Loading...
HomeMy WebLinkAboutResolutions - 2024.07.18 - 41357 AGENDA ITEM: Contract Extension with Crimson Agency for Nine Mile Pathway Branding and Logo Development, Staff Media Training and Parks Promotional Strategy DEPARTMENT: Parks & Recreation MEETING: Board of Commissioners DATE: Thursday, July 18, 2024 6:00 PM - Click to View Agenda ITEM SUMMARY SHEET COMMITTEE REPORT TO BOARD Resolution #2024-4206 Motion to approve a contract extension with Crimson Agency for an additional 9 months ending on May 31, 2025, for an amount not to exceed $250,000 to complete the Nine Mile Pathway Branding and Logo Development, Parks and Recreation Media Training, and Parks Promotional Strategy projects; further, that no budget amendment is required. ITEM CATEGORY SPONSORED BY Contract Brendan Johnson INTRODUCTION AND BACKGROUND Parks and Recreation has been working with Crimson Agency on multiple projects over the past 12 months. Three of those projects are either ongoing or are just being kicked off this spring. Staff have been very pleased with Crimson Agency's work and would like to continue the current projects and see them to completion with the Crimson team. A contract extension is needed as the county is scheduled to go out to bid for marketing services later this year, with Crimson's original contract expiring in August 2024. Projects currently underway include a Branding and Logo Development plan for the Nine Mile Pathway, including participation from the 10 communities along the Nine Mile Corridor in southern Oakland County; Media and Crisis Communication Planning and Training for Oakland County Parks leadership and key staff; and a Parks Promotional Strategy. POLICY ANALYSIS A contract between the County of Oakland and Mort Crim Communications was established in 2019, and an amendment for $30,000 adding Oakland County Parks Commission Messaging and Communications Support was approved to extend the contract to August 31, 2024. Oakland County Parks is requesting an extension of the contract to May 31, 2025, for a not-to-exceed amount of $250,000 to allow them to complete current projects underway. The additional funds will help complete the branding and logo development for the Nine Mile Pathway and Branding project, training for Oakland County Parks leadership and key staff and for the Parks Promotional Strategy project. There is no budget amendment needed for this request, as there is sufficient funding available in the Oakland County Parks and Recreation budget. BUDGET AMENDMENT REQUIRED: No Committee members can contact Michael Andrews, Policy and Fiscal Analysis Supervisor at 248.425.5572 or andrewsmb@oakgov.com or the department contact persons listed for additional information. CONTACT Melissa Prowse, Manager - Parks & Recreation Planning & Development ITEM REVIEW TRACKING Aaron Snover, Board of Commissioners Created/Initiated - 7/19/2024 AGENDA DEADLINE: 07/18/2024 6:00 PM ATTACHMENTS 1. Mort Crim Communications Contract 2. Oakland County_008620_CO_03 - signed COMMITTEE TRACKING 2024-07-09 Legislative Affairs & Government Operations - Forward to Finance 2024-07-10 Finance - Recommend to Board 2024-07-18 Full Board - Adopt Motioned by: Commissioner Christine Long Seconded by: Commissioner Ann Erickson Gault Yes: David Woodward, Michael Spisz, Michael Gingell, Penny Luebs, Karen Joliat, Kristen Nelson, Christine Long, Robert Hoffman, Philip Weipert, Gwen Markham, Angela Powell, Marcia Gershenson, William Miller III, Yolanda Smith Charles, Charles Cavell, Brendan Johnson, Ajay Raman, Ann Erickson Gault, Linnie Taylor (19) No: None (0) Abstain: None (0) Absent: (0) Passed        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 1 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Buyer: AJK             CONTRACT NUMBER:005789                Event # 004634    CONTRACT between the COUNTY OF OAKLAND and CONTRACTOR      The Parties agree to the attached terms and conditions:    FOR THE CONTRACTOR:    SIGN:       FOR THE COUNTY:    SIGN:     SIGN:   Contract Administrator    Pamela L. Weipert, CPA, CIA, Compliance Officer  or  Scott N. Guzzy, CPPO, MBA, Purchasing Administrator  Not To Exceed Amount: $120,000.00  Effective Date: 9/1/2019  Expiration Date:8/31/2022   Contract Description: WRC Public Relations ‐ P  Contractor Information: Contract Administrator:  MORT CRIM COMMUNICATIONS INC  155 W Congress St Ste 501   Detroit, MI  48226  Vendor No: 404  Todd Haight   MORT CRIM COMMUNICATIONS INC  248/561‐5888  thaight@mccicorp.com  Compliance Purchasing   Office Information:  County Contract Administrator  and Using Department:  Andy Krumwiede   OAKLAND COUNTY  2100 Pontiac Lake Rd., Bldg. 41W  Waterford, MI 48328‐0462  248‐858‐0511  purchasing@oakgov.com  Tim Prince  OAKLAND COUNTY WRC  1200 N. Telegraph Rd BLDG 95W  Pontiac, MI 48340  princet@oakgov.com  cjs  Chris Heaton (Sep 4, 2019) Chris Heaton Tim Prince (Sep 5, 2019)Scott N. Guzzy (Sep 6, 2019)        OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 2 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com This Contract is organized and divided into the following Sections for the convenience of the Parties.  Section 1.  Contract Definitions  Section 2.  Contract Term and Renewal  Section 3.  Contract Administration and Amendments  Section 4.  Contract Termination  Section 5.  Scope of Deliverables and Financial/Payment Obligations  Section 6.  Contractor’s Warranties and Assurances  Section 7.  Liability  Section 8.  Contractor Provided Insurance  Section 9.  Intellectual Property  Section 10.  Confidential Information  Section 11.  County Data  Section 12.  Information Technology Standards  Section 13.  General Terms and Conditions  §1. CONTRACT DEFINITIONS  The following words when printed with the first letter capitalized shall be defined and  interpreted as follows, whether used in the singular or plural, nominative or possessive case, and  with or without quotation marks:  1.1. “Amendment” means any change, clarification, or modification to this Contract.  1.2. “Business Day” means Monday through Friday from 8:00 a.m. to 5:00 p.m., excluding County  designated holidays.  1.3. “Claims” means any loss; complaint; demand for relief or damages; lawsuit; cause of action;  proceeding; judgment; penalty; costs or other liability of any kind which is imposed on, incurred by,  or asserted against the County or for which the County may become legally or contractually  obligated to pay or defend against, whether commenced or threatened, including, but not limited  to, reimbursement for reasonable attorney fees, mediation, facilitation, arbitration fees, witness  fees, court costs, investigation expenses, litigation expenses, or amounts paid in settlement.  1.4. “Confidential Information” means all information and data that the County is required or  permitted by law to keep confidential, which includes computer software, cybersecurity  assessments and plans and measures to protect the County’s security.  1.5. “Contract” means this document and any other documents expressly incorporated herein.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 3 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.6. “Contractor” means the entity or person listed under “Contractor” on the first page of this Contract.  1.7. “Contractor Employee” means any employee; officer; director; member; manager; trustee;  volunteer; attorney; licensee; contractor; subcontractor; independent contractor; subsidiary;  joint venture; partner or agent of Contractor; and any persons acting by, through, under, or in  concert with any of the above, whether acting in their personal, representative, or official  capacities.  Contractor Employee shall also include any person who was a Contractor Employee  at any time during the term of this Contract but, for any reason, is no longer employed,  appointed, or elected in that capacity.  1.8. “Contract Documents” mean the following documents, which this Contract includes and incorporates:  Exhibits (Applicable if Checked)  1.8.1. ☒ Exhibit I: Contractor Insurance Requirements  1.8.2. ☐ Exhibit II: Business Associate Agreement (Health Insurance Portability and Accountability Act  Requirements)  1.8.3. ☐ Exhibit III: Requirements for Contractors with Access to County PII (Personally Identifiable  Information)  1.8.4. ☐ Exhibit IV: Requirements for Contractors with Access to Criminal Justice Information  1.8.5. ☐ Exhibit V: Federally Funded Contract Requirements  1.8.6. ☐ Exhibit VI: Software License(s)  1.8.7. ☐ Exhibit VII: License for Use of County Servicemark  1.8.8. ☐ Exhibit VIII: Acknowledgement of Independent Employment Status  1.8.9. ☒ Exhibit IX: Scope of Contractor Deliverables/Financial Obligations  1.9. “County” means the County of Oakland, a Municipal and Constitutional Corporation, its  departments, divisions, authorities, boards, committees, and “County Agents” as defined below.  1.10. “County Agent” means any elected and appointed officials; directors; board members; council  members; commissioners; employees; and volunteers of the County; whether acting in their  personal, representative, or official capacities.  “County Agent” shall also include any person who  was a “County Agent” anytime during the term of this Contract but, for any reason, is no longer  employed, appointed, or elected and in that capacity.  1.11. “County Data” means information or data collected, used, processed, stored, or generated in any  format, by or on behalf of the County, in connection with the Deliverables, which shall include, but  not be limited to: (a) personal health information (PHI) as defined under the Health Insurance  Portability Act (HIPPA) and Exhibit II, (b) personally identifiable information (PII) as defined in  Exhibit III, and (c) Criminal Justice Information defined in Exhibit IV if the Exhibit(s) are incorporated  into the Contract.  County Data includes Confidential Information as defined in this Contract.