights to start.  6.1.2 If necessary, passing metadata values from Laserfiche Web  Access to Forms automatically in order to complete web  service calls to the mainframe, database lookups and auto‐ population of form fields.   6.1.3 Configuring the signature field to allow users to sign the Form  if their rights allow.  6.1.4 Storing the forms automatically in the repository upon         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 79 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com completion or making them available for download to a  network drive.  7. Integrate with  Hotkey  7.1 Integrate with County’s custom HotKey application.  This  includes:  7.1.1 Implementing a web service that will allow communication  between Laserfiche Web Access and HotKey.    7.1.2 Accepting a web service request from Hotkey that includes  search criteria associated with Laserfiche metadata.   7.1.3 Searching Laserfiche for all documents that match the search  criteria and returning all documents via XML and text  stream.  .  8. Create Application  Integrations  8.1 Integrate Laserfiche with the following applications using  Laserfiche Connector or web service:   8.1.1 MiCSES  8.1.1.1 Integration will be using a workflow combined with one  Word template and screen scraping from MiCSES screens for  data, including other sources (database, mainframe) .  Training will be provided on how to convert the remaining  FOC Word template forms  8.2 Integrate Laserfiche with the following processes by saving  completed Laserfiche Forms into a specific network folder:  8.2.1 E‐Filing to Clerks  9.  9.1 Migrate documents related to FOC.   13.2. County Responsibilities.  COUNTY SHALL:  13.2.1. Provide a list of queues to be implemented in the Laserfiche Platform and remove queues that are no  longer necessary.  13.2.2. Install the Microsoft Web Apps Server on a separate web server from the Laserfiche web applications.  13.2.3. Maintain an external database table that lists all Laserfiche users and groups to be used with document  and case note security.  13.2.4. Configure the Docket HotKey web service call with the appropriate search criteria.  13.2.5. Install the same version of Microsoft Word on the County workstations of users that will utilize the  document and case note functionality.   13.2.6. Configure all County workstation browsers to allow pop‐ups from the Laserfiche Web Access URL to  support the custom dialog boxes.  13.3. Key Assumptions.  The following are key assumptions for this Phase:         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 80 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 13.3.1. Document migration for the FOC documents will follow the same process as the Migration Addendum  SOW.  13.3.2. Integration with MiCSES will be completed using a Laserfiche Connector profile or web service call.  If  additional integration functionality is desired, it will be covered under a separate SOW.  13.4. Hours and Costs   The table below represents the hours and cost for this Phase:  Steps Description Rate Hours Cost 1 Requirements and Design $188 79 $14,852 2a Development $188 99 $18,612 2b Development (programming) $250 76 $19,000 3 Testing $188 140 $26,320 4 Training and Deployment $188 61 $11,468 5 Transition to Support $188 53 $9,964  Project Management $188 102 $19,176  Phase Contingency $94 48 $4,512 Total 658 $123,904 14. PHASE 6– HUMAN RESOURCES   14.1. Phase Scope and Objectives  The following Tasks will be completed in this Phase:  Tasks Major Activities  1. Configure Repository 1.1 Create and configure a file plan and folder/queue hierarchy.  1.2 Implement up to 10 document templates each with up to 15  unique fields.  1.3 Create up to 10 custom buttons for quick access to Laserfiche  functionality. These 10 buttons will be the same 10 buttons  for all phases.  1.4 Implement up to 5 custom saved searches or quick searches.  1.5 Configure the queue creation administrative form to support  Human Resources.    2. Configure Security 2.1 Configure 3 levels of document/shortcut security for up to 20  Laserfiche groups.  This includes:   2.1.1 Top level folder/queue security.  2.1.2 Template level security for all documents/shortcuts.  2.1.3 Field level security for “Confidential” documents/shortcuts.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 81 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 3. Create a Document  Capture Strategy  3.1 Create a document capture strategy that incorporates  Laserfiche Import Agent and ad‐hoc scanning for up to 8  separate document classes.   3.2 Configure a Workflow that parses an XML file for metadata in  order to support the HR department’s document capture  strategy.  4. Create Application  Integrations  4.1 Integrate Laserfiche with the following applications using  Laserfiche Connector or web service:   4.1.1 PeopleSoft  5. Implement Records  Management  5.1 Configure an archive business process for a single record  retention schedule. This includes:   5.1.1 Setting up a record series based on a provided cutoff and  retention rules.  6. Migrate Documents 6.1 Migrate documents related to the Human Resources  department.  14.2. Key Assumptions.  THE FOLLOWING ARE KEY ASSUMPTIONS FOR THIS PHASE:  14.2.1. Document migration for the Human Resources documents will follow the same process as the Migration  Phase.  14.2.2. Integration with PeopleSoft will be completed using a Laserfiche Connector profile or web service call.  If  additional integration functionality is desired, it will be covered under an amendment to the Contract.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 82 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 14.3. Hours and Costs  The table below represents the hours and cost for this Phase:  Phase Description Rate Hours Cost 1 Requirements and Design $188 36 $6,768 2a Development (non‐programming) $188 45 $8,460 2b Development (programming) $250 19 $4,750 3 Testing $188 51 $9,588 4 Training and Deployment $188 22 $4,136 5 Transition to Support $188 19 $3,572  Project Management $188 39 $7,332  Phase Contingency $94 48 $4,512 Total 279 $49,118 15. PHASE 7– TREASURER  15.1. Phase Scope and Objectives  The following Tasks will be complete in this Phase:  Tasks Major Activities  1. Configure Repository 1.1 Create and configure a file plan and folder/queue hierarchy.  1.2 Implement up to 10 document templates each with up to 15  unique fields. These 10 buttons will be the same 10 buttons  for all phases.  1.3 Create up to 10 custom buttons for quick access to Laserfiche  functionality.  1.4 Implement up to 5 custom saved searches or quick searches.  2. Configure Security 2.1 Configure 3 levels of document/shortcut security for up to 20  Laserfiche groups.  This includes:   2.1.1 Top level folder/queue security.  2.1.2 Template level security for up to 2 templates.  2.1.3 Field level security for “Confidential” documents/shortcuts.  3. Create a Document  Capture Strategy  3.1 Create a document capture strategy that incorporates  Laserfiche Import Agent and ad‐hoc scanning for up to 37  separate document classes.   3.2 Configure the Workflow that parses an XML file for metadata  in order to support the Treasurer’s Office’s document capture  strategy.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 83 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 4. Create Application  Integrations  4.1 Integrate Laserfiche with the following applications using a  web service:   4.1.1 DevNet  5. Migrate Documents 5.1 Migrate documents related to the Treasurer’s Office.  15.2. Key Assumptions.  THE FOLLOWING ARE KEY ASSUMPTIONS FOR THIS PHASE:  15.2.1. DOCUMENT MIGRATION FOR THE TREASURER’S OFFICE DOCUMENTS WILL FOLLOW THE SAME PROCESS  AS THE MIGRATION PHASE.  15.2.2. Integration with DevNet will be completed using a web service call.  If additional integration  functionality is desired, it will be covered under an amendment to the Contract.    15.3. Hours and Costs  The table below represents the hours and cost for this Phase:   Steps Description Rate Est. Hours Estimated Cost 1 Requirements and Design $188 27 $5,076 2a Development (non‐programming) $188 49 $9,212 2b Development (programming) $250 17 $4,250 3 Testing $188 53 $9,964 4 Training and Deployment $188 18 $3,384 5 Transition to Support $188 14 $2,632  Project Management $188 30 $5,640  Phase Contingency $94 48 $4,512 Total 256 $44,670 16. PHASE 8 ‐ HEALTH DEPARTMENT   16.1. Phase Scope and Objectives.    The following Tasks will be completed in this Phase:   Tasks Major Activities  1. Configure Repository 1.1 Create and configure a file plan and folder/queue hierarchy.  1.2 Implement up to 10 document templates each with up to 15  unique fields.  1.3 Create up to 10 custom buttons for quick access to Laserfiche  functionality. These 10 buttons will be the same 10 buttons  for all phases.  1.4 Implement up to 5 custom saved searches or quick searches.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 84 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 2. Configure Security 2.1 Configure 3 levels of document/shortcut security for up to 20  Laserfiche groups.  This includes:   2.1.1 Top level folder/queue security.  2.1.2 Template level security for up to 2 templates.  2.1.3 Field level security for “Confidential” documents/shortcuts.  3. Create a Document  Capture Strategy  3.1 Create a document capture strategy that incorporates  Laserfiche Import Agent and ad‐hoc scanning for up to 19  separate document classes.   3.2 Configure the Workflow that parses an XML file for metadata  in order to support the Health Department’s document  capture strategy.   4. Create Application  Integrations  4.1 Integrate Laserfiche with the Health custom application using  Laserfiche Connector or web service.  5. Migrate Documents 5.1 Migrate documents related to the Health department.    16.2. Key Assumptions.  The following are key assumptions for this Phase:  16.2.1. Document migration for the Health department documents will follow the same process as the  Migration Phase.  16.2.2. Integration with the custom Health application will be completed using a Laserfiche Connector profile or  web service call.  If additional integration functionality is desired, it will require an amendment to the  Contract.  16.3. Hours and Costs  The table below represents the hours and cost for this Phase:  Steps Description Rate Hours Cost 1 Requirements and Design $188 35 $6,580 2a Development (non‐programming) $188 40 $7,520 2b Development (programming) $250 4 $1,000 3 Testing $188 33 $6,204 4 Training and Deployment $188 13 $2,444 5 Transition to Support $188 11 $2,068  Project Management $188 24 $4,512  Phase Contingency $94 48 $4,512 Total 208 $34,840           OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 85 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 17. PHASE 9 – PROSECUTING ATTORNEY   17.1. Phase Scope and Objectives  The following Tasks will be completed in this Phase:   Tasks Major Activities  1. Configure Repository 1.1 Create and configure a file plan and folder/queue hierarchy.  1.2 Implement up to 10 document templates each with up to 15  unique fields.  1.3 Create up to 10 custom buttons for quick access to Laserfiche  functionality. These 10 buttons will be the same 10 buttons  for all phases.  1.4 Implement up to 5 custom saved searches or quick searches.  2. Configure Security 2.1 Configure 3 levels of document/shortcut security for up to 20  Laserfiche groups.  This includes:   2.1.1 Top level folder/queue security.  2.1.2 Template level security for up to 2 templates.  2.1.3 Field level security for “Confidential” documents/shortcuts.  3. Create a Document  Capture Strategy  3.1 Create a document capture strategy that incorporates  Laserfiche Import Agent and ad‐hoc scanning for up to 3  separate document classes.   3.2 Configure the Workflow that parses and XML file for  metadata in order to support the Prosecutor’s Office  document capture strategy.  4. Oak Video  Integration  4.1 Build custom search dialog for Oak Video application. This  dialog will query both the Oak Video application and the  Laserfiche application based on the case number.   4.2 This will be a Microsoft Windows‐based application  supported on a single version of the Microsoft operating  system as designated by Oakland County.  4.2.1 County will provide credentials that allow read‐only access to  the SQL database where Oak Video files are stored.   4.2.2 County will also provide a mechanism that allows the Oak  Video application to open documents once a relevant search  result has been clicked.  4.2.3 Security to files in Oak Video will be managed by County.   4.2.3.1 Contractor will only import specific metadata values and  simple queries based on the Business Requirements  Document. Simple queries do not include wildcards and  booleans.  4.2.3.2 Clickable search results will open in the application currently         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 86 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com storing the file.   4.2.3.3 Search results will print using the standard Windows printer  dialog or exported to a CSV.  5. Migrate Documents 5.1 Migrate documents related to the Prosecutor’s Office.  17.2. Key Assumptions.  THE FOLLOWING ARE KEY ASSUMPTIONS FOR THIS PHASE:  17.2.1. Document migration for the Prosecutor’s Office documents will follow the same process as the  Migration Phase.  17.3. Hours and Costs   The table below represents the hours and cost for this Phase:   Steps Description Rate Hours Cost 1 Requirements/Design $188 58 $10,904 2a Development (non‐programming) $188 20 $3,760 2b Development (programming) $250 52 $13,000 3 Testing $188 58 $10,904 4 Training and Deployment $188 26 $4,888 5 Transition to Support $188 19 $3,572  Project Management $188 47 $8,836  Phase Contingency $94 48 $4,512 Total 328 $60,376 18. PHASE 10 ‐ PROBATE COURT  18.1. Phase Scope and Objectives  The following Tasks are included in this Phase:   Tasks Major Activities  1. Configure Repository 1.1 Create and configure a file plan and folder/queue hierarchy.  1.2 Implement up to 10 document templates each with up to 15  unique fields.  1.3 Create up to 10 custom buttons for quick access to Laserfiche  functionality. These 10 buttons will be the same 10 buttons  for all phases.  1.4 Implement up to 5 custom saved searches or quick searches.  2. Configure Security 2.1 Configure 3 levels of document/shortcut security for up to 20  Laserfiche groups.  This includes:   2.1.1 Top level folder/queue security.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE - PURCHASING CONTRACT NUMBER 004879 Page 87 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 2.1.2 Template level security for up to 2 templates.  2.1.3 Field level security for “Confidential” documents/shortcuts.  3. Create a Document  Capture Strategy  3.1 Create a document capture strategy that incorporates  Laserfiche Import Agent and ad‐hoc scanning for up to 3  separate document classes.   3.2 Configure the Workflow that parses and XML file for  metadata in order to support the Prosecutor’s Office  document capture strategy.  4. Create Application  Integrations  4.1 Integrate Laserfiche with the following applications using  Laserfiche Connector or a web service:   4.1.1 TCS  4.1.2 Court Explorer  5. Migrate Documents 5.1 Migrate documents related to the Probate Court.  18.2. Key Assumptions.  THE FOLLOWING ARE KEY ASSUMPTIONS FOR THIS PHASE:  18.2.1. Integration with TCS will be completed using a Laserfiche Connector profile or web service call.  If  ADDITIONAL INTEGRATION FUNCTIONALITY IS DESIRED, IT WILL REQUIRE AN AMENDMENT TO THE  CONTRACT.   18.2.2. Document migration for the Probate Court documents will follow the same process as the Migration  Phase.  18.3. Hours and Costs  The table below represents the hours and cost for this Phase:  Steps Description Rate Est. Hours Estimated Cost 1 Requirements/Design $188 40 $7,520 2a Development (non-programming) $188 23 $4,324 2b Development (programming) $250 27 $6,750 3 Testing $188 40 $7,520 4 Training and Deployment $188 21 $3,948 5 Transition to Support $188 14 $2,632 Project Management $188 33 $6,204 Phase Contingency $94 48 $4,512 Total 246 $43,410          PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 88 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB EXHIBIT VII   PPB MODEL AGREEMENT  PROFESSIONAL SERVICE CONTRACT NUMBER: XXXXXX  Contract Expiration Date: XX/XX/XXXX  Contract ‐ NOT TO EXCEED AMOUNT $ XX,XXX.XX    This "Contract" is made between the PARTICIPATING PUBLIC BODY, hereinafter called “PPB” and the  "Contractor" as further described in the following Table. This Contract is modeled after Professional  Services Contract Number                , dated                         , between PPB and Contractor, as more fully  described herein.  In this Contract, either Contractor or the PPB may also be referred to individually as  a “Party” or jointly as the “Parties”.  PARTICIPATING PUBLIC BODY  Contact Person  Address    (herein, the "PPB")  CONTRACTOR NAME  Contact Person  Address    Vendor I. D. No.   (herein the "Contractor")    This Contract is organized and divided into the following Sections for the convenience of the Parties.  