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 4 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.12. “County Network” means County owned, leased, or licensed equipment, hardware, and  software that is interconnected via fiber optic, wireless, or other communication mediums for  the purposes of County hosting, processing, using, sharing, and/or transporting data, video,  voice, or any other form of information.  1.13. “Day” means any calendar day, which shall begin at 12:00:00 a.m. and end at 11:59:59 p.m.  1.14. “Deliverables” mean goods and/or services provided under this Contract, whether tangible or  intangible, and may be more specifically described in the Exhibits.  1.15. “Effective Date” means midnight on the date listed on the first page of this Contract.  1.16. “Expiration Date” means 11:59.59 p.m. on the date listed on the first page of this Contract.  1.17. “E‐Verify” means an Internet based system operated by the Department of Homeland Security  (DHS) in partnership with the Social Security Administration (SSA) that allows participating  employers to electronically verify the employment eligibility of their newly hired employees.  Information and the registration process are found at the E‐Verify website:   https://e‐verify.uscis.gov/enroll.  1.18. “Intellectual Property” means any developments, improvements, designs, innovation, and  materials that may be the subject of a trademark/servicemark, copyright, patent, trade secret,  which includes ideas, concepts, inventions, and processes related to the development and  operation of computer software and systems.  1.19. “Iran‐Linked Business” is defined in the Michigan Compiled Laws (MCL), specifically MCL  129.312, being Section 2 of Public Act 517 of 2012.  1.20. “Not to Exceed Amount” means the dollar amount listed on the first page of this Contract, unless  amended.  The “Not to Exceed Amount” is not the County’s financial obligation under this Contract, but  the maximum amount that can be paid to Contractor during the term of this Contract.  1.21. “Proposal” means Contractor’s response or bid to the County’s Request for Proposal, Request for  Qualifications, or Request for Quotes.  1.22.  “Purchase Order” means the County’s written request to Contractor for Deliverables pursuant  to this Contract.  The Purchase Order may include terms regarding delivery schedule, payment,  and transportation.  1.23. “Purchasing” means the Purchasing Unit of the Oakland County Compliance Office.  §2. CONTRACT TERM AND RENEWAL  2.1. Contract Term.  This Contract shall begin on the Effective Date and shall end on the Expiration Date.  2.2. Contract Renewal.  Unless otherwise provided herein, the Parties are under no obligation to  renew or extend this Contract after the Expiration Date.  This Contract may only be extended by  an Amendment.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 5 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 2.3. Legal Effect.  This Contract shall be effective and binding when all of the following occur: (a) this  Contract is signed by a Contractor Employee, legally authorized to bind Contractor; (b) this  Contract is signed by an authorized County Agent; (c) all Contractor certificates of insurance,  required by this Contract, are submitted and accepted by Purchasing; and (d) any other  conditions precedent to this Contract have been met.  §3. CONTRACT ADMINISTRATION AND AMENDMENTS  3.1. Contract and Purchase Order Issuance.  Purchasing shall issue this Contract and any Purchase  Orders that may be required.  Purchasing is the sole point of contact in the County regarding all  procurement and contractual matters relating to this Contract and any Purchase Orders.  Purchasing is the only County office/department authorized to make any Amendments to this  Contract or Purchase Orders.  3.2. Purchase Orders.  Purchase Orders issued under this Contract are governed by the terms and  conditions of this Contract and are included and incorporated herein.  3.3. Project Managers.  Each Party may designate an employee or agent to act as a Project Manager.  If  Project Managers are selected, they shall be listed, along with their duties, in Exhibit IX.  Unless  otherwise stated in Exhibit IX, the County’s Project Manager has no authority to amend this Contract.  3.4. Contract Administrators.  The County shall designate an employee or agent to act as Contract  Administrator(s).  Contractor may designate its employee or agent to act as Contract  Administrator(s).  The Contract Administrators shall be listed on the first page of this Contract.   The County’s Contract Administrator(s) shall be responsible for monitoring and coordinating day‐ to‐day activities under this Contract, reviewing Deliverables and invoices, and submitting  requests for Amendments to Purchasing.  The County’s Contract Administrator(s) have no  authority to amend this Contract.  3.5. Contract Amendments.  All Amendments to this Contract must be in writing.  This Contract shall not  be amended by any packing slip, Purchase Order, invoice, click through license agreement, or  Contractor policies or agreements published on Contractor’s website or otherwise.  Amendments to  this Contract shall be issued only by Purchasing.  The Amendment shall be effective when signed by  an authorized Contractor Employee and an authorized County Agent.  3.6. Unauthorized Changes.  Contract changes shall not be effective until an Amendment containing  the change is executed according to the procedures described in this Contract.  If the Contractor  is directed to perform work that Contractor believes is a change in the Contract/Deliverables,  then Contractor must notify Purchasing that it believes the requested work is a change to the  Contract before performing the requested work.  If Contractor fails to notify Purchasing before  beginning the requested work, then Contractor waives any claims for additional compensation  for performing the requested work.  If Contractor begins work that is outside the scope of this  Contract or begins work before an Amendment is executed and then stops performing that work,         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 6 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Contractor must, at the request of the County, undo any out‐of‐scope work that the County  believes would adversely affect the County.  3.7. Precedence of Contract Documents.  In the event of a conflict, the terms and conditions  contained in Sections 1 through 13 of this Contract shall prevail and take precedence over any  allegedly conflicting provisions in all Contract Documents, Exhibits, Purchase Orders,  Amendments, and other documents expressly incorporated herein.  Terms and conditions  contained in Contractor invoices, packing slips, receipts, acknowledgments, click‐through  licenses, and similar documents shall not change the terms and conditions of this Contract.  §4. CONTRACT TERMINATION  4.1. County Termination.  In addition to any other legal rights the County may have to terminate or  cancel this Contract, the County may terminate the Contract as follows:  4.1.1. Immediate Termination.  The County may terminate or cancel this Contract, in whole or in part,  immediately, upon notice to Contractor, if any of the following occur: (a) Contractor, officer of  Contractor, or an owner of a 25% or greater share of Contractor is convicted of a criminal  offense; or (b) if any third‐party funding for this Contract is reduced or terminated.  4.1.2. Termination for Convenience.  The County may terminate or cancel this Contract, in whole or  part, at any time, upon ninety (90) Days’ notice to Contractor, for any reason, including  convenience without incurring obligation or penalty of any kind.  The effective date for  termination or cancellation shall be clearly stated in the notice.  4.2. Contractor Termination.  Contractor may terminate or cancel this Contract, in whole or part,  upon one hundred and eighty (180) Days’ notice to the County, if the County breaches any duty  or obligation contained herein and within such notice period has failed or has not attempted to  cure the breach.  The effective date of termination or cancellation and the specific alleged  default shall be clearly stated in the notice to the County.  County’s Obligations Upon Termination.  The County’s sole obligation in the event of  termination or cancellation of this Contract is for payment of the actual Deliverables provided to  the County before the effective date of termination.  Under no circumstances shall the County be  liable for any future loss of income, profits, any consequential damages, any loss of business  opportunities, revenues, or any other economic benefit Contractor may have realized but for the  termination or cancellation of this Contract.  The County shall not be obligated to pay Contractor  any cancellation or termination fee if this Contract is cancelled or terminated as provided herein.   If the County chooses to terminate the Contract in part, then the charges payable under this  Contract must be equitably adjusted to reflect those Deliverables that are terminated.  4.3. Contractor’s Obligations Upon Termination.  If the County terminates this Contract, for any  reason, then Contractor must do the following: (a) cease providing all Deliverables as specified at  the time stated in the notice of termination; (b) take any action necessary, or as the County may  direct, to preserve and protect Deliverables or other property derived or resulting from the         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 7 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Contract that is in Contractor’s possession; (c) return all materials and property provided to  Contractor by the County; (d) unless otherwise directed by the County, transfer title in and  deliver to the County all Deliverables in the possession of Contractor or Contractor Employees  (which Deliverables are transferred to the County “As‐Is”, except to the extent the amounts paid  by the County for these Deliverables include warranties or warranty services and, in that  situation, the Deliverables will be transferred with the warranty or warranty services and not  “As‐Is”); and (e) take any action to mitigate and limit any potential damages, including terminate  or limit, as applicable, those subcontracts and outstanding orders for materials and supplies  connected with or related to this Contract.  4.4. Assumption of Subcontracts.  If Contractor is in breach of this Contract and the County terminates  this Contract, then the County may assume, at its option, any subcontracts and agreements for  Deliverables provided under the Contract and may pursue completion of the Deliverables by  replacement Contract or otherwise as the County, in its sole judgment, deems expedient.  §5. SCOPE OF DELIVERABLES AND FINANCIAL/PAYMENT OBLIGATIONS  5.1. Performance of Deliverables.  Contractor shall provide all Deliverables identified in and as set  forth in Exhibit IX, any Purchase Orders, or any Amendments to this Contract.  5.2. Software License(s).  If this Contract includes a Software License(s) as described in Exhibit VI,  then the Parties shall follow the terms and conditions therein.  Any applicable third‐party  Software License(s) are also provided in Exhibit VI.  Unless specifically agreed to by County, if  County Agents are required to accept click through license terms to access any of the  Deliverables in this Contract, the terms and conditions of those click through licenses are without  force and effect.  5.3. Financial Obligations.  Except as otherwise set forth in this Contract, the County’s sole financial  obligation under this Contract shall be set forth in Exhibit IX.  The amount and manner of  payment of the financial obligation shall be set forth in Exhibit IX and may be in the Software  License Exhibit VI, if applicable, or a Purchase Order.  5.4. Payment Obligations.  Except as otherwise set forth in the Exhibits, Contractor shall submit an  invoice to the County’s Contract Administrator itemizing amounts due and owing under this  Contract, as of the date of the invoice.  Invoices shall contain the following information: (a) County  Contract Number; (b) dates of Deliverables; (c) itemized list of Deliverables; (d) Contractor Tax ID  Number (federal and State); (e) licenses; and (f) any other information requested by Purchasing.   The County shall have no obligation to make a payment under this Contract until an invoice is  submitted in the form set forth herein and shall have no obligation to pay for Deliverables, which  have not been invoiced (as required herein) within sixty (60) Days of Contractor’s performance.   Unless otherwise set forth in the Exhibits, the County shall only pay Contractor for Deliverables  under this Contract and not any subcontractors or assignees of Contractor.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 8 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 5.5. Not to Exceed Amount.  The amount due and owing to Contractor, under this Contract, shall not  exceed the “Not to Exceed Amount.”  If Contractor can reasonably foresee that the total financial  obligation for the Contract will exceed the “Not to Exceed Amount,” then Contractor shall  provide Purchasing with notice of this fact at least ten (10) Days before this event.  5.6. No Obligation for Penalties/Costs/Fines.  The County shall not be responsible for any cost, fee,  fine, penalty; or direct, indirect, special, incidental, or consequential damages incurred or  suffered by Contractor in connection with or resulting from the performance of this Contract  under any circumstances.  5.7. Set‐Off of County Costs.  If the County incurs any costs associated with the duties or obligations  of Contractor under this Contract, then the County has the right to set‐off those costs from any  amounts due and owing Contractor.  This set‐off includes withholding payment in an amount  equal to the cost of any County‐provided equipment, supplies, or badges that are not returned  by Contractor upon completion, termination, or cancellation of this Contract.  5.8. In‐Kind Services.  Unless expressly provided herein, this Contract does not authorize any in‐kind  services by either Party.  §6. CONTRACTOR’S WARRANTIES AND ASSURANCES  6.1. Full Knowledge of Contract Expectations.  Contractor warrants that before submitting its  Proposal and/or entering into this Contract, it had a full opportunity to review all County  requirements and/or expectations for this Contract.  Contractor is responsible for being  adequately and properly prepared to execute this Contract.  Contractor has satisfied itself in all  material respects that it will be able to perform the Contract as specified herein.  6.2. Complete and Accurate Representations.  Contractor certifies that all statements, assurances,  records, and materials submitted to the County in connection with seeking and obtaining this  Contract have been truthful, complete, and accurate.  6.3. Access to Contractor Policies.  If the Parties agree in this Contract to follow any Contractor policies,  such as acceptable use or privacy policies, then Contractor shall retain each version of such policy  with the effective dates and shall promptly provide such to the County, if requested.  6.4. Grant Compliance.  If any part of this Contract is supported or paid for with any State, federal, or  other third‐party funds granted to the County, then Contractor shall comply with all applicable  grant requirements.  Upon request of Contractor, the County shall provide Contractor with a  copy of the applicable grant requirements.  6.5. Contractor Incidental Expenses.  Except as otherwise expressly provided in this Contract,  Contractor shall be solely responsible and liable for all costs and expenses associated or needed  to perform this Contract, including, but not limited to, any professional dues, association fees,  license fees, fines, taxes, and penalties.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 9 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 6.6. Equipment and Supplies.  Contractor is responsible for providing all equipment and supplies to  perform this Contract, which are not expressly required to be provided by the County.  6.7. Contractor Employees.  6.7.1. Number and Qualifications of Contractor Employees.  Contractor shall employ and assign  qualified Contractor Employees as necessary and appropriate to perform this Contract.   Contractor shall ensure all Contractor Employees have the knowledge, skill, and qualifications to  perform this Contract and possess any necessary licenses, permits, certificates, and  governmental authorizations as may be required by law.  6.7.2. Control and Supervision of Contractor Employees.  Contractor shall solely control, direct, and  supervise all Contractor Employees with respect to all Contractor obligations under this Contract.   Contractor will be solely responsible for and fully liable for the conduct and supervision of any  Contractor Employees.  6.7.3. Removal or Reassignment of Personnel at the County’s Request.  Contractor shall remove a  Contractor Employee performing work under this Contract at the County’s request provided that  the County’s request is based on legitimate, good‐faith reasons.  Replacement personnel for the  removed person must be fully qualified for the position.  If the removal of a Contractor Employee  results in an unanticipated delay, which is attributable to the County, then this delay shall not be  considered a breach of the Contract and the terms and conditions of this Contract effected by  the removal will be adjusted accordingly.  6.7.4. Contractor Employee Identification.  If requested by the County, Contractor Employees shall  wear and display a County‐provided identification badge at all times while working on County  premises.  In order to receive a County identification badge, a Contractor Employee shall sign the  “Acknowledgement of Independent Contractor Status” form, Exhibit VIII to this Contract.   Contractor shall return all County‐provided identification(s) upon completion of Contractor’s  obligations under this Contract.  6.7.5. Background Checks.  At the County’s request, Contractor Employees performing work under this  Contract shall be subject to a background check by the County.  The scope of the background  check is at the discretion of the County and the results will be used to determine Contractor  Employee’s eligibility to perform work under this Contract.  Any request for background checks  will be initiated by the County and will be reasonably related to the type of work requested.  Contractor and Contractor Employees shall provide all information or documents necessary to  perform the background check.  6.7.6. Contractor Employee Expenses.  All Contractor Employees shall be employed at the Contractor’s  sole expense (including employment‐related taxes and insurance).  Contractor warrants that all  Contractor Employees shall fully comply with and adhere to the terms of this Contract.  Contractor shall be solely liable for all applicable Contractor Employees’ federal, state, or local  payment withholdings or contributions and/or all Contractor Employee related pension or         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 10 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com welfare benefits plan contributions under federal or state law.  Contractor shall indemnify and  hold the County harmless for all Claims against the County by any Contractor Employee, arising  out of any contract for hire or employer‐employee relationship between Contractor and any  Contractor Employee including, but not limited to, Worker’s Compensation, disability pay, or  other insurance of any kind.  6.7.7. Contractor’s Compliance with the Patient Protection and Affordable Care Act.  