Section 1. Contract Purpose  Section 2. Contract Definitions  Section 3. Contract Term and Renewal  Section 4. Contract Administration and Amendments  Section 5. Contract Termination  Section 6. Scope of Deliverables and Financial/Payment Obligations  Section 7. Contractor’s Warranties and Assurances  Section 8. Liability  Section 9. Contractor Provided Insurance  Section 10. Intellectual Property and Confidentiality  Section 11. General Terms and Conditions             PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 89 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB In consideration of the mutual promises, obligations, representations, and assurances in this Contract,  the Parties agree to the following:  §3. CONTRACT PURPOSE   3.1. After a competitive bidding and selection process by Oakland County, Contractor was chosen  to provide to Oakland County the software and services described more fully in a contract, a  Statement of Work (“SOW”), and the other Exhibits, between Oakland County and Contractor.   Contractor desires to extend the terms and conditions in this Contract to PPB to enable it to  make purchases from Contractor according to the terms herein.  3.2. Oakland County is not a party to this Contract between Contractor and a PPB and will not  have any liability, of any sort, for any harm or action that may arise from purchases made by  any PPB pursuant to the terms of this Contract.   3.3. PPB must deal directly with Contractor for any transactions such as purchases, invoices, price  questions, disputes, etc. that relate to their individual agreement with Contractor.  Contractor  must respond timely to PPB inquiries.  CONTRACT DEFINITIONS  The following words when printed with the first letter capitalized shall be defined and  interpreted as follows, whether used in the singular or plural, nominative or possessive case,  and with or without quotation marks:  3.4. “Amendment” means any change, clarification, or modification to this Contract.  3.5. “Business Day” means Monday through Friday from 8:00 a.m. to 5:00 p.m., excluding PPB  designated holidays.  3.6. “Claims” means any loss; complaint; demand for relief or damages; lawsuit; cause of action;  proceeding; judgment; penalty; costs or other liability of any kind which is imposed on,  incurred by, or asserted against the PPB or for which the PPB may become legally or  contractually obligated to pay or defend against, whether commenced or threatened,  including, but not limited to, reimbursement for reasonable attorney fees, mediation,  facilitation, arbitration fees, witness fees, court costs, investigation expenses, litigation  expenses, or amounts paid in settlement.  3.7. “Confidential Information” means all information and data that the PPB is required or  permitted by law to keep confidential and “Proprietary Information” as defined herein.  3.8. “Contract” means this document and any other documents expressly incorporated herein.  3.9. “Contractor” means the entity or person listed under “Contractor” on the first page of this  Contract.  3.10. “Contractor Employee” means any employee; officer; director or manager.  Contractor  Employee shall also include any person who was a Contractor Employee at any time during         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 90 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB the term of this Contract but, for any reason, is no longer employed, appointed, or elected in  that capacity.  3.11. “Contract Documents” mean the following documents, which this Contract includes and  incorporates:  Exhibits (Applicable if Checked)  3.11.1. ☒ Exhibit I: Contractor Insurance Requirements  3.11.2. ☒ Exhibit II: Business Associate Agreement (Health Insurance Portability and Accountability  Act Requirements)  3.11.3. ☒ Exhibit III: Software License  3.11.4. ☒ Exhibit IV: Laserfiche Software Assurance Plan (LSAP) and Support Details  3.11.5. ☒ Exhibit V: Scope of Contractor Deliverables/Financial Obligations (“Statement of Work”)  3.12. “Oakland County” means the County of Oakland, a Municipal and Constitutional Corporation,  its departments, divisions, authorities, boards, committees.  3.13. “PPB Agent” means any elected and appointed officials; directors; board members; council  members; commissioners; employees; and volunteers of the PPB; whether acting in their  personal, representative, or official capacities.  “PPB Agent” shall also include any person who  was a “PPB Agent” anytime during the term of this Contract but, for any reason, is no longer  employed, appointed, or elected and in that capacity.  3.14. “PPB Data” means information or data provided by PPB to Contractor in the performance of  this Contract, including, but not limited to any personally identifiable information such as  names, e‐mail addresses, passwords, phone numbers, and home or business addresses.  PPB  Data includes Confidential Information as defined in this Contract.  3.15. “Day” means any calendar day, which shall begin at 12:00:00 a.m. and end at 11:59:59 p.m.  3.16. “Deliverables” means goods and/or services provided under this Contract, whether tangible  or intangible, and may be more specifically described in the Exhibits.  3.17. “Effective Date” means midnight on the date listed on the first page of this Contract.  3.18. “Expiration Date” means 11:59.59 p.m. on the date listed on the first page of this Contract.  3.19. “E‐Verify” means an Internet based system operated by the Department of Homeland  Security (DHS) in partnership with the Social Security Administration (SSA) that allows  participating employers to electronically verify the employment eligibility of their newly hired  employees. Information and the registration process are found at the E‐Verify website:  https://e‐verify.uscis.gov/enroll.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 91 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 3.20. "G2G MarketPlace Website" means an Internet site used by Oakland County to provide  information to PPBs about businesses providing services to Oakland County and agreements  used by PPB and available to PPBs to procure services.  3.21. “Intellectual Property” means any developments, improvements, designs, innovation, and  materials that may be the subject of a trademark/servicemark, copyright, patent, trade secret,  or Proprietary Information.  3.22. “Iran‐Linked Business” is defined in the Michigan Compiled Laws (MCL), specifically MCL  129.312, being Section 2 of Public Act 517 of 2012.  This applies only to Michigan PPBs.  3.23. “Not to Exceed Amount” means the dollar amount listed on the first page of this Contract,  unless amended.  The “Not to Exceed Amount” is not the PPB’s financial obligation under this  Contract, but the maximum amount that can be paid to Contractor during the term of this  Contract.  3.24. "PPB" which stands for Participating Public Body, means an entity created by state or Federal  law which is primarily funded by or through a governmental authority and which registers to  access Oakland County’s G2G MarketPlace Website.  3.25. “Proposal” means Contractor’s response or bid to the PPB’s Request for Proposal, Request for  Qualifications, or Request for Quotes.  3.26. “Proprietary Information” means ideas, concepts, inventions, and processes related to the  development and operation of computer software and systems such as source code, object  code, security procedures, and passwords.   3.27. “Purchase Order” means the PPB’s written request to Contractor for Deliverables pursuant to  this Contract.  The Purchase Order may include terms regarding delivery schedule, payment,  and transportation.  CONTRACT TERM AND RENEWAL  3.28. Contract Term.  This Contract shall begin on the Effective Date and shall end on the Expiration  Date.  3.29. Contract Renewal.  Unless otherwise provided herein, the Parties are under no obligation to  renew or extend this Contract after the Expiration Date.  This Contract may only be extended  by an Amendment.  3.30. Legal Effect.  This Contract shall be effective and binding when all of the following occur:  (a)  this Contract is signed by a Contractor Employee, legally authorized to bind Contractor; (b)  this Contract is signed by an authorized PPB Agent; (c) all Contractor certificates of insurance,  required by this Contract, are submitted and accepted by Purchasing; and (d) any other  conditions precedent to this Contract have been met.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 92 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB CONTRACT ADMINISTRATION AND AMENDMENTS  3.31. Contract and Purchase Order Issuance.  PPB shall issue this Contract and any Purchase Orders  that may be required.  3.32. Purchase Orders.  Purchase Orders issued under this Contract are governed by the terms and  conditions of this Contract and are included and incorporated herein.  3.33. Project Managers.  Each Party may designate an employee or agent to act as a Project  Manager.  If Project Managers are selected, they shall be listed in the Scope of Contractor  Deliverables/Financial Obligations (“Statement of Work”) as well as their duties.  3.34. Contract Administrators.  The PPB may designate an employee or agent to act as Contract  Administrator(s).  Contractor may designate its employee or agent to act as Contract  Administrator(s).   The Contract Administrators shall be listed on the signature page of this  Contract.  The PPB’s Contract Administrator(s) shall be responsible for monitoring and  coordinating day‐to‐day activities under this Contract, reviewing Deliverables and invoices,  and submitting requests for Amendments to Purchasing.  The PPB’s Contract Administrator(s)  have no authority to amend this Contract.  3.35. Contract Amendments.  All Amendments to this Contract must be in writing.  This Contract  shall not be amended by any packing slip, Purchase Order, invoice, click through license  agreement, or Contractor policies or agreements published on Contractor’s website or  otherwise.  Amendments, change orders, SOWs, and other modifications to this Contract  must be signed by an agent or representative of each respective party with the authority to  bind their respective principals and will be effective when signed by such authorized persons.    3.36. Unauthorized Changes.  Contract changes shall not be effective until an Amendment, SOW, or  change order containing the change is executed according to the procedures described in this  Contract.  Contractor will not be responsible for any delay that results from the negotiations  of, and time to approve, any Amendment, SOW or change order.   If Contractor is directed to  perform work that Contractor believes is a change in the Contract/Deliverables or out of  scope, then Contractor must notify PPB that it believes the requested work is a change to the  Contract before performing the requested work.  If Contractor begins the requested work  without authorization or knowledge of PPB, then PPB may deny or reduce payment to  Contractor for any claims for additional compensation for performing the requested work, but  only if and to the extent that PPB in good faith concludes that the amount claimed by  Contractor exceeded the reasonable value of the work performed.  If Contractor begins work  that is outside the scope of this Contract or begins work before an Amendment is executed  and then stops performing that work, Contractor will, if requested by PPB, undo any out‐of‐ scope unauthorized work that is unwanted by PPB.  3.37. Precedence of Contract Documents.  In the event of a conflict between the terms and  conditions in this Contract and those in any of its Exhibits, attachments, or other signed  writings between the parties, the following order of precedence will prevail over conflicting         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 93 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB provisions in all Contract Documents, Exhibits, Purchase Orders, Amendments, and other  documents expressly incorporated herein: (1) The body of this Contract that precedes the  Exhibits, Schedules and any other attachments; (2) Contractor’s End‐user Software License  Agreement (“EULA”), attached as an exhibit; (3) the terms of the SOW, except that, if the SOW  is modified by a change order or supplemental SOW, the inconsistent terms in the subsequent  document will prevail over the original terms; (4) the terms of any purchase order that has  been accepted by the recipient, except that boilerplate terms in eight‐point or smaller type on  the reverse sides of orders or receipts will not vary the terms of the Contract, the EULA or any  SOW; (5) other writings between the parties that are accepted either by written  acknowledgement or performance; and (6) any course of dealing or other act or omission that  may be acceptable as evidence of a binding oral agreement.  .  CONTRACT TERMINATION  3.38. PPB Termination.  In addition to any other legal rights the PPB may have to terminate or  cancel this Contract, the PPB may terminate the Contract as follows:  3.38.1. Immediate Termination.  PPB may terminate or cancel this Contract, in whole or in part,  immediately, upon notice to Contractor, if any of the following occur: (a) Contractor, officer of  Contractor, or an owner of a 25% or greater share of Contractor is convicted of a criminal  offense; or (b) if any third‐party funding for this Contract is reduced or terminated. If item (b)  is the basis of termination and PPB does not give Contractor at least 10 business days’ prior  written notice, PPB must pay Contractor its reasonable costs and expenses resulting from the  early termination of the Contract.  3.38.2. Termination for Convenience.  The PPB may terminate or cancel this Contract, in whole or  part, at any time, upon ninety (90) Days’ notice to Contractor, for any reason, including  convenience without incurring obligation or penalty of any kind.  The effective date for  termination or cancellation shall be clearly stated in the notice.  3.39. Contractor Termination.  Contractor may terminate this Contract, in whole or part, if PPB  breaches any duty or obligation in this Contract and fails to cure the breach within 60 days of  written notice to PPB of the breach.  The effective date of termination and the specific alleged  default will be stated in the notice to PPB. Contractor may terminate this Contract, in whole or  part, upon 30 days’ notice to PPB, if PPB breaches any obligation to pay money owed to  Contractor within 10 days following the date due and PPB  has failed to cure the non‐payment  before expiration of the 30‐day notice period.  The effective date of termination and the  specific alleged default will be clearly stated in the notice to the PPB.  3.40. PPB’s Obligations Upon Termination.  In the event of termination or cancellation of this  Contract, PPB must pay Contractor for the Deliverables provided to the PPB and any work in  progress before the effective date of termination, as well as breach of contract damages that  may be awarded by a court.  Except for the foregoing, PPB will not be liable for any future loss  of income, profits, any consequential damages, any loss of business opportunities, revenues,         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 94 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB or any other economic benefit Contractor may have realized but for the termination or  cancellation of this Contract.  If PPB chooses to terminate the Contract in part, the charges  payable under this Contract must be equitably adjusted to reflect those Deliverables that are  terminated.  3.41. Contractor’s Obligations Upon Termination.  If the PPB terminates this Contract, for any  reason, then Contractor must do the following:  (a) cease providing all Deliverables as  specified at the time stated in the notice of termination; (b) take reasonable steps necessary,  or as the PPB may direct, to preserve and protect Deliverables in Contractor’s possession, but  which PPB has already paid for; (c) return all materials, property, and PPB Data provided to  Contractor by the PPB; and (d) take reasonable action to mitigate potential damages as  required by applicable law.  3.42. Assumption of Subcontracts.  If Contractor is in breach of this Contract and the PPB  terminates this Contract, then the PPB may assume, at its option, any subcontracts and  agreements for Deliverables provided under the Contract and may pursue completion of the  Deliverables by replacement Contract or otherwise as the PPB, in its sole judgment, deems  expedient.  SCOPE OF DELIVERABLES AND FINANCIAL/PAYMENT OBLIGATIONS  3.43. Performance of Deliverables.  Contractor shall provide all Deliverables identified in and as set  forth in the Exhibits, SOWs, any Purchase Orders, or any Amendments to this Contract.  If  additional work is needed, an amendment to the Contract will be required.  3.44. Software License(s).  If this Contract includes a Software License(s) as described in Exhibit III,  then the Parties shall follow the terms and conditions therein.  Any applicable third party  Software License(s) are also provided in Exhibit III.  Unless specifically agreed to by PPB, if PPB  Agents are required to accept click through license terms to access any of the Deliverables in  this Contract, the terms and conditions of those click through licenses will not vary the written  EULA attached to the Contract.  