If Contractor is  subject to the Patient Protection and Affordable Care Act (“ACA”), PL 111‐148, 124 Stat 119, then  Contractor shall ensure that all Contractor Employees, under assignment to the County, and their  dependents, as defined by the ACA, are provided with or have access to insurance as required by  the ACA.  If Contractor is subject to the ACA, Contractor warrants it offers group health coverage  to Contractor Employees and their dependents that is affordable, that provides minimum  essential coverage and value, and that each offer of coverage meets the timing requirements of  the ACA.  Contractor warrants, whether or not it is subject to the ACA, that it will pay all  applicable fees, taxes, or fines, as set forth in the employer mandates of the ACA under Tax Code  §4980H and related regulations for any Contractor Employee, whether the fee, tax, or fine is  assessed against the Contractor or the County.  6.8. Acknowledgment of Independent Contractor Status.  6.8.1. Independent Contractor.  Nothing in this Contract is intended to establish an employer‐ employee relationship between the County and Contractor or any Contractor Employee.  In no  event, shall Contractor Employees be deemed employees, agents, volunteers, or subcontractors  of the County.  Contractor shall ensure that Contractor Employees are apprised of their status  and the limitations independent contractors have of this status.  6.8.2. Contractor/Contractor Employee Representations.  Contractor and/or Contractor Employees  shall not represent themselves as County employees.  Contractor shall ensure that Contractor  Employees do not represent themselves as County employees.  6.8.3. County Benefits and Plans.  Contractor and Contractor Employees shall not be entitled to  participate in any County employee benefit plans and programs, including but not limited to,  retirement, deferred compensation, insurance (including without limitation, health, disability,  dental, and life), and vacation pay.  This limitation includes access to benefit plans and programs  that are not described by a written plan.  However, Contractor Employees who are retired  County Employees may receive vested post‐employment benefits such as retiree health care and  pension benefits from Oakland County.  6.8.4. County Reliance.  The County entered into this Contract in reliance of the representations made  by Contractor regarding its understanding of the role of independent contractors, its stated  relationship to Contractor Employees, and other representations Contractor has made regarding  the management and performance oversight of Contractor Employees.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 11 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 6.8.5. Independent Employment Status.  If Contractor provides Contractor Employees for staffing and/or  leasing services to County, those Contractor Employees shall sign Exhibit VIII, Acknowledgement of  Independent Employment Status, prior to performing services for the County.  6.9. Permits and Licenses.  Contractor shall be responsible for obtaining and maintaining, throughout  the term of this Contract, all licenses, permits, certificates, governmental authorizations, and  business/professional licenses necessary to perform this Contract.  Upon request by the County,  Contractor shall furnish copies of any permit, license, certificate, or governmental authorization  necessary to perform this Contract.  6.10. E‐Verify.  In accordance with Miscellaneous Resolution No.09116 (BOC Minutes, July 30, 2009,  pp 37‐38), unless otherwise exempted, all service contractors who wish to contract with the  County to provide services must first certify they have registered with, will participate in, and  continue to utilize, once registered, the E‐Verify Program (or any successor program  implemented by the federal government or its departments or agencies) to verify the work  authorization status of all newly hired employees employed by the Contractor.  Breach of this  term or condition is considered a material breach of this Contract.  Contractor’s execution of this  Contract constitutes a certification that they are authorized to certify on behalf of Contractor  and do hereby certify on behalf of Contractor that the Contractor has registered with, has and  will participate in, and does and will continue to utilize once registered and throughout the term  of this Contract and any permissible extension hereof, the E‐Verify Program (or any successor  program implemented by the federal government or its departments or agencies) to verify the  work authorization status of all newly hired employees employed by the Contractor.  6.11. Iran‐Linked Business Certification.  Contractor certifies that it is not an Iran‐Linked Business.   Contractor further certifies that it was not an Iran‐Linked Business at the time it submitted its  Proposal for this Contract.  Contractor must promptly notify the County, if Contractor becomes  an Iran‐Linked Business at any time during this Contract.  6.12. Foreign Adversary Certification.  If Contractor supplies technology or equipment to County,  Contractor certifies that the technology and/or equipment was not produced, assembled or  manufactured by a foreign adversary, as defined, and as prohibited by the federal government.   6.13. Taxes.  6.13.1. Contractor Taxes.  Contractor shall collect and pay its local, state, and federal taxes, including  but not limited to, all employment taxes, sales taxes, personal property taxes, and real property  taxes.  The County shall not be liable to or required to reimburse Contractor for any local, state,  or federal tax of any kind.  6.13.2. County Tax‐Exempt.  The County is exempt from state and local sales tax, personal property tax, and  real property tax.  Prices under this Contract shall not include taxes, unless the County is not tax‐ exempt for a specific Deliverable.  Exemption certificates for sales tax will be furnished upon request.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 12 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 6.14. Warranty for Services.  Contractor warrants that all Deliverables that are services shall be  performed in compliance with all applicable laws, statutes, regulations, ordinances, and  professional standards.  6.15. Warranty for Goods.  All Deliverables that are goods shall be subject to the following warranties:  6.15.1. Warranty of Merchantability.  Goods provided by Contractor pursuant to this Contract shall: (a) be  merchantable; (b) be of good quality; (c) be fit for their ordinary purpose; (d) be adequately contained  and packaged; and (e) conform to the specifications and descriptions contained in this Contract.  6.15.2. Warranty of Fitness for a Particular Purpose.  If Contractor knows or has reason to know that  the goods will be used for a particular purpose and the County is relying on Contractor’s skill or  judgment to select or furnish the goods, then there is a warranty that the goods are fit for a  particular purpose.  6.15.3. Warranty of Title.  All goods conveyed to the County shall be conveyed and transferred: (a) with  good title; (b) free from any security interest, lien, or encumbrance that the County did not have  knowledge of when the Contract was executed; and (c) free of any rightful claim of infringement  or similar claim by a third‐party.  6.16. ADA and Section 508 Compliance.  If Contractor is providing a Deliverable that requires County  Agents or the public to use a software application or to access a website, Contractor warrants  that end users can utilize the software or access the website in accordance with the accessibility  requirements of the ADA and the Rehabilitation Act of 1973.  Contractor’s Deliverable will  conform, where relevant, to level AA of the World Wide Web Consortium (W3C) Web Content  Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0. Contractor may provide a description of conformance with  the above‐mentioned specifications by means of a completed Voluntary Product Accessibility  Template for WCAG 2.0 (WCAG 2.0 VPAT) or another comparable document. Any additional  compliance requirements shall be specified in the Scope of Contractor’s Deliverables Exhibit IX.  §7. LIABILITY  7.1. Contractor Indemnification.  Contractor shall indemnify, defend, and hold the County harmless  from all Claims, incurred by or asserted against the County by any person or entity, which are  alleged to have been caused directly or indirectly from the acts or omissions of Contractor or  Contractor’s Employees.  The County’s right to indemnification is in excess and above any  insurance rights/policies required by this Contract[A1].  7.2. No Indemnification from the County.  Contractor shall have no rights against the County for  indemnification, contribution, subrogation, or any other right to be reimbursed by the County,  except as expressly provided herein.  §8. CONTRACTOR PROVIDED INSURANCE.  At all times during this Contract, Contractor shall obtain  and maintain insurance according to the requirements listed in Exhibit I.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 13 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com §9. INTELLECTUAL PROPERTY  9.1. Contractor Use of County Licensed Software.  In order for Contractor to perform this Contract,  the County may permit Contractor or Contractor Employees to access certain Software licensed  to the County.  Contractor or Contractor Employees shall not transfer, remove, use, copy, or  otherwise provide or make available such Software or documentation to any other person or  entity, for any purpose, without the prior written consent of the County and/or the licensor.   Furthermore, neither Contractor nor Contractor Employee shall produce a source listing,  decompile, disassemble, or otherwise reverse engineer any Software.  Neither Contractor nor  Contractor Employee shall use any Software contrary to the provisions of any applicable  Software license agreement or state or federal law.  9.2. Contractor License to Use County Servicemarks.  