3.45. Financial Obligations.  Except as otherwise set forth in this Contract, the PPB’s sole financial  obligation under this Contract shall be set forth in the Exhibits.  The amount and manner of  payment of the financial obligation shall be set forth in the Scope of Services Exhibit(s) and  may be in the Software License Exhibit III, if applicable, or a Purchase Order.  3.46. Payment Obligations.  Except as otherwise set forth in the Exhibits, Contractor shall submit an  invoice to the PPB’s Contract Administrator itemizing amounts due and owing under this  Contract, as of the date of the invoice.  Invoices shall contain the following information:  (a)  PPB Contract Number; (b) itemized list of Deliverables; (c) Contractor Tax ID Number (federal  and State);  and (d) any other information reasonably requested by PPB.  PPB will have no  obligation to make a payment under this Contract without a proper invoice.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 95 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 3.47.  Payment Details. Payment for the software will be due within ten (10) business days of  execution of this Contract.  3.48. Not to Exceed Amount.  The amount due and owing to Contractor, under this Contract, will  not exceed the “Not to Exceed Amount” unless the parties modify the Contract with an  Amendment, SOW, or change order. If Contractor can reasonably foresee that the total  financial obligation for the Contract will exceed the “Not to Exceed Amount,” then Contractor  will so notify PPB within 10 business days after learning such information.    3.49. No Obligation for Penalties/Costs/Fines.  The PPB shall not be responsible for any cost; fee;  fine; penalty; or direct, indirect, special, incidental, or consequential damages incurred or  suffered by Contractor in connection with or resulting from the performance of this Contract.  3.50. Set‐Off of PPB Costs.  The PPB has the right to offset the amount of any PPB‐provided  equipment, supplies, or identification badges that are not returned by Contractor upon  completion of the Services provided under this Contract; provided upon the subsequent  return of such property by Contractor, the amounts previously withheld to offset the value of  such property shall become immediate due and payable.  3.51. In‐Kind Services.  Unless expressly provided herein, this Contract does not authorize any in‐ kind services by either Party.  CONTRACTOR’S WARRANTIES AND ASSURANCES  3.52. Full Knowledge of Contract Expectations.  Contractor warrants that before submitting its  Proposal and/or entering into this Contract, it had a reasonable opportunity to review PPB’s  requirements for this Contract.  To the best of its knowledge, Contractor will be able to  perform the Contract.  3.53. Complete and Accurate Representations.  Contractor certifies that, to the best of its  knowledge, its written statements and materials submitted to the PPB in connection with this  Contract are true and accurate.  3.54. Access to Contractor Policies.  If the Parties agree in this Contract to follow any Contractor  polices, such as acceptable use or privacy policies, Contractor will retain each version of such  policies and the effective dates and provide such to PPB, if requested.  3.55. Grant Compliance.  If any part of this Contract is supported or paid for with any State, federal,  or other third‐party funds granted to the PPB, Contractor will comply with all applicable grant  requirements that PPB makes known to Contractor in writing before execution of this  Contract.  PPB must provide Contractor with a copy of the applicable grant requirements at  least 10 business days before execution of this Contract.  3.56. Contractor Incidental Expenses.  Except as otherwise expressly provided in this Contract,  Contractor shall be solely responsible and liable for all costs and expenses associated or         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 96 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB needed to perform this Contract, including, but not limited to, any professional dues,  association fees, license fees, fines, taxes, and penalties.  3.57. Equipment and Supplies.  Contractor is responsible for providing all equipment and supplies  to perform this Contract, which are not expressly required to be provided by the PPB.  3.58. Contractor Employees.  3.58.1. Number and Qualifications of Contractor Employees.  Contractor shall employ and assign  qualified Contractor Employees as necessary and appropriate to perform this Contract.   Contractor shall ensure all Contractor Employees have the knowledge, skill, and qualifications  to perform this Contract and possess any necessary licenses, permits, certificates, and  governmental authorizations as may be required by law.  3.58.2. Control and Supervision of Contractor Employees.  Contractor shall solely control, direct, and  supervise all Contractor Employees with respect to all Contractor obligations under this  Contract.  Contractor will be solely responsible for and fully liable for the conduct and  supervision of any Contractor Employees.  3.58.3. Removal or Reassignment of Personnel at the PPB’s Request.  Contractor shall remove a  Contractor Employee performing work under this Contract at the PPB’s request provided that  the PPB’s request is based on legitimate, good‐faith reasons.  Replacement personnel for the  removed person must be fully qualified for the position.  If the removal of a Contractor  Employee results in an unanticipated delay, which is attributable to the PPB, then this delay  shall not be considered a breach of the Contract and the terms and conditions of this Contract  affected by the removal will be adjusted accordingly.  3.58.4. Contractor Employee Identification.  If requested by the PPB, Contractor Employees shall  wear and display appropriate PPB‐provided identification at all times while working on PPB  premises. Contractor shall return all PPB‐provided identification upon completion of  Contractor’s obligations under this Contract.  3.58.5. Background Checks.  At the PPB’s request, Contractor Employees performing work under this  Contract shall be subject to a background check by the PPB.  The scope of the background  check is at the discretion of the PPB and the results will be used to determine Contractor  Employee’s eligibility to perform work under this Contract.  Any request for background  checks will be initiated by the PPB and will be reasonably related to the type of work  requested. Contractor and Contractor Employees shall provide all information or documents  necessary to perform the background check.  3.58.6. Compliance with PPB Security Policies and Use Policies.  Contractor shall require all  Contractor Employees to comply with the PPB’s security and acceptable use policies for PPB  property (tangible and intangible), equipment, resources, facilities, and systems.  Upon  request, the PPB shall provide such policies to Contractor.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 97 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 3.58.7. Contractor Employee Expenses.  All Contractor Employees shall be employed at the  Contractor’s sole expense (including employment‐related taxes and insurance).  Contractor  warrants that all Contractor Employees shall fully comply with and adhere to the terms of this  Contract. Contractor shall be solely liable for all applicable Contractor Employees’ federal,  state, or local payment withholdings or contributions and/or all Contractor Employee related  pension or welfare benefits plan contributions under federal or state law.  Contractor shall  indemnify and hold the PPB harmless for all Claims against the PPB by any Contractor  Employee, arising out of any contract for hire or employer‐employee relationship between  Contractor and any Contractor Employee including, but not limited to, Worker’s  Compensation, disability pay, or other insurance of any kind.  3.58.8. Contractor’s Compliance with the Patient Protection and Affordable Care Act.  If Contractor  is subject to the Patient Protection and Affordable Care Act (“ACA”), PL 111‐148, 124 Stat 119,  then Contractor shall ensure that all Contractor Employees, under assignment to the PPB, and  their dependents, as defined by the ACA, are provided with or have access to insurance as  required by the ACA.  If Contractor is subject to the ACA, Contractor warrants it offers group  health coverage to Contractor Employees and their dependents that is affordable, that  provides minimum essential coverage and value, and that each offer of coverage meets the  timing requirements of the ACA.  Contractor warrants, whether or not it is subject to the ACA,  that it will pay all applicable fees, taxes, or fines, as set forth in the employer mandates of the  ACA under Tax Code §4980H and related regulations for any Contractor Employee, whether  the fee, tax, or fine is assessed against the Contractor or the PPB.   3.59. Acknowledgment of Independent Contractor Status.  3.59.1. Independent Contractor.  Nothing in this Contract is intended to establish an employer‐ employee relationship between the PPB and Contractor or any Contractor Employee.  In no  event, shall Contractor Employees be deemed employees, agents, volunteers, or  subcontractors of the PPB.  Contractor shall ensure that Contractor Employees are apprised of  their status as independent contractors and the limitations of this status.  3.59.2. Contractor/Contractor Employee Representations.  Contractor and/or Contractor Employees  shall not represent themselves as PPB employees.  Contractor shall ensure that Contractor  Employees do not represent themselves as PPB employees.  3.59.3. PPB Benefits and Plans.  Contractor and Contractor Employees shall not be entitled to  participate in any PPB employee benefit plans and programs, including but not limited to,  retirement, deferred compensation, insurance (including without limitation, health, disability,  dental, and life), and vacation pay.  This limitation includes access to benefit plans and  programs that are not described by a written plan.  3.59.4. PPB Reliance.  The PPB entered into this Contract in reliance of the representations made by  Contractor regarding its understanding of the role of independent contractors, its stated         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 98 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB relationship to Contractor Employees, and other representations Contractor has made  regarding the management and performance oversights of Contractor Employees.  3.60. Permits and Licenses.  Contractor shall be responsible for obtaining and maintaining,  throughout the term of this Contract, all licenses, permits, certificates, governmental  authorizations, and business/professional licenses necessary to perform this Contract.  Upon  request by the PPB, Contractor shall furnish copies of any permit, license, certificate, or  governmental authorization necessary to perform this Contract.  3.61. E‐Verify. Contractors who wish to contract with the PPB to provide services must first certify  they have registered with, will participate in, and continue to utilize, once registered, the E‐ Verify Program (or any successor program implemented by the federal government or its  departments or agencies) to verify the work authorization status of all newly hired employees  employed by the Contractor.  Breach of this term or condition is considered a material breach  of this Contract.  Contractor’s execution of this Contract constitutes a certification that they  are authorized to certify on behalf of Contractor and do hereby certify on behalf of Contractor  that the Contractor has registered with, has and will participate in, and does and will continue  to utilize once registered and throughout the term of this Contract and any permissible  extension hereof, the E‐Verify Program (or any successor program implemented by the  federal government or its departments or agencies) to verify the work authorization status of  all newly hired employees employed by the Contractor.  3.62. Iran‐Linked Business Certification.  For Michigan PPB’s only: Contractor certifies that it is not  an Iran‐Linked Business.  Contractor further certifies that it was not an Iran‐Linked Business at  the time it submitted its Proposal for this Contract.  Contractor must promptly notify the PPB,  if Contractor becomes an Iran‐Linked Business at any time during this Contract.  3.63. Taxes.  3.63.1. Contractor Taxes.  Contractor shall collect and pay its local, state, and federal taxes, including  but not limited to, all employment taxes, sales taxes, personal property taxes, and real  property taxes.  The PPB shall not be liable to or required to reimburse Contractor for any  local, state, or federal tax of any kind.  3.63.2. PPB Tax‐Exempt.  The PPB is exempt from state and local sales tax, personal property tax, and  real property tax.  Prices under this Contract shall not include taxes, unless the PPB is not tax‐ exempt for a specific Deliverable.  Exemption certificates for sales tax will be furnished upon  request.  3.64. Warranty for Services.  Contractor warrants that all Deliverables that are services shall be  performed in compliance with all applicable laws, statutes, regulations, ordinances, and  professional standards.  3.65. Warranty for Goods.  All Deliverables that are goods shall be subject to the following  warranties:         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 99 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 3.66. Section 508 Compliance.  If Contractor is providing a Deliverable that requires PPB Agents or  the general public to access a website and the Statement of Work provides for Section 508  compliance, Contractor warrants that end users will have the ability to access the website to  register and provide information updates to receive Deliverables in accordance with the  accessibility requirements of Section 508 Amendment to the Rehabilitation Act of 1973 (29  U.S.C. § 794(d).  3.67. Price Warranty. Contractor warrants that it will provide PPBs with the lowest published prices  available for the same level of services and products offered to other similarly situated public  bodies. PPB acknowledges that Contractor commonly provides unique and individualized  services and software products to its customers, and that individual facts, circumstances,  configurations, integrations, and other issues, which inevitably occur in each particular  purchase and sale, can and will affect price.  3.68. NO CONSEQUENTIAL DAMAGES.  UNDER NO CIRCUMSTANCES WILL CONTRACTOR OR ITS  SUBSIDIARIES, AFFILIATES, RESELLERS, DISTRIBUTORS, AGENTS, EMPLOYEES, OFFICERS,  DIRECTORS, CONSULTANTS, OR SUPPLIERS (COLLECTIVELY, "REPRESENTATIVES") BE LIABLE TO  PPB OR ANYONE ELSE FOR ANY SPECIAL, INCIDENTAL, CONSEQUENTIAL OR PUNITIVE  DAMAGES (INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS; LOSSES FROM BUSINESS  INTERRUPTION; LOSS OF BUSINESS REVENUES, INFORMATION OR DATA; COSTS OF  RECREATING LOST INFORMATION OR DATA; OR COSTS OF SUBSTITUTE SOFTWARE, SERVICES,  OR SUPPORT; OR ANY OTHER PECUNIARY LOSS WHATSOEVER), REGARDLESS OF WHETHER  CONTRACTOR OR ITS REPRESENTATIVES HAVE BEEN NOTIFIED OF THE POSSIBILITY OF SUCH  DAMAGES OR LOSSES.  3.69. ADDITIONAL LIMITATIONS ON DAMAGES.  ANY AND ALL DAMAGES SUFFERED BY PPB OR  ANYONE ELSE FOR WHICH CONTRACTOR OR ITS REPRESENTATIVES ARE LIABLE, WHETHER  RELATING TO THE DELIVERABLES, WHETHER BASED ON A BREACH OF CONTRACT OR  WARRANTY, OR NEGLIGENCE, MISREPRESENTATION OR OTHER TORT, OR ON ANY OTHER  LEGAL OR EQUITABLE THEORY, WILL BE STRICTLY LIMITED TO THE ACTUAL DOLLAR AMOUNT  THAT PPB ACTUALLY PAID FOR THE DEFECTIVE DELIVERABLE WITHIN THE 12‐MONTH PERIOD  IMMEDIATELY PRECEDING THE DATE THAT CONTRACTOR RECEIVES NOTICE OF AN EXISTING  OR POTENTIAL CLAIM OR SUIT AGAINST IT. NO CLAIM OR SUIT MAY BE BROUGHT AGAINST  CONTRACTOR OR ITS REPRESENTATIVES BASED ON A BREACH OF CONTRACT, BREACH OF  WARRANTY, NEGLIGENCE, MISREPRESENTATION OR OTHER TORT, OR ON ANY OTHER LEGAL  OR EQUITABLE THEORY, MORE THAN ONE YEAR AFTER PPB FIRST DISCOVERED OR SHOULD  HAVE DISCOVERED ANY OF THE FACTS THAT GAVE RISE TO THE CLAIM OR SUIT. THIS  LIMITATION APPLIES EVEN IF THE DAMAGES AVAILABLE TO PPB OR ANY OTHER CLAIMANT DO  NOT FULLY COMPENSATE THEM FOR ANY OR ALL OF THEIR LOSSES OR CONTRACTOR WAS  ADVISED, KNEW OR SHOULD HAVE KNOWN, ABOUT THE POSSIBILITY OF DAMAGES OR A  CLAIM.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 100 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB LIABILITY FOR INDEMNIFICATION   3.70. Contractor Indemnification.  Contractor shall indemnify, defend, and hold PPB harmless from  all Claims, incurred by or asserted against PPB by any person or entity, which have been  caused by the acts or omissions of Contractor or Contractor’s Employees in breach of this  Contract or by negligence.  PPB’s right to indemnification is in excess and above any insurance  rights/policies required by this Contract.  3.71. No Indemnification from the PPB.  Contractor will have no right against PPB where contrary  to applicable law.  3.72. Limitations.  