If this Contract involves the use of County  servicemarks, then Contractor is granted a license to use the servicemarks subject to the terms listed  in Exhibit VII.  Contractor shall only use the servicemarks as directed by the County in Exhibit VII.  9.3. Assignment of Rights.  In consideration for the performance of this Contract and the fees paid to  Contractor, Contractor agrees to the following: (a) Contractor shall have no copyright, patent,  trademark, or trade secret rights in County Intellectual Property; (b) any and all programs, inventions,  and other work or authorship developed by Contractor while providing Deliverables to the County  are works made for hire, created for, and owned exclusively by the County, unless otherwise  specified in the Contract; (c) Contractor assigns to the County all rights and interest in County  Intellectual Property, which Contractor has made or conceived or may make and conceive, either  solely or jointly with others, either on or off County premises while performing this Contract or with  the use of the time, material, or facilities of the County; and (d) Contractor and its applicable  Contractor Employees shall sign any documents necessary for the County to register patents,  copyrights, or trademarks with federal or state agencies.  Contractor shall ensure Contractor  Employees assign their rights and interests in County Intellectual Property to the County.  9.4. Infringement Remedies.  If, in either Party’s opinion, any of the services or Deliverables supplied  by Contractor or Contractor Employees is likely to become the subject of a copyright, patent,  trademark, or trade secret infringement claim, Contractor shall at its own expense: (a) procure for  County the right to continue using the services or Deliverables, or if this option is not reasonably  available to Contractor; (b) replace or modify the same so that it becomes non‐infringing; or (c)  accept its return by County with appropriate credits to County and reimburse County for any losses  or costs incurred as a consequence of County ceasing its use and returning it.  §10. CONFIDENTIAL INFORMATION  10.1. Contractor Use of Confidential Information.  Contractor and Contractor Employees shall use  appropriate safeguards to protect the confidentiality and integrity of Confidential Information.   Contractor shall not reproduce, provide, disclose, or give access of Confidential Information to any  Contractor Employee or third‐party not having a legitimate need to know.  Contractor and         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 14 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Contractor Employees shall only use the Confidential Information for performance of this Contract.  Notwithstanding the foregoing, Contractor may disclose the Confidential Information, if required  by law, statute, or other legal process; provided that Contractor: (a) gives the County prompt  written notice of the impending disclosure; (b) provides reasonable assistance to the County in  opposing or limiting the disclosure; and (c) makes only such disclosure as is compelled or required.   This Contract imposes no obligation upon Contractor with respect to any Confidential Information  which Contractor can establish by legally sufficient evidence: (a) was in possession of or was known  by Contractor, prior to its receipt from the County, without any obligation to maintain its  confidentiality; or (b) is obtained by Contractor from a third‐party having the right to disclose it,  without an obligation to keep such information confidential[A2].  §11. COUNTY DATA.  If Contractor uses or possesses County Data in the performance of this Contract,  then the following provisions contained in this section apply:  11.1. Use of County Data.  Contractor and Contractor Employees shall have a limited license to County  Data, including a license to collect, process, store, generate and display County Data but only to the  extent necessary to provide services under this Contract. Contractor and Contractor Employees  may not use, sell, rent, transfer, distribute, or otherwise disclose or make available County Data for  Contractor’s own purposes or for the benefit of anyone other than the County, without the  County’s prior written consent, unless otherwise provided for within an Exhibit to this Contract.  11.2. Unauthorized Access/Disclosure or Theft of County Data.  Contractor or Contractor Employees  shall notify the County’s Chief Information Officer as soon as practicable but no later than forty‐ eight (48) hours of “Discovery” of suspected unauthorized access, acquisition, disclosure, or theft  of County Data (a “Security Breach”). “Discovery” means the first day on which the Security Breach  is known to Contractor or Contractor Employees or should have been known by exercising  reasonable diligence.  Upon Discovery of a Security Breach, Contractor shall do the following: (a)  take reasonable measures to promptly cure the deficiencies relating to the Security Breach in order  to secure County Data;  (b) cooperate with the County in investigating the occurrence, including  making available all relevant records, logs, files, and data reporting materials required upon  request by the County; and (c) comply with all applicable federal or state laws and regulations  pertaining to unauthorized disclosures or as otherwise directed by the County.  If Contractor uses  or possesses County Data described in in Exhibit II (HIPPA), Exhibit III (PII), or Exhibit IV (CJIS),  Contractor shall follow the procedures in the applicable Exhibits governing the unauthorized  access/disclosure or theft of County Data.  11.3. Storage of County Data.  Contractor shall only store and process County Data at and from data  centers located within the United States.  Contractor shall not permit Contractor Employees to store  County Data on portable devices, including personal computers, except for portable devices that  encrypt data at rest and are used and kept within the U.S.  Contractor shall permit its Contractor  Employees to access County Data remotely only as required to provide technical support.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 15 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 11.4. Requirements for PCI Data.  If Contractor possesses, stores, processes, or transmits County  Data that is considered Payment Card Industry (PCI) Data by the PCI Security Standards Council,  Contractor shall comply with PCI Data Security Standard (DSS) and shall provide the County  with a copy of its PCI DSS Attestation of Compliance and its Certificate of Compliance with PCI  Data Security Standard.  Contractor warrants that it will keep its Certification of Compliance  with PCI Data Security Standard current.  11.5. Response to Legal Request for County Data.  If the County receives a Court Order, a Freedom of  Information Act (FOIA) request, or other legal request to provide County Data held by  Contractor, then Contractor shall provide County Data to the County, in a format directed by the  County, within the time frame required by law.  11.6. Obligations upon Expiration, Termination or Cancellation of Contract.  At the County’s sole  discretion, upon expiration, termination, or cancellation of this Contract, Contractor shall return  County Data in a mutually agreeable format in a prompt and orderly manner or provide for the  secure disposal of County Data as directed by County.  §12. INFORMATION TECHNOLOGY STANDARDS.  If Contractor provides a technology application or  requires the use of the Internet to access a Deliverable, the following sections apply:  12.1. County Standards.  If Contractor and Contractor Employees that will be given access to the  County Network, Contractor and Contractor Employees shall comply with the County Electronic  Communications and Use of Technology Policy.  12.2. Implementation of Security Measures.  Contractor shall implement and maintain appropriate  administrative, technical, and organizational security measures to safeguard against  unauthorized access to the County Network and County Data.   Such measures shall be in  accordance with security industry best practice and not less stringent than the measures  Contractor applies to protect its own data of a similar kind.  12.3. Completion of County Security Questionnaire.  Contractor warrants it has completed the  County’s security questionnaire.  Each year, prior to the anniversary date of this Contract, and  upon receipt of the County’s security questionnaire, Contractor shall provide the County with the  answers to the County’s security questionnaire.  §13. GENERAL TERMS AND CONDITIONS  13.1. Access to County Property or Facilities.  As set forth in this Contract, Contractor has access to  and the right to use County property and facilities necessary to perform this Contract.  Unless  otherwise provided in this Contract or Contractor receives prior written permission from the  County’s Director responsible for the department requiring access outside of Business Days,  Contractor may only access and use County property and facilities for performance of this  Contract on Business Days.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 16 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 13.2. Signs on County Property or Facilities.  Contractor shall not place any signs or advertisements on  County property or facilities without the prior written permission of the County’s Director of  Facilities Management or successor.  13.3. Use of County Property or Facilities.  While performing this Contract, Contractor shall keep  County property or facilities, and anything stored thereon in a clean, safe, and healthful  condition and shall keep the property and facilities in a manner that will not prevent or interfere  with the County’s performance of its functions.  13.4. Removal of Contractor's Personal Property.  