Contractor’s indemnification obligations set forth in this Contract will not apply  if, and to the extent that, a Claim arises from: (a) PPB’s data or applications; (b) Contractor’s  compliance with any designs, specifications or instructions of the County; (c) PPB’s use of the  Deliverables or Software in a way not specified or intended by Contractor; (d) the combination  of the Deliverables or Software with other products, services, equipment, devices, software,  systems or data not supplied by Contractor to the extent such Claim is caused by such  combination; (e) the modification, alteration, integration, or reconfiguration of the  Deliverables or Software, except when performed, approved or recommended by Contractor;  (f) modification of the Deliverables or Software by PPB or a third party without the prior  knowledge and written approval of Contractor; (g) use by PPB after notice by Contractor to  discontinue use of all or a portion of the Deliverables or Software, provided that Contractor  offers PPB a reasonable alternative, temporary fix, or workaround; (h) any use by PPB of any  third‐party services or software unless the Claim arose against Contractor’s Deliverables or  Software independently of any of these specified actions. The Parties recognize that a court  may find that both Parties are partially responsible for, or the cause of, a Claim; and the court  may apply the principles of comparative negligence to apportion the amount of the Claim  between each Party.  3.73. Prompt Notice of Claim Required. Contractor’s indemnification obligations apply only if PPB  promptly notifies Contractor in writing of the Claim, but PPB’s failure to provide timely notice  shall only relieve Contractor from its indemnification obligations (i) if and to the extent such  late notice prejudiced the defense or resulted in increased expense or loss to Contractor, or  (ii) the PPB delays by more than 30 days giving written notice to Contractor of the Claim after  first learning of the Claim.  §4. CONTRACTOR PROVIDED INSURANCE.  At all times during this Contract, Contractor shall  obtain and maintain insurance according to the specifications listed in Exhibit I.  INTELLECTUAL PROPERTY AND CONFIDENTIALITY  4.1. Contractor Use of Confidential Information/PPB Data.  Contractor and/or Contractor  Employees shall not reproduce, provide, disclose, or give access to Confidential Information or  PPB Data to any Contractor Employee not having a legitimate need to know the Confidential         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 101 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB Information or PPB Data or to any third‐party.  Contractor and Contractor Employees shall  only use the Confidential Information and PPB Data for performance of this Contract.   Notwithstanding the foregoing, Contractor may disclose the Confidential Information or PPB  Data if required by law, statute, or other legal process; provided that Contractor:  (a) gives the  PPB prompt written notice of the impending disclosure, (b) provides reasonable assistance to  the PPB in opposing or limiting the disclosure, and (c) makes only such disclosure as is  compelled or required.  This Contract imposes no obligation upon Contractor with respect to  any Confidential Information or PPB Data which Contractor can establish by legally sufficient  evidence: (a) was in possession of or was known by Contractor, prior to its receipt from the  PPB, without any obligation to maintain its confidentiality; or (b) is obtained by Contractor  from a third party having the right to disclose it, without an obligation to keep such  information confidential; or (c) is a matter of public record.  4.2. Contractor Use of PPB Licensed Software.  In order for Contractor to perform this Contract,  the PPB may permit Contractor or Contractor Employees to access certain Software licensed  to the PPB.  Contractor or Contractor Employees shall not transfer, remove, use, copy, or  otherwise provide or make available any such Software or documentation to any other person  or entity, for any purpose, without the prior written consent of the PPB and/or the licensor.   Furthermore, neither Contractor nor Contractor Employee shall produce a source listing,  decompile, disassemble, or otherwise reverse engineer any copyrighted Software.  Neither  Contractor nor Contractor Employee shall use any Software contrary to the provisions of any  applicable Software license agreement or state or federal law.  GENERAL TERMS AND CONDITIONS  4.3. Access to PPB Property or Facilities.  As set forth in this Contract, Contractor has access to  and the right to use PPB property and facilities necessary to perform this Contract.  Unless  otherwise provided in this Contract or Contractor receives prior written permission from the  PPB, Contractor may only access and use PPB property and facilities for performance of this  Contract on Business Days.  4.4. Signs on PPB Property or Facilities.  Contractor shall not place any signs or advertisements on  PPB property or facilities without the prior written permission of the PPB.  4.5. Use of PPB Property or Facilities.  While performing this Contract, Contractor shall keep PPB  property or facilities and anything stored thereon in a clean, safe, and healthful condition and  shall keep the property and facilities in a manner that will not prevent or interfere with the  PPB’s performance of its functions.  4.6. Removal of Contractor Personal Property.  At the expiration or termination of this Contract,  Contractor shall leave PPB property or facilities in the same condition that Contractor found  them and clean of all rubbish.  Contractor shall remove all of its personal property within  thirty (30) Days of expiration or termination of this Contract.  If Contractor does not remove         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 102 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB its personal property within the thirty (30) Day period, then the PPB shall dispose of it and bill  Contractor for any costs associated with the removal and disposal.  4.7. Damage to PPB Property or Facilities.  Contractor shall be responsible for any damage to any  PPB property or a facility that is caused by Contractor or Contractor Employees.  If damage  occurs, the PPB shall make the necessary repairs and/or replacements or cause a third party  to make the necessary repairs or replacements, provided, however, that Contractor shall  reimburse the PPB for all costs associated with repairing and/or replacing the damaged  property or facilities.  4.8. Damage to Contractor’s Property.  Contractor shall be solely liable and responsible for any  property loss or damage resulting from fire, theft, or other means to Contractor’s personal  property located, kept, or stored on or at PPB property or facilities during performance of this  Contract.  4.9. PPB’s Right to Suspend Contract Performance.  Upon written notice, the PPB may require  Contractor to suspend performance of this Contract if Contractor has failed to comply with  federal, state, or local laws or any requirements contained in this Contract.  The right to  suspend performance of this Contract is in addition to the PPB’s right to terminate and/or  cancel this Contract.  The PPB shall incur no penalty, expense, or liability to Contractor if the  PPB suspends performance of this Contract under this Section.  4.10. Discrimination.  Contractor shall not discriminate against any employee or applicant for  employment in violation of state or federal law. Contractor shall promptly notify the PPB of  any complaint or charge filed and/or of any determination by any court or administrative  agency of illegal discrimination by Contractor.  4.11. Conflict of Interest.  No contracts shall be entered into between the PPB and any PPB Agent.   To avoid any real or perceived conflict of interest, Contractor shall identify any Contractor  Employee or relative of Contractor’s Employees who are presently employed by the PPB.   Contractor shall give the PPB notice if there are any PPB Agents or relatives of PPB Agents  who are presently employed by Contractor.  4.12. Access and Records.  Contractor will maintain accurate books and records in connection with  performance of this Contract for thirty‐six (36) months after the end of this Contract and  Contractor shall provide the PPB with reasonable access to such books and records, upon  reasonable notice of the request.  4.13. Audit.  The PPB or an independent auditor hired by the PPB may perform contract audits (in  its sole discretion) and shall have the authority to access all pertinent records and data and to  interview any Contractor Employee during the term of this Contract and for a period of twelve  (12) months after final payment.  Contractor shall explain any audit findings, questioned costs,  or other Contract compliance deficiencies to the PPB within thirty (30) Business Days of  receiving the draft audit report.  Contractor’s written response shall include all necessary  documents and information that refute the draft audit report and an action plan to resolve         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 103 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB the audit findings.  A copy of Contractor’s response will be included in the final report.  Failure  by Contractor to respond in writing within thirty (30) Business Days shall be deemed  acceptance of the draft audit report and will be noted in the final report.  4.14. Assignments/Delegations/Subcontracts.  4.14.1. Prior Written Consent Required.  Except by operation of law, neither Party may assign,  delegate, or subcontract any of its duties, obligations, or rights under this Contract without  the prior written consent of the other Party; provided, however, Contractor may assign,  delegate, or subcontract this Contract to an affiliate or subsidiary as long as the affiliate or  subsidiary is adequately capitalized and can provide adequate written assurances to the PPB  that the affiliate or subsidiary can perform this Contract.  The PPB may withhold consent, if  the PPB determines that the assignment, delegation, or subcontract would impair  performance of this Contract or the PPB’s ability to recover damages under this Contract.   Contractor shall also provide the PPB with adequate information to allow the PPB to make a  determination regarding the assignment, delegation, or subcontract.  4.14.2. Flow Down Clause Required.  Any assignment, delegation, or subcontract by Contractor must  include a requirement that the assignee, delegee, or subcontractor will comply with the terms  and conditions of this Contract.  The assignment, delegation, or subcontract shall in no way  diminish or impair performance of any term or condition of this Contract.  4.14.3. Contractor Responsibility for Assigns/Delegates/Subcontractors.  If Contractor assigns,  delegates, or subcontracts this Contract, in whole or in part, Contractor shall remain the sole  point of contact regarding all matters under this Contract and shall remain liable for  performance of this Contract.  Contractor is solely responsible for the management of  assignees, delegees, and subcontractors.  4.14.4. Performance Required.  If an assignee, delegee, or subcontractor fails to perform as required  under this Contract, Contractor shall contract with another entity for such performance.  Any  additional costs associated with securing another assignee, delegee, or subcontractor shall be  the sole responsibility of Contractor.  4.15. Non‐Exclusive Contract.  This Contract is a non‐exclusive agreement. No provision in this  Contract limits or is intended to limit, in any way, Contractor’s right to offer and provide its  services to the general public, other business entities, municipalities, or governmental  agencies during or after the term of this Contract.  Similarly, the PPB may freely engage other  persons to perform the same work that Contractor performs.  Except as provided in this  Contract, this Contract shall not be construed to guarantee Contractor or any Contractor  Employee any fixed or certain number of Deliverables.  4.16. No Third‐Party Beneficiaries.  Except as provided for the benefit of the Parties, this Contract  does not and is not intended to create any obligation, duty, promise, contractual right or  benefit, right to be indemnified, right to be subrogated to the Parties’ right in this Contract, or  any other right in favor of any other person or entity.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 104 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 4.16.1. Survival of Terms and Conditions.  The following terms and conditions shall survive and  continue in full force beyond the termination or cancellation of this Contract (or any part  thereof) until the terms and conditions are fully satisfied or expire by their nature: Section 1.  Contract Purpose, Section 2. Contract Definitions, Section 6. Scope of Deliverables and  Financial/Payment Obligations, Section 7. Contractor’s Warranties and Assurances, Section 8.  Liability for Indemnification, Section 9. Contractor Provided Insurance, Section 10. Intellectual  Property and Confidentiality, and Section 11. General Terms and Conditions.  4.17. Reservation of Rights.  This Contract does not, and is not intended to impair, divest, delegate,  or contravene any constitutional, statutory, or other legal right, privilege, power, obligation,  duty, or immunity of the PPB.  4.18. Compliance with Laws.  Contractor shall comply with all federal, state, and local laws,  statutes, ordinances, regulations, insurance policy requirements, and requirements applicable  to its activities under this Contract.  4.19. Force Majeure.  Notwithstanding any other term or condition of this Contract, neither Party  shall be liable for failure to perform contractual duties or obligations caused by events beyond  their reasonable control, including but not limited to:  (a) acts of public enemies; (b) natural  disasters; (c) terrorism; (d) war; (e) insurrection or riot; (f) natural disasters; (g) strikes,  lockouts, work stoppages, or other labor difficulties; or (h) compliance with law.  Reasonable  notice shall be given to the affected Party of such event.  Contractor is expected, through  insurance or alternative temporary or emergency service arrangements, to continue its  contractual duties or obligations if a reasonably anticipated, insurable business risk, such as  business interruption or any insurable casualty or loss occurs.   4.20. Notices.  4.20.1. Written Notice.  All notices required under this Contract shall be in writing.  Notices shall be  effective:  (a) the next Business Day, if personally delivered; (b) the third Business Day, if sent  by U.S. mail, postage prepaid, return receipt requested; (c) the next Business Day, if sent by a  nationally recognized overnight express courier with a reliable tracking system; or (d) the next  Business Day with a receipt of confirmation, if sent by e‐mail or fax.   4.20.2. Notice to Contractor.  Unless otherwise specified, notice to Contractor shall be addressed to  the Contract Administrator listed on the signature page of this Contract.  4.20.3. Notice to PPB.  Unless otherwise specified herein, notice to the PPB shall be addressed to  Purchasing, the PPB Project Manager (if applicable), and the PPB Contract Administrator(s)  listed on the signature page of this Contract.  4.21. Captions.  Section and subsection numbers, captions, and any index to sections or subsections  contained in this Contract are intended for the convenience of the reader and are not  intended to have any substantive meaning and shall not be interpreted to limit or modify any  substantive provisions of this Contract.  In this Contract, for any noun or pronoun, use of the         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 105 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB singular or plural form, use of the nominative, possessive, or objective case, and any reference  to gender (masculine, feminine, and neuter) shall mean the appropriate form, case, or gender  as the context requires.  4.22. Waiver.  Waiver of any term or condition under this Contract must be in writing and notice  given pursuant to this Contract.  No written waiver, in one or more instances, shall be deemed  or construed as a continuing waiver of any term or condition of this Contract.  No waiver by  either Party shall subsequently affect its right to require strict performance of this Contract.  4.23. Cumulative Remedies.  A Party’s exercise of any remedy shall not preclude the exercise of any  other remedies, all of which shall be cumulative.  A Party shall have the right, in its sole  discretion, to determine which remedies are to be exercised and in which order.  4.24. Severability.  If a court of competent jurisdiction finds a term or condition of this Contract to  be illegal or invalid, then the term or condition shall be deemed severed from this Contract.   All other terms or conditions shall remain in full force and effect.  Notwithstanding the above,  if Contractor’s promise to indemnify or hold the PPB harmless is found illegal or invalid,  Contractor shall contribute the maximum it is permitted to pay by law toward the payment  and satisfaction of any Claims against the PPB.  4.25. Dispute Resolution.  