At the expiration or termination of this Contract,  Contractor shall leave County property or facilities in the same condition that Contractor found  them and clean of all rubbish.  Contractor shall remove all of its personal property within thirty  (30) Days of expiration or termination of this Contract.  If Contractor does not remove its  personal property within the thirty (30) Day period, then the County shall dispose of it and bill  Contractor for any costs associated with the removal and disposal.  13.5. Damage to County Property or Facilities.  Contractor shall be responsible for any damage to any  County property or a facility that is caused by Contractor or Contractor Employees.  If damage  occurs, the County shall make the necessary repairs and/or replacements or cause a third‐party  to make the necessary repairs or replacements, provided, however, that Contractor shall  reimburse the County for all costs associated with repairing and/or replacing the damaged  property or facilities.  13.6. Damage to Contractor’s Property.  Contractor shall be solely liable and responsible for any property  loss or damage resulting from fire, theft, or other means to Contractor’s personal property located,  kept, or stored on or at County property or facilities during performance of this Contract.  13.7. County’s Right to Suspend Contract Performance.  Upon written notice, the County may require  Contractor to suspend performance of this Contract if Contractor has failed to comply with  federal, state, or local laws or any requirements contained in this Contract.  The right to suspend  performance of this Contract is in addition to the County’s right to terminate and/or cancel this  Contract.  The County shall incur no penalty, expense, or liability to Contractor if the County  suspends performance of this Contract under this Section.  13.8. Discrimination.  Contractor shall not discriminate against any employee or applicant for  employment in violation of state or federal law. Contractor shall promptly notify the County of  any complaint or charge filed and/or of any determination by any court or administrative agency  of illegal discrimination by Contractor.  13.9. Conflict of Interest.  Pursuant to Public Act 317 and 318 of 1968, as amended (MCL 15.301, et  seq. and MCL 15.321, et seq.), no contracts shall be entered into between the County and any  County Agent.  To avoid any real or perceived conflict of interest, Contractor shall disclose to the  County the identity of all Contractor Employees and all relatives of Contractor Employees who: a)  are employed by the County on the date the Contract is executed; and b) become employed by         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 17 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com the County during the term of the Contract.  Contractor shall also disclose to the County the  identity of all County Agents and all relatives of County Agents who: a) are employed by  Contractor on the date the Contract is executed; and b) become employed by Contractor during  the term of the Contract.  13.10. Access and Records.  Contractor will maintain accurate books and records in connection with  performance of this Contract for thirty‐six (36) months after the end of this Contract and Contractor  shall provide the County with reasonable access to such books and records, upon request.  13.11. Audit.  The County or an independent auditor hired by the County may perform contract audits  (in its sole discretion) and shall have the authority to access all pertinent records and data and to  interview any Contractor Employee during the term of this Contract and for a period of three  years after final payment.  Contractor shall explain any audit findings, questioned costs, or other  Contract compliance deficiencies to the County within thirty (30) Business Days of receiving the  draft audit report.  Contractor’s written response shall include all necessary documents and  information that refute the draft audit report and an action plan to resolve the audit findings.  A  copy of Contractor’s response will be included in the final report.  Failure by Contractor to  respond in writing within thirty (30) Business Days shall be deemed acceptance of the draft audit  report and will be noted in the final report.  13.12. Assignments/Delegations/Subcontracts.  13.12.1. Prior Written Consent Required.  Except by operation of law, neither Party may assign, delegate,  or subcontract any of its duties, obligations, or rights under this Contract without the prior  written consent of the other Party; provided, however, Contractor may assign, delegate, or  subcontract this Contract to an affiliate or subsidiary as long as the affiliate or subsidiary is  adequately capitalized and can provide adequate written assurances to the County that the  affiliate or subsidiary can perform this Contract.  The County may withhold consent, if the County  determines that the assignment, delegation, or subcontract would impair performance of this  Contract or the County’s ability to recover damages under this Contract.  Contractor shall also  provide the County with adequate information to allow the County to make a determination  regarding the assignment, delegation, or subcontract.  13.12.2. Flow Down Clause Required.  Any assignment, delegation, or subcontract by Contractor must  include a requirement that the assignee, delegee, or subcontractor will comply with the terms  and conditions of this Contract.  The assignment, delegation, or subcontract shall in no way  diminish or impair performance of any term or condition of this Contract.  13.12.3. Contractor Responsibility for Assigns/Delegates/Subcontractors.  If Contractor assigns,  delegates, or subcontracts this Contract, in whole or in part, Contractor shall remain the sole  point of contact regarding all matters under this Contract and shall remain liable for performance  of this Contract.  Contractor is solely responsible for the management of assignees, delegees,  and subcontractors.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 18 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 13.12.4. Performance Required.  If an assignee, delegee, or subcontractor fails to perform as required  under this Contract, Contractor shall contract with another entity for such performance.  Any  additional costs associated with securing another assignee, delegee, or subcontractor shall be  the sole responsibility of Contractor.  13.13. Non‐Exclusive Contract.  This Contract is a non‐exclusive agreement. No provision in this  Contract limits or is intended to limit, in any way, Contractor’s right to offer and provide its  services to the general public, other business entities, municipalities, or governmental agencies  during or after the term of this Contract.  Similarly, the County may freely engage other persons  to perform the same work that Contractor performs.  Except as provided in this Contract, this  Contract shall not be construed to guarantee Contractor or any Contractor Employee any fixed or  certain number of Deliverables.  13.14. No Third‐Party Beneficiaries.  Except as provided for the benefit of the Parties, this Contract  does not and is not intended to create any obligation, duty, promise, contractual right or benefit,  right to be indemnified, right to be subrogated to the Parties’ right in this Contract, or any other  right in favor of any other person or entity.  13.14.1. Survival of Terms and Conditions.  The following terms and conditions shall survive and continue  in full force beyond the termination or cancellation of this Contract (or any part thereof) until the  terms and conditions are fully satisfied or expire by their nature: Section 1. Contract Definitions,  Section 5. Scope of Deliverables and Financial/Payment Obligations, Section 6. Contractor’s  Warranties and Assurances, Section 7. Liability, Section 8. Contractor Provided Insurance,  Section 9. Intellectual Property, Section 10.  Confidential Information, Section 11. County Data,  Section 13. General Terms and Conditions; and if incorporated into this Contract, Exhibit II:  Business Associate Agreement (Health Insurance Portability and Accountability Act  Requirements), Exhibit III: Requirements for Contractors with Access to County PII (Personally  Identifiable Information) and Exhibit IV: Requirements for Contractors with Access to CJIS Data  (Criminal Justice Information Security.  13.15. Reservation of Rights.  This Contract does not, and is not intended to impair, divest, delegate, or  contravene any constitutional, statutory, or other legal right, privilege, power, obligation, duty,  or immunity of the County.  13.16. Compliance with Laws.  Contractor shall comply with all federal, state, and local laws, statutes,  ordinances, regulations, insurance policy requirements, and requirements applicable to its  activities under this Contract.  13.17. Force Majeure.  Notwithstanding any other term or condition of this Contract, neither Party shall  be liable for failure to perform contractual duties or obligations caused by events beyond their  reasonable control, including but not limited to: (a) acts of public enemies; (b) natural disasters;  (c) terrorism; (d) war; (e) insurrection or riot; (f) natural disasters; (g) strikes, lockouts, work  stoppages, or other labor difficulties; or (h) compliance with law.  Reasonable notice shall be  given to the affected Party of such event.  Contractor is expected, through insurance or         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 19 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com alternative temporary or emergency service arrangements, to continue its contractual duties or  obligations if a reasonably anticipated, insurable business risk, such as business interruption or  any insurable casualty or loss occurs.  13.18. Notices.  13.18.1. Written Notice.  All notices required under this Contract shall be in writing.  Notices shall be  effective: (a) the next Business Day, if personally delivered; (b) the third Business Day, if sent by  U.S. mail, postage prepaid, return receipt requested; (c) the next Business Day, if sent by a  nationally recognized overnight express courier with a reliable tracking system; or (d) the next  Business Day with a receipt of confirmation, if sent by e‐mail or fax.  13.18.2. Notice to Contractor.  Unless otherwise specified, Notice to Contractor shall be addressed to the  Contract Administrator listed on the first page of this Contract.  13.18.3. Notice to County.  Unless otherwise specified herein, Notice to the County shall be addressed to  Purchasing, the County Project Manager (if applicable), and the County Contract Administrator(s)  listed on the first page of this Contract.  13.19. Captions.  Section and subsection numbers, captions, and any index to sections or subsections  contained in this Contract are intended for the convenience of the reader and are not intended  to have any substantive meaning and shall not be interpreted to limit or modify any substantive  provisions of this Contract.  In this Contract, for any noun or pronoun, use of the singular or  plural form, use of the nominative, possessive, or objective case, and any reference to gender  (masculine, feminine, and neuter) shall mean the appropriate form, case, or gender as the  context requires.  13.20. Waiver.  Waiver of any term or condition under this Contract must be in writing and notice given  pursuant to this Contract.  No written waiver, in one or more instances, shall be deemed or  construed as a continuing waiver of any term or condition of this Contract.  No waiver by either  Party shall subsequently affect its right to require strict performance of this Contract.  13.21. Cumulative Remedies.  A Party’s exercise of any remedy shall not preclude the exercise of any  other remedies, all of which shall be cumulative.  A Party shall have the right, in its sole  discretion, to determine which remedies are to be exercised and in which order.  13.22. Severability.  If a court of competent jurisdiction finds a term or condition of this Contract to be  illegal or invalid, then the term or condition shall be deemed severed from this Contract.  All  other terms or conditions shall remain in full force and effect.  Notwithstanding the above, if  Contractor’s promise to indemnify or hold the County harmless is found illegal or invalid,  Contractor shall contribute the maximum it is permitted to pay by law toward the payment and  satisfaction of any Claims against the County.  13.23. Dispute Resolution.  All disputes arising under or relating to the execution, interpretation,  performance, or nonperformance of this Contract involving or affecting the Parties may first be         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 20 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com submitted to the respective Project Manager (if applicable) and Contract Administrators for  possible resolution.  13.24. Governing Laws/Consent to Jurisdiction and Venue.  This Contract shall be governed,  interpreted, and enforced by the laws of the State of Michigan.  Except as otherwise required by  law or court rule, any action brought to enforce, interpret, or decide any Claim arising under or  related to this Contract shall be brought in the Sixth Judicial Circuit Court of the State of  Michigan, the 50th District of the State of Michigan, or the United States District Court for the  Eastern District of Michigan, Southern Division, as dictated by the applicable jurisdiction of the  court.  Except as otherwise required by law or court rule, venue is proper in the courts set forth  above.  The choice of forum set forth above shall not be deemed to preclude the enforcement of  any judgment obtained in such forum or taking action under this Contract to enforce such  judgment in any appropriate jurisdiction.  13.25. Entire Contract.  This Contract represents the entire agreement and understanding between the  Parties.  This Contract supersedes all other prior oral or written understandings,  communications, agreements, or contracts between the Parties.  The language of this Contract  shall be construed as a whole according to its fair meaning and not construed strictly for or  against any Party.           OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 21 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT I    CONTRACTOR INSURANCE REQUIREMENTS    During this Contract, the Contractor shall provide and maintain, at their own expense, all insurance as set  forth and marked below, protecting the County against any Claims, as defined in this Contract.  The  insurance shall be written for not less than any minimum coverage herein specified.  Limits of insurance  required in no way limit the liability of the Contractor.    Primary Coverages    Commercial General Liability Occurrence Form including:  (a) Premises and Operations; (b) Products and  Completed Operations (including On and Off Premises Coverage); (c) Personal and Advertising Injury; (d)  Broad Form Property Damage; (e) Broad Form Contractual including coverage for obligations assumed in  this Contract;     $1,000,000 – Each Occurrence Limit  $1,000,000 – Personal & Advertising Injury   $2,000,000 – Products & Completed Operations Aggregate Limit  $2,000,000 – General Aggregate Limit  $   100,000 – Damage to Premises Rented to You (formally known as Fire Legal Liability)    Workers’ Compensation Insurance with limits statutorily required by any applicable Federal or State Law  and Employers Liability insurance with limits of no less than $500,000 each accident, $500,000 disease  each employee, and $500,000 disease policy limit.   1. ☒  Fully Insured or State approved self‐insurer.  2. ☐  Sole Proprietors must submit a signed Sole Proprietor form.  3. ☐  Exempt entities, Partnerships, LLC, etc., must submit a State of Michigan form WC‐337 Certificate  of Exemption.      Commercial Automobile Liability Insurance covering bodily injury or property damage arising out of the  use of any owned, hired, or non‐owned automobile with a combined single limit of $1,000,000 each  accident.  This requirement is waived if there are no company owned, hired or non‐owned automobiles  utilized in the performance of this Contract.    Commercial Umbrella/Excess Liability Insurance with minimum limits of $2,000,000 each occurrence.   Umbrella or Excess Liability coverage shall be no less than following form of primary coverages or  broader. This Umbrella/Excess requirement may be met by increasing the primary Commercial General  Liability limits to meet the combined limit requirement.           OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 22 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Supplemental Coverages – As Needed    1. ☒ Professional Liability/Errors & Omissions Insurance (i.e., Consultants, Technology Vendors,  Architects, Engineers, Real Estate Agents, Insurance Agents, Attorneys, etc.) with minimum limits of  $1,000,000 per claim and $1,000,000 aggregate shall be required when the Contractor provides  professional services that the County relies upon.    2. ☐ Cyber Liability Insurance with minimum limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000 aggregate shall be  required when the Contractor has access to County IT systems and/or stores County data electronically.     3. ☐ Commercial Property Insurance. The Contractor shall be responsible for obtaining and maintaining  insurance covering their equipment and personal property against all physical damage.    4. ☐ Liquor Legal Liability Insurance with a limit of $1,000,000 each occurrence shall be required when  liquor is served and/or provided by Contractor.    5. ☐ Pollution Liability Insurance with minimum limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000  aggregate shall be required when storage, transportation and/or cleanup & debris removal of  pollutants are part of the services utilized.    6. ☐ Medical Malpractice Insurance with minimum limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000  aggregate shall be required when medically related services are provided.    7. ☐ Garage Keepers Liability Insurance with minimum limits of $1,000,000 per claim and $1,000,000  aggregate shall be required when County owned vehicles and/or equipment are stored and/or  serviced at the Contractors facilities.     8. ☐ Other Insurance Coverages as may be dictated by the provided product/service and deemed  appropriate by the County Risk Management Department.                               OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 23 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com General Insurance Conditions  The aforementioned insurance shall be endorsed, as applicable, and shall contain the following terms,  conditions, and/or endorsements.  All certificates of insurance shall provide evidence of compliance with  all required terms, conditions and/or endorsements.    1. All policies of insurance shall be on a primary, non‐contributory basis with any other insurance or self‐ insurance carried by the County;    2. The insurance company(s) issuing the policy(s) shall have no recourse against the County for  subrogation (policy endorsed written waiver), premiums, deductibles, or assessments under any form.   All policies shall be endorsed to provide a written waiver of subrogation in favor of the County;    3. Any and all deductibles or self‐insured retentions shall be assumed by and be at the sole risk of the  Contractor;    4. Contractors shall be responsible for their own property insurance for all equipment and personal  property used and/or stored on County property;    5. The Commercial General Liability and Commercial Automobile Liability policies along with any  required supplemental coverages shall be endorsed to name the County of Oakland and it officers,  directors, employees, appointees and commissioners as additional insured where permitted by law  and policy form;    6. If the Contractor’s insurance policies have higher limits than the minimum coverage requirements  stated in this document the higher limits shall apply and in no way shall limit the overall liability  assumed by the Contractor under contract.    