All disputes arising under or relating to the execution, interpretation,  performance, or nonperformance of this Contract involving or affecting the Parties may first  be submitted to the respective Project Manager (if applicable) and Contract Administrators  for possible resolution.  4.26. Governing Laws/Consent to Jurisdiction and Venue.  This Contract shall be governed,  interpreted, and enforced by the laws of the state of the PPB.  Except as otherwise required  by law or court rule, any action brought to enforce, interpret, or decide any Claim arising  under or related to this Contract shall be brought in the state Court or the United States  District Court located in the state of the PPB, as dictated by the applicable jurisdiction of the  court.  Except as otherwise required by law or court rule, venue is proper in the court set forth  above.  The choice of forum set forth above shall not be deemed to preclude the enforcement  of any judgment obtained in such forum or taking action under this Contract to enforce such  judgment in any appropriate jurisdiction.  4.27. Entire Contract.  This Contract represents the entire agreement and understanding between  the Parties.  This Contract supersedes all other prior oral or written understandings,  communications, agreements, or contracts between the Parties.  The language of this  Contract shall be construed as a whole according to its fair meaning and not construed strictly  for or against any Party.            PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 106 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB EXHIBIT I    INSURANCE REQUIREMENTS  During this Contract, the Contractor shall provide and maintain, at their own expense, all insurance as  set forth and marked below, protecting the PPB against any Claims, as defined in this Contract.  The  insurance shall be written for not less than any minimum coverage herein specified.  Primary Coverages  Commercial General Liability Occurrence Form including:  (a) Premises and Operations; (b) Products  and Completed Operations (including On and Off Premises Coverage); (c) Personal and Advertising  Injury; (d) Broad Form Property Damage; (e) Independent Contractors; (f) Broad Form Contractual  including coverage for obligations assumed in this Contract;   $1,000,000 – Each Occurrence Limit  $1,000,000 – Personal & Advertising Injury   $2,000,000 – Products & Completed Operations Aggregate Limit  $2,000,000 – General Aggregate Limit  $   100,000 – Damage to Premises Rented to You (formally known as Fire Legal Liability)  Workers’ Compensation Insurance with limits statutorily required by any applicable Federal or State  Law and Employers Liability insurance with limits of no less than $500,000 each accident, $500,000  disease each employee, and $500,000 disease policy limit.   4. ☐  Fully Insured or State approved self‐insurer.  5. ☐  Sole Proprietors must submit a signed Sole Proprietor form.  6. ☐  Exempt entities, Partnerships, LLC, etc., must submit a Certificate of Exemption.    Commercial Automobile Liability Insurance covering bodily injury or property damage arising out of  the use of any owned, hired, or non‐owned automobile with a combined single limit of $1,000,000  each accident.  This requirement is waived if there are no company owned, hired or non‐owned  automobiles utilized in the performance of this Contract.  Commercial Umbrella/Excess Liability Insurance with minimum limits of $2,000,000 each occurrence.   Umbrella or Excess Liability coverage shall be no less than following form of primary coverages or  broader. This Umbrella/Excess requirement may be met by increasing the primary Commercial General  Liability limits to meet the combined limit requirement.           PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 107 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB Supplemental Coverages (Required as Checked)    9. ☐ Professional Liability/Errors & Omissions Insurance (Consultants, Technology Vendors,  Architects, Engineers, Real Estate Agents, Insurance Agents, Attorneys, etc.) with minimum limits of  $1,000,000 per claim and $1,000,000 aggregate.    10. ☐ Commercial Property Insurance. The Contractor shall be responsible for obtaining and  maintaining insurance covering their equipment and personal property against all physical damage.    11. ☐ Cyber Liability Insurance with minimum limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000  aggregate.     12. ☐  Other Insurance Coverages as may be dictated by the provided product/service and deemed  appropriate by the PPB.            PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 108 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB General Insurance Conditions  The aforementioned insurance shall be endorsed, as applicable, and shall contain the following terms,  conditions, and/or endorsements.  All certificates of insurance shall provide evidence of compliance  with all required terms, conditions and/or endorsements.  9. All policies of insurance shall be on a primary, non‐contributory basis with any other insurance or  self‐insurance carried by the PPB;  10. The insurance company(s) issuing the policy(s) shall have no recourse against the PPB for  subrogation (policy endorsed written waiver), premiums, deductibles, or assessments under any  form.  All policies shall be endorsed to provide a written waiver of subrogation in favor of the PPB;  11. Any and all deductibles or self‐insured retentions shall be assumed by and be at the sole risk of the  Contractor;  12. Contractors shall be responsible for their own property insurance for all equipment and personal  property used and/or stored on PPB property;  13. The Commercial General Liability and Commercial Automobile Liability policies along with any  required supplemental coverages shall be endorsed to name the PPB of Oakland and it officers,  directors, employees, appointees and commissioners as additional insured where permitted by law  and policy form;  14. The Contractor shall require its contractors or sub‐contractors, not protected under the  Contractor’s insurance policies, to procure and maintain insurance with coverages, limits,  provisions, and/or clauses equal to those required in this Contract;  15. Certificates of insurance must be provided no less than ten (10) Business Days prior to the PPB’s  execution of the Contract and must bear evidence of all required terms, conditions and  endorsements; and  16. All insurance carriers must be licensed and approved to do business in the State of the PPB and  shall have and maintain a minimum A.M. Best’s rating of A‐ unless otherwise approved by the PPB.              PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 109 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB EXHIBIT II  BUSINESS ASSOCIATE AGREEMENT  (Health Insurance Portability and Accountability Act Requirements)  Exhibit II is a Business Associate Agreement between Contractor (“Business Associate”) and the PPB  (“Covered Entity”).  This Exhibit is incorporated into the Contract and shall be hereinafter referred to as  “Agreement.”  The purpose of this Agreement is to facilitate compliance with the Privacy and Security  Rules and to facilitate compliance with HIPAA and the HITECH Amendment to HIPAA.    §1. DEFINITIONS.  The following terms have the meanings set forth below for purposes of the  Agreement, unless the context clearly indicates another meaning.  Terms used but not  otherwise defined in this Agreement have the same meaning as those terms in the Privacy Rule.  1.1 Business Associate. “Business Associate” means the Contractor.  1.2 CFR. “CFR” means the Code of Federal Regulations.  1.3 Contract.  “Contract” means the document with the Purchasing Contract Number:            1.4 Contractor.  “Contractor” means the entity or individual defined in the Contract and listed on  the first page of this Contract.  1.5 Covered Entity. “Covered Entity” means the PPB as defined in the Contract.  1.6 Designated Record Set. “Designated Record Set” is defined in 45 CFR 164.501.  1.7 Electronic Health Record. “Electronic Health Record” means an electronic record of health‐ related information on an individual that is created, gathered, managed, and consulted by  authorized health care clinicians and staff.  1.8 HIPAA. “HIPAA” means the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996.  1.9 HITECH Amendment. “HITECH Amendment” means the changes to HIPAA made by the Health  Information Technology for Economic and Clinical Health Act.  1.10 Individual. “Individual” is defined in 45 CFR 160.103 and includes a person who qualifies as a  personal representative in 45 CFR 164.502(g).  1.11 Privacy Rule. “Privacy Rule” means the privacy rule of HIPAA as set forth in the Standards for  Privacy of Individually Identifiable Health Information at 45 CFR part 160 and part 164, subparts  A and E.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 110 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 1.12 Protected Health Information. “Protected Health Information” or “PHI” is defined in 45 CFR  160.103, limited to the information created or received by Business Associate from or on behalf  of Covered Entity.  1.13 Required By Law. “Required By Law” is defined in 45 CFR 164.103.  1.14 Secretary. “Secretary” means the Secretary of the Department of Health and Human Services  or his or her designee.  1.15 Security Incident. “Security Incident” is defined in 45 CFR 164.304.  1.16 Security Rule. “Security Rule” means the security standards and implementation specifications  at 45 CFR part 160 and part 164, subpart C.  §2. OBLIGATIONS AND ACTIVITIES OF BUSINESS ASSOCIATE.  Business Associate agrees to perform  the obligations and activities described in this Section.  2.1 Business Associate understands that pursuant to the HITECH Amendment, it is subject to the  HIPAA Privacy and Security Rules in a similar manner as the rules apply to Covered Entity.  As a  result, Business Associate shall take all actions necessary to comply with the HIPAA Privacy and  Security Rules for business associates as revised by the HITECH Amendment, including, but not  limited to, the following:  (a) Business Associate shall appoint a HIPAA privacy officer and a  HIPAA security officer; (b) Business Associate shall establish policies and procedures to ensure  compliance with the Privacy and Security Rules; (c) Business Associate shall train its workforce  regarding the Privacy and Security Rules; (d) Business Associate shall enter into a  privacy/security agreement with Covered Entity; (e) Business Associate shall enter into  privacy/security agreements with its subcontractors that perform functions relating to Covered  Entity involving PHI; and (f) Business Associate shall conduct a security risk analysis.  2.2 Business Associate shall not to use or disclose PHI other than as permitted or required by this  Agreement or as required by law.  2.3 Business Associate shall use appropriate safeguards to prevent use or disclosure of the PHI.   Business Associate shall implement administrative, physical, and technical safeguards (including  written policies and procedures) that reasonably and appropriately protect the confidentiality,  integrity, and availability of PHI that it creates, receives, maintains, or transmits on behalf of  Covered Entity as required by the Security Rule.  2.4 Business Associate shall mitigate, to the extent practicable, any harmful effect that is known to  Business Associate of a use or disclosure of PHI by Business Associate in violation of law or this  Agreement.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 111 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 2.5 Business Associate shall report to Covered Entity any known Security Incident or any known use  or disclosure of PHI not permitted by this Agreement.  2.6 Effective September 23, 2009 or the date this Agreement is signed, if later, Business Associate  shall do the following in connection with the breach notification requirements of the HITECH  Amendment:  2.6.1 If Business Associate discovers a breach of unsecured PHI, as those terms are defined by 45 CFR  164.402, Business Associate shall notify Covered Entity without unreasonable delay but no later  than ten (10) calendar days after discovery.  For this purpose, “discovery” means the first day  on which the breach is known to Business Associate or should have been known by exercising  reasonable diligence.  Business Associate shall be deemed to have knowledge of a breach if the  breach is known or should have been known by exercising reasonable diligence, to any person,  other than the person committing the breach, who is an employee, officer, subcontractor, or  other agent of Business Associate.  The notification to Covered Entity shall include the  following: (a) identification of each individual whose unsecured PHI has been breached or has  reasonably believed to have been breached and (b) any other available information in Business  Associate’s possession that the Covered Entity is required to include in the individual notice  contemplated by 45 CFR 164.404.  2.6.2 Notwithstanding the immediate preceding subsection, Business Associate shall assume the  individual notice obligation specified in 45 CFR 164.404 on behalf of Covered Entity where a  breach of unsecured PHI was committed by Business Associate or its employee, officer,  subcontractor, or other agent of Business Associate or is within the unique knowledge of  Business Associate as opposed to Covered Entity.  In such case, Business Associate shall prepare  the notice and shall provide it to Covered Entity for review and approval at least five (5)  calendar days before it is required to be sent to the affected individual(s).  Covered Entity shall  promptly review the notice and shall not unreasonably withhold its approval.  2.6.3 Where a breach of unsecured PHI involves more than five hundred (500) individuals and was  committed by the Business Associate or its employee, officer, subcontractor, or other agent or  is within the unique knowledge of Business Associate as opposed to Covered Entity, Business  Associate shall provide notice to the media pursuant to 45 CFR 164.406.  Business Associate  shall prepare the notice and shall provide it to Covered Entity for review and approval at least  five (5) calendar days before it is required to be sent to the media.  Covered Entity shall  promptly review the notice and shall not unreasonably withhold its approval.  2.6.4 Business Associate shall maintain a log of breaches of unsecured PHI with respect to Covered  Entity and shall submit the log to Covered Entity within thirty (30) calendar days following the  end of each calendar year, so that the Covered Entity may report breaches to the Secretary in  accordance with 45 CFR 164.408.  This requirement shall take effect with respect to breaches  occurring on or after September 23, 2009.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 112 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 2.7 Business Associate shall ensure that any agent or subcontractor to whom it provides PHI,  received from Covered Entity or created or received by Business Associate on behalf of Covered  Entity, agrees in writing to the same restrictions and conditions that apply to Business Associate  with respect to such information.  Business Associate shall ensure that any such agent or  subcontractor implements reasonable and appropriate safeguards to protect Covered Entity’s  PHI.  2.8 Business Associate shall provide reasonable access, at the written request of Covered Entity, to  PHI in a Designated Record Set to Covered Entity or, as directed in writing by Covered Entity, to  an Individual in order to meet the requirements under 45 CFR 164.524.  2.9 Business Associate shall make any amendment(s) to PHI in a Designated Record Set that the  Covered Entity directs in writing or agrees to pursuant to 45 CFR 164.526.  2.10 Following receipt of a written request by Covered Entity, Business Associate shall make internal  practices, books, and records reasonably available to the Secretary in order to determine  Covered Entity's compliance with the Privacy Rule.  The afore mentioned materials include  policies and procedures and PHI information relating to the use and disclosure of PHI received  from Covered Entity or created or received by Business Associate on behalf of Covered Entity.  2.11 Business Associate shall document disclosures of PHI and information related to such  disclosures, to permit Covered Entity to respond to a request by an Individual for:  (a) an  accounting of disclosures of PHI in accordance with 45 CFR 164.528 or (b) effective January 1,  2011 or such later effective date prescribed by regulations issued by the U.S. Department of  Health and Human Services, an accounting of disclosures of PHI from an Electronic Health  Record in accordance with the HITECH Amendment.  2.12 Following receipt of a written request by Covered Entity, Business Associate shall provide to  Covered Entity or an Individual information collected in accordance with Section 2 to permit  Covered Entity to respond to a request by an Individual for:  (a) an accounting of disclosures of  PHI in accordance with 45 CFR 164.528 or (b) effective as of January 1, 2011 or such later  effective date prescribed by regulations issued by the U.S. Department of Health and Human  Services, an accounting of disclosures of Protected Health Information from an Electronic  Health Record in accordance with the HITECH Amendment.  §3. PERMITTED USES AND DISCLOSURES BY BUSINESS ASSOCIATE.  Business Associate may use  and disclose PHI as set forth in this Section.  3.1 Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may use or disclose PHI to  perform functions, activities, or services for or on behalf of Covered Entity as specified in the  underlying service agreement between Covered Entity and Business Associate, provided that  such use or disclosure shall not violate the Privacy Rule if done by Covered Entity or the         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 113 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB minimum necessary policies and procedures of the Covered Entity.  If no underlying service  agreement exists between Covered Entity and Business Associate, Business Associate may use  or disclose PHI to perform functions, activities, or services for or on behalf of Covered Entity for  the purposes of payment, treatment, or health care operations as those terms are defined in  the Privacy Rule, provided that such use or disclosure shall not violate the Privacy Rule if done  by Covered Entity or the minimum necessary policies and procedures of the Covered Entity.  3.2 Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may use PHI for the proper  management and administration of the Business Associate or to carry out the legal  responsibilities of the Business Associate.  3.3 Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may disclose PHI for the  proper management and administration of the Business Associate or to carry out the legal  responsibilities of the Business Associate, provided that disclosures are Required by Law or  Business Associate obtains reasonable assurances in writing from the person to whom the  information is disclosed that: (a) the disclosed PHI will remain confidential and will be used or  further disclosed only as Required by Law or for the purpose for which it was disclosed to the  person and (b) the person notifies the Business Associate of any known instances in which the  confidentiality of the information has been breached.   3.4 Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may use PHI to provide data  aggregation services to Covered Entity as permitted by 45 CFR 164.504(e)(2)(i)(B).  3.5 Business Associate may use PHI to report violations of law to appropriate federal and state  authorities, consistent with 45 CFR 164.502(j)(1).  §4. OBLIGATIONS OF COVERED ENTITY.  4.1 Covered Entity shall notify Business Associate of any limitation(s) of Covered Entity in its notice  of privacy practices in accordance with 45 CFR 164.520, to the extent that such limitation may  affect Business Associate’s use or disclosure of PHI.  4.2 Covered Entity shall notify Business Associate of any changes in or revocation of permission by  an Individual to use or disclose PHI, to the extent that such changes may affect Business  Associate’s use or disclosure of PHI.  4.3 Covered Entity shall use appropriate safeguards to maintain and ensure the confidentiality,  privacy and security of PHI transmitted to Business Associate pursuant to this Agreement, the  Contract, and the Privacy Rule, until such PHI is received by Business Associate, pursuant to any  specifications set forth in any attachment to the Contract.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 114 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 4.4 Covered Entity shall manage all users of the services including its qualified access, password  restrictions, inactivity timeouts, downloads, and its ability to download and otherwise process  PHI.  4.5 The Parties acknowledge that Covered Entity owns and controls its data.  4.6 Covered Entity shall provide Business Associate with a copy of its notice of privacy practices  produced in accordance with 45 CFR Section 164.520, as well as any subsequent changes or  limitation(s) to such notice, to the extent such changes or limitations may effect Business  Associate’s use or disclosure of PHI. Covered Entity shall provide Business Associate with any  changes in or revocation of permission to use or disclose PHI, to the extent the changes or  revocation may affect Business Associate’s permitted or required uses or disclosures. To the  extent that the changes or revocations may affect Business Associate’s permitted use or  disclosure of PHI, Covered Entity shall notify Business Associate of any restriction on the use or  disclosure of PHI that Covered Entity has agreed to in accordance with 45 CFR Section 164.522.  Covered Entity may effectuate any and all such notices of non‐private information via posting  on Covered Entity’s web site.  §5. EFFECT OF TERMINATION.  5.1 Except as provided in Section 5, upon termination of this Agreement or the Contract, for any  reason, Business Associate shall return or destroy (at Covered Entity’s request) all PHI received  from Covered Entity or created or received by Business Associate on behalf of Covered Entity.   This provision shall apply to PHI that is in the possession of subcontractors or agents of  Business Associate.  Business Associate shall retain no copies of PHI.  5.2 If Business Associate determines that returning or destroying the PHI is infeasible, Business  Associate shall provide to Covered Entity written notification of the conditions that make  return or destruction infeasible.  Upon receipt of written notification that return or destruction  of PHI is infeasible, Business Associate shall extend the protections of this Agreement to such  PHI and shall limit further uses and disclosures of such PHI to those purposes that make the  return or destruction infeasible, for so long as Business Associate maintains such PHI, which  shall be for a period of at least six (6) years.  §6 MISCELLANEOUS.  6.1 This Agreement is effective when the Contract is executed or when Business Associate  becomes a Business Associate of Covered Entity and both Parties sign this Agreement, if later.   However, certain provisions have special effective dates, as set forth herein or as set forth in  HIPAA or the HITECH Amendment.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 115 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB 6.2 Regulatory References. A reference in this Agreement to a section in the Privacy Rule or  Security Rule means the section as in effect or as amended.  6.3 Amendment.  The Parties agree to take action to amend this Agreement as necessary for  Covered Entity to comply with the Privacy and Security requirements of HIPAA.  If the Business  Associate refuses to sign such an amendment, this Agreement shall automatically terminate.  6.4 Survival. The respective rights and obligations of Business Associate and Covered Entity under  this Agreement shall survive the termination of this Agreement and/or the Contract.              PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 116 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB EXHIBIT III  SOFTWARE LICENSE     This Laserfiche End User Software License Agreement ("License Agreement") is made between  Compulink Management Center, Inc., a California corporation doing business as Laserfiche, whose  principal place of business is in Long Beach, California ("Laserfiche"), and the party (referred to as the  "Licensee") on whose server or systems the Software (as described in Section 1.A below) will be made  available for use.    PLEASE READ THIS LICENSE AGREEMENT CAREFULLY. BY INSTALLING, COPYING OR USING THE  SOFTWARE OR THE DOCUMENTATION THAT ACCOMPANIES THIS LICENSE AGREEMENT (THE  "DOCUMENTATION"), LICENSEE AGREES TO THE TERMS OF THIS LICENSE AGREEMENT ON BEHALF OF  THE PARTY ON WHOSE SERVER OR SYSTEMS THE SOFTWARE WILL BE AVAILABLE FOR USE. IF LICENSEE  DOES NOT AGREE OR IS NOT AN INDIVIDUAL AUTHORIZED TO ENTER INTO LICENSE AGREEMENTS ON  BEHALF OF SUCH PARTY, DO NOT DOWNLOAD, INSTALL, COPY OR USE THE SOFTWARE OR THE  DOCUMENTATION WITHOUT OBTAINING THE AGREEMENT OF AN AUTHORIZED INDIVIDUAL AND, IF  APPLICABLE, RETURN THE SOFTWARE AND DOCUMENTATION TO YOUR SUPPLIER FOR A FULL REFUND.    RECITALS    A. Laserfiche has developed and markets document imaging, enterprise content management,  and related software programs, solutions and products under the brand name Laserfiche®.    B. Laserfiche Software includes confidential proprietary information and trade secrets of  Laserfiche, which embody substantial creative efforts and confidential information, ideas,  and expressions. Laserfiche has invested large amounts of capital and time to develop and  promote the Software. Laserfiche claims copyrights in the Software.    C.  Licensee understands that the Software is compatible only with certain types of computers  and operating systems and that Licensee is responsible for assuring the compatibility  between its computer systems, its software solutions, if any, and the Software.     THEREFORE, in consideration of the premises and covenants contained in this License Agreement,  Laserfiche and Licensee agree as follows:    Terms of License Agreement    1. Grant of License.    A. Description of the Software.  The Software may include, without limitation express or  implied, some or all of the following types of software: (a) "Server Software" that provides         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 117 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB document management services to other programs; (b) "Client Software" that allows a  computer or workstation to access or utilize the services functionality provided by the Server  Software; (c) "Stand‐alone Software" that operates on a single computer; (d)  "Demonstration Software" that is provided only for demonstration, testing and feedback  purposes; (e) "Distributed Computing Cluster Software" that allows distribution of  processing work for certain Laserfiche application tasks onto other machines; and/or (f)  "Plug‐in Software Modules" that can be added to the previously mentioned types of  software. If a separate license applies to particular Laserfiche software, such as terms that  accompany a software development kit or Laserfiche software designated for "application  service provider" purposes, those terms will also apply. Otherwise, this License Agreement  applies to the Software installed on Licensee’s systems. Laserfiche grants Licensee a limited,  non‐exclusive, non‐transferable license to install and use the Software subject to the terms  and conditions of this License Agreement and the Acquisition Agreement (described in  Section 1.B.i below).     B. Definitions.  The following definitions will apply to this Agreement:    vii. “Acquisition Agreement” means the applicable Laserfiche invoice, Licensee Order  (defined in Section 1.B.v below), or other written agreement by which Licensee  acquires the License (described in Section 1.B.iv below) to the Software and which  lists the specific Software products and components, including the types and  numbers of Licenses, that Licensee acquires. The Acquisition Agreement may also  grant additional rights to Licensee or limit the scope of the License being granted to  Licensee. If a conflict or inconsistency arises between the terms of several  acquisition documents, the following order of precedence will control: (1) the  Contract; (2) the Laserfiche invoice; (3) Licensee’s Order; and (4) any other writings  that satisfy the definition of “Acquisition Agreement.”  viii. “Documentation” means getting started guides, user guides, quick reference guides,  and other technical and operations manuals and specifications.  ix. “Laserfiche Confidential Information” means all nonpublic information regarding  the Software, whether disclosed by Laserfiche or others, that is designated as  confidential or that, given the nature of the information or circumstances  surrounding its disclosure, reasonably should be understood to be confidential.  Laserfiche Confidential Information also includes: (a) nonpublic information relating  to Laserfiche or its affiliates, technology, Software, source code, trade secrets; (b)  third‐party information that Laserfiche is obligated to keep confidential by  agreement or by law; and (c) the nature, content and existence of any agreements,  discussions or negotiations between Licensee and Laserfiche, software resellers or  affiliates. Laserfiche Confidential Information does not include any information that:  (i) is or becomes publicly available without either a breach of this Agreement or a  breach of an obligation of confidentiality by someone else; (ii) can be shown by         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 118 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB documentation to have been known by Licensee when it received it from Laserfiche;  (iii) is received from a third party that lawfully acquired and disclosed it; or (iv) can  be shown by documentation to have been independently developed by Licensee  without reference to the Laserfiche Confidential Information.  x. “The License” defines Licensee’s right to use the Software and may have a set  expiration date for test, evaluation, beta, demonstration, or subscription Software,  which is subject to the limitations based on the Acquisition Agreement, Product  Sheet (described in Section 1.B.vi below), and any other limitations agreed upon by  Laserfiche and Licensee. The balance of this License Agreement sets forth the  specific rights granted to Licensee and the limitations of Licensee’s use of the  Software and scope of this License.  xi. “Licensee Order” means an order, purchase order, or similar document that is  submitted to Laserfiche by Licensee or a Laserfiche authorized reseller or distributor  on Licensee’s behalf, which specifies the particular Software products and  components that Licensee intends to acquire, and which must be accepted by  Laserfiche.   xii. “Product Sheet” means the Laserfiche document that specifies the limitations and  restrictions of each release of the Software.    C. Limitations and Requirements.    xxiv. If the Software is furnished to Licensee with materials indicating that it is  "Demonstration," “Evaluation,” "Beta" or "Test" software, Licensee acknowledges  that: (A) Laserfiche is furnishing the Software to Licensee solely for demonstration,  evaluation, testing and/or feedback purposes; (B) Licensee is strictly prohibited from  using the Software for any purposes other than (i) demonstration of its capabilities to  prospective licensees of the Software, (ii) evaluation and testing of the Software for  suitability for the period allowed with the License, or (iii) providing feedback to  Laserfiche; (C) testing does not include staging content in a production environment,  such as loading content before or in conjunction with production use; (D) Laserfiche  makes no warranties, representations or any other claims with regard to the  Software's usability, reliability, performance, or overall quality; (E) Licensee will be  responsible for its actions and the actions of its employees acting in the course and  scope of their employment; and (F) Licensee's receipt of the Software does not  constitute a license to use, sell, distribute, or commercialize the Software or copies of  it. No compensation will be paid to Licensee for any use of the Software or for  performing any service or giving any advice, analysis or feedback to, or for the benefit  of, Laserfiche. Licensee assigns and agrees to assign to Laserfiche without charge any  suggestions, ideas, improvements and resulting intellectual property relating to any  feedback it provides, for any purpose. Laserfiche’s rights to the feedback survive the  termination of this License Agreement.           PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 119 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB xxv. Licensee may use the Software only for the number and types of users, until the  expiration date(s), if any, described in the Acquisition Agreement, and subject to the  other limitations of the License.  xxvi. Licensee waives all liability, claims, damages and suits against Laserfiche, and all of its  employees, officers, directors and contractors in any way related to the unauthorized  disclosure of, or access to, information, data or documentation in the databases,  account, or in any repository, whether or not due to a defect in or malfunction of the  Software. Licensee acknowledges that this License Agreement contains other  limitations and waivers of damages and claims, and that Licensee's waiver of liability  in this section is in addition to, and not in lieu of, Licensee's other waivers set forth  elsewhere in this License Agreement.  xxvii. Add‐ons and additional features that the Software can support, may be used only  when listed in the Acquisition Agreement.  xxviii. Activation associates the use of particular software with a specific device. This  procedure is to prevent unlicensed use. During activation, the Software will send  information about the Software and the device to Laserfiche. This information may  include the product key of the Software, the internet protocol address of the device  and information derived from the hardware configuration of the device. By  downloading and using the Software, Licensee consents to the transmission of this  information.  xxix. If the Software requires a product key or keys to install or access it, Licensee is  responsible for the use of the keys assigned to Licensee. Licensee is not authorized to  share the keys with third parties.  xxx. If Licensee receives a License Manager or Laserfiche Directory Services (LFDS)  program (the “License Manager”) that enables installation of the Software for access  by multiple users, Licensee may use the License Manager program only to install the  Software for access by the numbers and types of users, and subject to the other  limitations, included with the License.  xxxi. If Server Software is part of the License, Licensee may install one copy of the Server  Software on a single physical or a single virtual operating system environment (the  instance of the running Server Software will be referred to as the "Server"), unless  the Licensee is acquiring a license to a Laserfiche Rio product. If a Laserfiche Rio  product is being licensed, Licensee may install up to the maximum number copies of  the Server Software included with the License (referred to as "instances") to multiple  physical or virtual operating system environments so long as those installations have  continuous network access to a running instance of the included License Manager  program. Licensee may install only one copy of any License Manager program on a  single physical or a single virtual operating system environment.  xxxii. If Licensee is acquiring a license to a Laserfiche Rio or a Laserfiche Avante software  product, the License may include Distributed Computing Cluster Software. Licensee  may operate one cluster, unless a greater number of clusters is included with the         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 120 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB License, and then may operate up to the specified maximum number of clusters. If  the License specifies a maximum number of instances of the Distributed Computing  Cluster Software, Licensee may include no more than the specified number of  machines running the Distributed Computer Cluster Software (referred to as “nodes”)  across their clusters. A scheduler node will count as one instance. Licensee may only  run those Plug‐in Software Modules to the Laserfiche Distributed Computer Cluster  Software included with the License. If the License includes a maximum number of  instances of the Plug‐in Software Module, Licensee may run the module on no more  than the specified number of nodes across their clusters.  xxxiii. The Server Software may only be operated with the database system(s) (Microsoft  SQL Server or Oracle) listed in the Acquisition Agreement. If no database system is  listed in the Acquisition Agreement, then such Server Software may only be operated  with Microsoft SQL Server Express.  xxxiv. If the Acquisition Agreement includes an item labeled as "databases" (also known as  repositories), the Server Software may only host the number of databases included  with the License, unless Licensee is acquiring a license to a Laserfiche Rio product. If  Laserfiche Rio is being licensed, each running copy of the Server Software may host  up to the number of databases included with the License.  xxxv. If the License includes Software with "named user connections," Licensee may  allocate the named user connections to specific individuals or devices in its  discretion. When a named user connection is allocated to a specific individual  person's Laserfiche or external directory account, that individual may not share the  use of that named user connection by sharing the use of the account with others.  When a named user connection is allocated to a device, the connection may only be  used from that device, and various individuals may share the use of that device so  long as only one individual is accessing the Server Software from that device at a  time. There are two principal types of named user connections: first, a named user  connection capable of modifying a database governed by the Server and, second, a  named user connection capable of only read‐only access (referred to as a "Named  Retrieval User"). A third type of named user connection is available on a limited basis,  which has all of the capabilities of a Named Retrieval User connection, plus a limited  set of additional read‐write capabilities, which are included with the License. This  third type of connection is referred to as “Restricted Named User” connection, and it  has the additional capabilities included with the License. Only the maximum number  of each type of named user connection included with the License may be allocated to  individuals or devices. Named user connections may not be routinely reallocated for  the purpose of reducing the number of named user connections required.  xxxvi. If the License includes Software with "concurrent user connections," the concurrent  user connections may be shared among individuals. There are two types of  concurrent user connections: concurrent user connections capable of modifying a  database governed by the Server (referred to as "Full User" connections) and         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 121 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB concurrent user connections capable of only read‐only access (referred to as  "Retrieval" connections). Once the maximum number of read‐write or read‐only  concurrent user connections included with the License is reached, no additional user  connections of that type may be made, until some user connections of that type are  closed. Individuals who require write access in the course of their work must use a  Full User connection at all times; thus, individuals assigned to use a Full User  connection may not use a Retrieval connection to perform read‐only tasks which do  not require a Full User connection. “Multiplexing” occurs when Licensee utilizes  hardware, software, an automated process, or other technical means (1) to pool  connections, reroute information, or reduce the number of devices or users that  directly access or use a Laserfiche software product; or (2) to permit access to more  user connections than are authorized by the License Agreement; or (3) to  automatically, routinely, or systematically reallocate named user connections for the  purpose of either reducing the number of named user licenses required by Licensee,  or avoiding the purchase of additional named user licenses. Hardware or software  may not be used to multiplex.   xxxvii. If the License has a maximum number of "Public Portal" connections, which are  intended to allow members of the public (referred to as “Public Users”) read‐only  access to the Server Software only using a Laserfiche application known as WebLink,  once the maximum number of Public Portal connections is reached, no additional  Public Portal connections may be made until some Public Portal connections are  closed. If the License has a maximum number of CPU sockets that may be utilized to  support Public Portal access, then Public Portal connections may be made only if the  physical or virtual machine on which the Server Software is running has the allowed  number of CPUs or fewer. If neither a maximum number of Public Portal connections  nor a maximum number of CPUs for Public Portal access is included with the License,  then no Public Portal connections may be made. If the Software is licensed with the  Web Distribution Portal, all connections through WebLink will have the same security  profile.   xxxviii. Licensee may not install a version of the Server Software later than the version  permitted by the License.  xxxix. If the License is subject to an expiration date, the Software that is subject to the  expiration date may not be run after that date.  xl. If the License specifies one or more languages, then the Laserfiche user interface may  only be run in those specified languages.  xli. If Licensee desires to upgrade or enhance the capabilities of the Software or the  numbers of users, connections or other features, Licensee must acquire the required  additional rights from Laserfiche or an authorized Laserfiche reseller or distributor, in  which case Licensee will also receive a new or updated Acquisition Agreement.  xlii. The Software may only be used as intended, according to the capabilities made  available through its various user interfaces and according to the Documentation.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 122 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB xliii. As between Laserfiche and Licensee, Licensee will be solely responsible for  customizing the Software and the databases to restrict access only to particular  individuals who are permitted users of the Software and the databases. Licensee may  delegate responsibilities relating to customization to a third‐party such as an  authorized Laserfiche reseller; however, Licensee remains ultimately liable for  complying with this License Agreement and the Acquisition Agreement.  xliv. If the License includes the Standard Forms feature, then the forms features of  Laserfiche may be used by Named Full Users. If the License includes the Forms Portal  feature, then Public Users may submit forms that initiate a forms business process,  but Public Users may not participate in subsequent steps in the forms business  processes, or create or configure forms or forms business processes, or otherwise use  the forms features of Laserfiche. Named Retrieval Users and Restricted Named Users  are defined as Public Users for this purpose. If the License includes the Forms Portal  and Authenticated Participants, then users designated as Authenticated Participants  may submit forms after authentication and may participate in forms business  processes at steps after the initial submission. However, Authenticated Participants  may not create or configure forms or forms business processes or otherwise use the  forms features of Laserfiche.     xlv. If Licensee is acquiring a license to a Laserfiche Rio or a Laserfiche Avante Software  product, the License may include Laserfiche Discussions Software if it is listed in the  Acquisition Agreement. Licensee may operate the number of instances of the  Laserfiche Discussions web application included with the License on the same  number of physical or virtual operating system environments. If the software product  is Laserfiche Rio, those Laserfiche Discussions installations must have continuous  network access to a running instance of the included License Manager program.  Named Full Users and Retrieval Named Users may log in and contribute content to  the Laserfiche Discussions web site. Other site visitors, including Public Users, may  read content on the Laserfiche Discussions web site, but they may not log in and  contribute new content unless authorized under the License. If the License permits,  the employees and contractors of Licensee, who are contractually obligated to use  the Software solely in the course of Licensee’s business and strictly in accordance  with this License Agreement, may log in and contribute content, but only if they are  listed in the section of the LDAP directory configured within Laserfiche Discussions or  listed in the LFDS directory configured within Laserfiche Discussions.  xlvi. The Business Process Library includes templates for using Laserfiche Software to run  business processes within an organization. Accessing the Business Process Library  feature requires an Internet connection. During retrieval of components of the  Business Process Library, certain information is sent to Laserfiche, which may include  customer ID, anonymous user ID, and Internet protocol address of the workstation  making the request. By using the Business Process Library feature, Licensee consents  to the transmission of this information to Laserfiche.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 123 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB   2. Ownership of Software.  The Software is licensed and is not sold. Laserfiche retains all rights to  ownership of, and title to, the Software and Documentation (including all adaptations, copies and  derivative works). Licensee is acquiring the license under the terms described in this License  Agreement, and Licensee acquires no other rights.    3. Protection of Software.  During the term of this License Agreement and for seven years following  termination of this License Agreement, and for such additional period that the Software contains,  embodies or consists of Laserfiche Confidential Information or trade secrets, Licensee agrees that it will  not directly or indirectly, alone or in conjunction with any other person or company, (a) attempt to  write or develop software in an effort to discover, copy or recreate the source code or any trade  secrets contained or embodied in the source code; or (b) utilize the Software, Documentation, or  Laserfiche Confidential Information, trade secrets, know how, ideas, plans, designs, specifications,  coding, programming, processes, production techniques, technology, and methodology incorporated in  the Software or Documentation, either directly or indirectly, to sell, market, develop or distribute any  software product that competes with the Software; or (c) utilize the Software, Documentation, or  Laserfiche Confidential Information, directly or indirectly, to assist, advise or consult with any other  person or company in selling, marketing, developing or distributing any software product that  competes with the Software; or (d) publish the Software for others to copy or use; or (e) utilize the  Software, Documentation, or Laserfiche Confidential Information, directly or indirectly, to convert, or  to assist, advise or consult with any other person or company to convert, any end user of the Software  to a software product that competes with the Software; or (f) seek to discover or use Laserfiche's trade  secrets or Laserfiche Confidential Information by reverse engineering, decompiling, disassembling,  copying or any other technique. Licensee must not remove any product identification, copyright legend  or other notices from the Software or Documentation, or directly or indirectly attempt to challenge the  validity of the copyrights, trademarks, and trade secrets in the Software claimed by Laserfiche or third  parties identified in the Software or Documentation. The Software source code and the trade secrets  therein are not licensed to Licensee, and all modifications of, additions to, or deletions from the source  code are strictly prohibited. Licensee must obtain Laserfiche’s prior written approval to disclose to a  third party the results of any benchmark test of the Software.    4. Other Restrictions on Use.  Unless a separate license expressly authorizes a particular application or  use of the Software, such as for "application service provider" or for “Forms Portal users and Forms  Authenticated Participants,” all users of the Software must be employees, officers, directors,  shareholders, owners or independent contractors of Licensee, who are only permitted to use the  Software exclusively in the course of Licensee’s business and strictly in accordance with this License  Agreement. All other uses of the Software are strictly prohibited, including, without limitation, (a) use  in the business of an application service provider, commercial software hosting business or a scanning  bureau, and (b) transferring, copying or other dissemination of the Software outside of the legal  person that constitutes Licensee. Licensee must not rent, lease, lend, sublicense, distribute, transfer,  copy, reproduce, display, or timeshare with any other person the Software or Documentation or any         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 124 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB right granted by this License. The restrictions in this paragraph do not apply to read‐only access by  public users who utilize an authorized read‐only Public Portal connection.     5. Term and Termination.  This License Agreement will commence and terminate as follows:     A. The term of this License Agreement will commence upon Licensee's acceptance of this License  Agreement and continue until terminated as provided in this License Agreement, provided  that test, beta, evaluation, demonstration or similar temporary Software will have their own  expiration dates. In addition, if the Acquisition Agreement contains an express expiration date  applicable to particular Software, Licensee will have no further right or license to use such  Software after the expiration date. Laserfiche may terminate this License Agreement for  cause immediately following a breach of this License Agreement. Laserfiche may also  terminate this License Agreement if Licensee violates, infringes or compromises any  trademark, copyright, patent or trade secret of Laserfiche or any third party identified in the  Software or Documentation, or interferes with any relationship between Laserfiche and any  of its other licensees, End Users, or authorized resellers of the Software, or materially  breaches its obligation to pay for the Software.    B. Upon termination of this License Agreement, Licensee must immediately cease all use of the  Software and the Documentation and return to Laserfiche or destroy all versions and copies  of the Software and the Documentation. Licensee must remove and uninstall all such  programs and materials from all hard drives and other devices on which the Software or the  Documentation may be found.    C. The termination of this License Agreement will not terminate Licensee's obligations under this  License Agreement, nor will it release Licensee from the obligation to pay any monies that it  may owe Laserfiche or operate to discharge any liability that Licensee incurs before  termination or waive any obligation which is intended to survive termination.    6. LIMITED WARRANTY; DISCLAIMER.  THE SOFTWARE IS WARRANTED TO THE ORIGINAL LICENSEE  AGAINST MATERIAL DEFECTS FOR A PERIOD OF THREE (3) MONTHS FROM THE DATE OF ORIGINAL  ACQUISITION. TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW, LASERFICHE LICENSES THE  SOFTWARE TO LICENSEE "AS IS" AND WITH ALL FAULTS. LASERFICHE EXPRESSLY DISCLAIMS ALL OTHER  EXPRESS AND IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO THE IMPLIED WARRANTIES OF  MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. LASERFICHE DOES NOT WARRANT  THAT (A) THE SOFTWARE OR ANY LASERFICHE PROFESSIONAL SERVICES (“SERVICES”) OR LASERFICHE  SUPPORT WILL SATISFY LICENSEE’S REQUIREMENTS; OR (B) THAT THE SOFTWARE, PERFORMANCE OF  SERVICES AND DELIVERY OF SUPPORT WILL BE WITHOUT DEFECT OR ERROR; OR (C) THAT THE  SOFTWARE WILL OPERATE WITHOUT INTERRUPTION.  NO RESELLER, DISTRIBUTOR OR OTHER THIRD  PARTY MAY MODIFY, SUPPLEMENT OR CHANGE THIS WARRANTY, AND ANY SUCH MODIFICATIONS,  SUPPLEMENTS OR CHANGES WILL BE WITHOUT ANY LEGAL FORCE OR EFFECT.         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 125 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB   7. Copyright.  The Software and the Documentation are owned by Laserfiche and are protected by  United States and other international copyright laws, conventions and treaties. Licensee must treat the  Software and Documentation like any other copyrighted material except Licensee may install the  Software and the Documentation as expressly authorized by this License Agreement. Licensee may  copy the Documentation solely for internal, reference purposes, as long as this License Agreement is in  effect and the copy includes all trademark and copyright notices set forth on the Documentation, and  the use of such copy does not violate or breach any other term or provision of this License Agreement.    8. No Waiver.  No failure by Laserfiche to exercise or delay in exercising any right, power, or privilege  under this License Agreement will operate as a waiver of any right, power, or privilege under this  License Agreement. No single or partial exercise by Laserfiche of any right, power, or privilege under  this License Agreement will preclude further exercise of any such right, power or privilege.    9. Severability.  If any provision of this License Agreement is adjudicated or held to be invalid or  unenforceable by a court or arbitration panel, it will be interpreted to affect the intent of the original  portion. If such construction is not possible, the invalid or unenforceable provision will be severed from  this License Agreement and will be deemed to have never been a part of this License Agreement.  Severance of any invalid or unenforceable provision will not affect the validity or enforceability of the  remainder of this License Agreement.    10. Entire Agreement.  This License Agreement is the complete and exclusive statement of the mutual  understanding of the parties concerning its subject matter, and it supersedes all previous written and  oral agreements, representations, warranties, statements, advertising and marketing materials, and  other communications relating to the subject matter of this License Agreement. No course of  performance, course of dealing, or usage of trade will override the written terms of this License  Agreement.    11. Modifications to the License Agreement.  If Licensee installs a new version of the Software, or any  update, modification, or upgrade of the Software, the Laserfiche License Agreement applicable to the  new updated, modified or upgraded version of the Software will modify this License Agreement upon  such installation, if or to the extent that the new Laserfiche License Agreement is different than this  License Agreement. A revised version of the License Agreement will be available at  www.laserfiche.com/eula/home. By continuing to use the Software after the effective date of any  modifications to this License Agreement, Licensee agrees to be bound by the modified terms.    12. Limitation on Actions.  Any suit, claim, action or proceeding based on or related to this License  Agreement, its terms, provisions or warranties, or arising out of its performance or breach, whether in  contract or tort, must be instituted by Licensee against Laserfiche or its Representatives within one  year after the occurrence of any one or more of the acts, omissions, facts, conduct, events, claims or  allegations upon which the action, proceeding or claim is based. Licensee waives the benefit of any         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 126 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB statute of limitations which specifies a period longer than one year for filing an action or proceeding.  13. U.S. Government Restricted Rights Notice.  This Software is provided with restricted rights. Use,  duplication or disclosure for or by the government of the United States, including without limitation  any of its agencies or instrumentalities, is subject to the restrictions set forth, as applicable: (i) in  subparagraphs (a) through (d) of the Commercial Computer Software Restricted Rights clause at FAR  52.227‐19; (ii) in subparagraph (c)(1)(ii) of the Rights in Technical Data and Computer Software clause  at DFARS 252.227‐7013; or (iii) in similar clauses in other federal regulations, including the NASA FAR  supplement. Licensee and any end user must not remove or deface any restricted rights notice or other  legal notice appearing in the Software or on any packaging or other media associated with the  Software. The contractor/ manufacturer is Compulink Management Center, Inc., 3545 Long Beach  Blvd., Long Beach, California 90807, a California corporation dba Laserfiche.    14. Export Restrictions.  Licensee acknowledges that the Software and all related technical information,  documents, and materials are subject to United States export jurisdiction and controls under the U.S.  Export Administration Regulation. Licensee must comply with all applicable federal, state, county, and  local laws, ordinances, regulations, and codes including, but not limited to, the procurement of  required permits, certificates, approvals, and inspections in Licensee's performance of this Agreement.  In addition, Licensee must comply with applicable international export laws and regulations. Licensee  represents, warrants and certifies that Licensee will (i) comply strictly with all legal requirements, (ii)  cooperate fully with Laserfiche in any official or unofficial audit or inspection that relates to these  controls, and (iii) not export, re‐export, divert, transfer, or disclose, directly or indirectly, any Software  or related technical information, document, or material or direct products to any country restricted by  applicable export laws or regulations, as modified from time to time, or to any national or resident of  such country, unless Licensee has obtained the prior written authorization of Laserfiche, the U.S.  Commerce Department and any other required governmental authority.    15. Captions.  The captions used on this License Agreement are for convenience only and are not a part  of this License Agreement.     Should Licensee have any questions concerning this Agreement, or if you desire to contact Laserfiche  for any reason, please write to: Laserfiche, 3545 Long Beach Blvd., Long Beach, CA 90807, U.S.A.              PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 127 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB EXHIBIT IV    LASERFICHE® SOFTWARE ASSURANCE PLAN (LSAP) AND SUPPORT DETAILS  PLEASE TAKE THE TIME TO READ THE FOLLOWING TERMS AND CONDITIONS OF THE LASERFICHE SOFTWARE  ASSURANCE PLAN (“LSAP”) BY WHICH COMPULINK MANAGEMENT CENTER, INC., DBA LASERFICHE  (“LASERFICHE”) WILL PROVIDE UPDATES FOR THE CORE LASERFICHE SOFTWARE PRODUCTS OF THE  PURCHASER OF THE LSAP (“LICENSEE”), WHICH ARE LISTED ON LICENSEE’S LASERFICHE PURCHASE ORDER OR  AGREEMENT. THIS AGREEMENT IS BETWEEN LICENSEE AND LASERFICHE.  BY ACCEPTANCE OF THE LSAP,  LICENSEE AGREES TO ACCEPT ALL OF ITS TERMS AND CONDITIONS AS DESCRIBED IN THIS AGREEMENT.  12. Updates. From time to time, Laserfiche adds features and performance enhancements to an existing  version of its software, which are known as “updates.” Licensee will receive all updates without  charge.  13. Credit Toward New Product Suites.  Laserfiche periodically publishes new product suites of its  software, which bundle new features.  Because of the many new features and performance  enhancements, the new Laserfiche product suite may be priced higher than Licensee’s existing one.  If  Licensee elects to replace its existing Laserfiche software with a new Laserfiche product suite,  Licensee is entitled to receive a credit of the purchase price of its existing Laserfiche software, subject  to Laserfiche’s trade‐in policies.  Examples of new product suites would include Licensee’s transition  from Laserfiche United to Laserfiche Rio.  Laserfiche does not credit Licensee’s annual LSAP  payments or other interim purchases it may have paid for installation, training, upgrades, ancillary  programs, additional professional services or consulting.  14. Access to Online Support Resources.  The Laserfiche Support Site contains detailed technical  information to optimize system performance and maximize uptime.  Laserfiche Answers is an online  forum where the Laserfiche community helps answer Laserfiche‐related questions.   PPB shall have access to a dedicated technical support team by either phone or email from  9am to 9pm Eastern Time Monday through Friday. The support engineers will diagnose  software related technical issues and have the ability to escalate support cases to solutions  engineers and Contractor Development.   Support can be contacted at LFCsupport@laserfiche.com 562‐988‐1688 ext. 780, and online  chat through the www.support.laserfiche.com  15. Hours of Support. The Laserfiche Helpdesk hours are Monday through Friday from 6 AM to 6 PM  Pacific Time except on U.S. holidays.   The Laserfiche Helpdesk will provide a 4‐hour guaranteed response time excluding U.S.  holidays.  Online chat support is available from Sunday at 5 PM Pacific Time through Friday at  5 PM Pacific Time (except on weekdays between 2 AM and 6 AM Pacific Time).   Access to Laserfiche’s Support Site is available 24/7.  16. Annual Renewal.  LSAP commences on the software invoice date, and the benefits will continue for  a year after the commencement date.  Annual renewal of LSAP is recommended to avoid any  inadvertent gaps in coverage.  17. DISCLAIMER OF WARRANTIES. THIS AGREEMENT IS THE COMPLETE AND EXCLUSIVE STATEMENT  OF THE OBLIGATIONS OF LASERFICHE UNDER THE LASERFICHE SOFTWARE ASSURANCE PLAN, AND  SUPERSEDES ALL OTHER REPRESENTATIONS, WARRANTIES, GUARANTIES AND PROMISES  RELATING TO THE SUBJECT MATTER OF THIS AGREEMENT.  LASERFICHE DOES NOT WARRANT THE         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 128 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB ERROR‐ FREE OPERATION OF LASERFICHE SOFTWARE. LASERFICHE DISCLAIMS ALL WARRANTIES,  EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS  FOR A PARTICULAR PURPOSE, WITH RESPECT TO THE SOFTWARE AND SERVICES.  The limitations of damages or liability set forth in this agreement are fundamental elements of the  basis of the bargain between Laserfiche and Licensee.  Licensee acknowledges and agrees that  Laserfiche would not be able to provide this product on an economic basis without such limitations.  18. Scope of Agreement.  If any provision of this agreement is found to be unlawful, void, or  unenforceable, that provision will be severed from this agreement and will not affect the validity and  enforceability of any of its remaining provisions. This agreement does not limit any rights that  Laserfiche may have under trade secret, copyright, patent or other laws.  Laserfiche’s resellers,  dealers and distributors are not authorized to modify this agreement, or to make any additional  representations, commitments, or warranties binding on Laserfiche.  19. Limitation on Scope of Benefits.  This agreement extends only to original purchasers of the LSAP and  to any transferee authorized by Laserfiche and who has complied with all transfer requirements of  this agreement.  This agreement extends only to the uses for which the Laserfiche software was  designed.  LSAP includes support for Laserfiche software, but not support for configurations,  integrations, applications or customizations. Preventive maintenance is not included.  Installation,  deinstallation, or relocation services and operating supplies are not included. This agreement  specifically excludes coverage for malfunctions, problems and related service requests that arise from  or are due to: (a) alterations, additions, deletions, adjustments, or repairs by anyone other than  Laserfiche or its employees or subcontractors, or (b) defects, malfunctions or other problems in  Licensee’s hardware or non‐Laserfiche software products, or Licensee’s configurations, integrations,  applications or customizations. LSAP will not cover the service or repair of any system or component  that has been damaged as a result of: (i) accident, misuse, neglect, failure to follow instructions for  proper use, care or cleaning of Licensee’s hardware or Laserfiche software; (ii) a Force Majeure  including, but not limited to, lightning, flooding, tornados, earthquakes, hurricanes, strikes, civil  disturbances, terrorism or war; (iii) failure due to external factors such as accidents, fires, failures or  fluctuations of electrical power or air conditioning, criminal activity, hacking or malicious interference  with internet or telecommunications systems, and other acts or events beyond Laserfiche’s control;  (iv) abuse or excessive wear and tear; (v) third‐party software, software configurations, applications,  emails, downloads or any data files, worms or viruses that may corrupt Licensee’s Laserfiche software  or Licensee’s other systems; or (vi) the moving of Licensee’s system from one geographic location to  another or from one purchaser or entity to another.  20. Exclusive Agreement.  This agreement contains the sole and exclusive agreement between Licensee  and Laserfiche relating to its subject matter. It may not be modified or amended in any way by any  purchase order or other document issued by Licensee.  21. Important Notice.  Before requesting services, it is Licensee’s responsibility to back up the software  and data on Licensee’s hard disk drive and on any other storage device(s) in the system. Under no  circumstances will Laserfiche be liable for damages resulting from any loss of any software, content,  information or data.  22. Contact Laserfiche. Should Licensee have any questions concerning this agreement, or if Licensee  desires to contact Laserfiche for any reason, the contact information is as follows: Laserfiche, 3545  Long Beach Blvd., Long Beach, CA 90807, U.S.A.  • 100% Credit for Software Upgrades         PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 129 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB PPB shall receive periodic new releases and updates when  they become available. PPB  shall receive a  100% credit for software upgrades purchases.  PPB shall receive 24‐hour secure FTP access to new Laserfiche releases as well as  updated drivers.  Contractor routinely issues two to four new releases and updates per  year  • Information Direct from the Manufacturer  PPB shall receive regular newsletters and technical about how others get the most out of your  system.   PPB shall have access to User and Support sites, which contain advanced technical  information, training videos and a user community forum where users share ideas with  thousands of other Contractor’s other customers around the world.  For Additional Support  or Information:  Will Talbot Solutions  Manager Laserfiche  562‐988‐1688 ext. 156  Will.talbot@laserfiche.com             PPB CONTRACT NUMBER 004879 Page 130 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, L. BROOKS PATTERSON COMPLIANCE OFFICE PURCHASING Compliance Office | Purchasing 248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Rev 2016/06/02) G2G PPB EXHIBIT V  SCOPE OF CONTRACTOR’S DELIVERABLES / FINANCIAL OBLIGATIONS  LASERFICHE STATEMENT OF WORK    This Statement of Work (“SOW”) defines the professional services that Contractor will perform to  replace PPB’s current imaging system, with the Laserfiche Platform (hereinafter “Platform”.)  The Contractor and the PPB are to negotiate between each other on the specific imaging system to be  replaced with the Laserfiche Platform.