7. The Contractor shall require its contractors or sub‐contractors, not protected under the Contractor’s  insurance policies, to procure and maintain insurance with coverages, limits, provisions, and/or  clauses equal to those required in this Contract;    8. Certificates of insurance must be provided no less than ten (10) Business Days prior to the County’s  execution of the Contract and must bear evidence of all required terms, conditions and  endorsements; and provide 30 days’ notice of cancellation/material change endorsement.    9. All insurance carriers must be licensed and approved to do business in the State of Michigan along  with the Contractor’s state of domicile and shall have and maintain a minimum A.M. Best’s rating of  A‐ unless otherwise approved by the County Risk Management Department.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 24 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT II    BUSINESS ASSOCIATE AGREEMENT  (Health Insurance Portability and Accountability Act Requirements)    Exhibit II is a Business Associate Agreement between Contractor (“Business Associate”) and the County  (“Covered Entity”).  This Exhibit is incorporated into the Contract and shall be hereinafter referred to as  “Agreement.”  The purpose of this Agreement is to facilitate compliance with the Privacy and Security  Rules and to facilitate compliance with HIPAA and the HITECH Amendment to HIPAA.    §1.  DEFINITIONS.  The following terms have the meanings set forth below for purposes of the  Agreement, unless the context clearly indicates another meaning.  Terms used but not otherwise  defined in this Agreement have the same meaning as those terms in the Privacy Rule.  1.1 Business Associate.  “Business Associate” means the Contractor.  1.2 CFR.  “CFR” means the Code of Federal Regulations.  1.3  Contract.  “Contract” means the document with the Purchasing Contract Number.  1.4  Contractor.  “Contractor” means the entity or individual defined in the Contract and listed on the  first page of this Contract.  1.5 Covered Entity.  “Covered Entity” means the County of Oakland as defined in the Contract.  1.6 Designated Record Set.  “Designated Record Set” is defined in 45 CFR 164.501.  1.7 Electronic Health Record.  “Electronic Health Record” means an electronic record of health‐ related information on an individual that is created, gathered, managed, and consulted by  authorized health care clinicians and staff.  1.8 HIPAA.  “HIPAA” means the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996.  1.9 HITECH Amendment.  “HITECH Amendment” means the changes to HIPAA made by the Health  Information Technology for Economic and Clinical Health Act.  1.10 Individual.  “Individual” is defined in 45 CFR 160.103 and includes a person who qualifies as a  personal representative in 45 CFR 164.502(g).  1.11 Privacy Rule.  “Privacy Rule” means the privacy rule of HIPAA as set forth in the Standards for Privacy of  Individually Identifiable Health Information at 45 CFR part 160 and part 164, subparts A and E.  1.12  Protected Health Information.  “Protected Health Information” or “PHI” is defined in 45 CFR  160.103, limited to the information created or received by Business Associate from or on behalf of  Covered Entity.  1.13 Required By Law.  “Required By Law” is defined in 45 CFR 164.103.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 25 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 1.14 Secretary.  “Secretary” means the Secretary of the Department of Health and Human Services or  his or her designee.  1.15 Security Incident.  “Security Incident” is defined in 45 CFR 164.304.  1.16 Security Rule.  “Security Rule” means the security standards and implementation specifications at  45 CFR part 160 and part 164, subpart C.  §2.  OBLIGATIONS AND ACTIVITIES OF BUSINESS ASSOCIATE.  Business Associate agrees to perform  the obligations and activities described in this Section.  2.1  Business Associate understands that pursuant to the HITECH Amendment, it is subject to the HIPAA  Privacy and Security Rules in a similar manner as the rules apply to Covered Entity.  As a result,  Business Associate shall take all actions necessary to comply with the HIPAA Privacy and Security  Rules for business associates as revised by the HITECH Amendment, including, but not limited to, the  following: (a) Business Associate shall appoint a HIPAA privacy officer and a HIPAA security officer;  (b) Business Associate shall establish policies and procedures to ensure compliance with the Privacy  and Security Rules; (c) Business Associate shall train its workforce regarding the Privacy and Security  Rules; (d) Business Associate shall enter into a privacy/security agreement with Covered Entity;   (e) Business Associate shall enter into privacy/security agreements with its subcontractors that  perform functions relating to Covered Entity involving PHI; (f) Business Associate shall conduct a  security risk analysis; and (g) Business Associate shall provide documentation upon request in  relation to performance under this section.  2.2  Business Associate shall not use or disclose PHI other than as permitted or required by this  Agreement or as required by law.  2.3  Business Associate shall use appropriate safeguards to prevent use or disclosure of the PHI.   Business Associate shall implement administrative, physical, and technical safeguards (including  written policies and procedures) that reasonably and appropriately protect the confidentiality,  integrity, and availability of PHI that it creates, receives, maintains, or transmits on behalf of  Covered Entity as required by the Security Rule.  2.4  Business Associate shall mitigate, to the extent practicable, any harmful effect that is known to Business  Associate of a use or disclosure of PHI by Business Associate in violation of law or this Agreement.  2.5  Business Associate shall report to Covered Entity any known Security Incident or any known use or  disclosure of PHI not permitted by this Agreement.  2.6  Effective September 23, 2009 or the date this Agreement is signed, if later, Business Associate shall do  the following in connection with the breach notification requirements of the HITECH Amendment:  2.6.1  If Business Associate discovers a breach of unsecured PHI, as those terms are defined by 45 CFR  164.402, Business Associate shall notify Covered Entity without unreasonable delay but no later than  ten (10) calendar days after discovery.  For this purpose, “discovery” means the first day on which  the breach is known to Business Associate or should have been known by exercising reasonable         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 26 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com diligence.  Business Associate shall be deemed to have knowledge of a breach if the breach is known  or should have been known by exercising reasonable diligence, to any person, other than the person  committing the breach, who is an employee, officer, subcontractor, or other agent of Business  Associate.  The notification to Covered Entity shall include the following: (a) identification of each  individual whose unsecured PHI has been breached or has reasonably believed to have been  breached, and (b) any other available information in Business Associate’s possession that the  Covered Entity is required to include in the individual notice contemplated by 45 CFR 164.404.  2.6.2  Notwithstanding the immediate preceding subsection, Business Associate shall assume the  individual notice obligation specified in 45 CFR 164.404 on behalf of Covered Entity where a  breach of unsecured PHI was committed by Business Associate or its employee, officer,  subcontractor, or other agent of Business Associate or is within the unique knowledge of Business  Associate as opposed to Covered Entity.  In such case, Business Associate shall prepare the notice  and shall provide it to Covered Entity for review and approval at least five (5) calendar days before  it is required to be sent to the affected individual(s).  Covered Entity shall promptly review the  notice and shall not unreasonably withhold its approval.  2.6.3  Where a breach of unsecured PHI involves more than five hundred (500) individuals and was  committed by the Business Associate or its employee, officer, subcontractor, or other agent or is  within the unique knowledge of Business Associate as opposed to Covered Entity, Business  Associate shall provide notice to the media pursuant to 45 CFR 164.406.  Business Associate shall  prepare the notice and shall provide it to Covered Entity for review and approval at least five (5)  calendar days before it is required to be sent to the media.  Covered Entity shall promptly review  the notice and shall not unreasonably withhold its approval.  2.6.4  Business Associate shall maintain a log of breaches of unsecured PHI with respect to Covered  Entity and shall submit the log to Covered Entity within thirty (30) calendar days following the end  of each calendar year, so that the Covered Entity may report breaches to the Secretary in  accordance with 45 CFR 164.408.  This requirement shall take effect with respect to breaches  occurring on or after September 23, 2009.  2.7 Business Associate shall ensure that any agent or subcontractor to whom it provides PHI, received  from Covered Entity or created or received by Business Associate on behalf of Covered Entity, agrees  in writing to the same restrictions and conditions that apply to Business Associate with respect to such  information.  Business Associate shall ensure that any such agent or subcontractor implements  reasonable and appropriate safeguards to protect Covered Entity’s PHI.  2.8  Business Associate shall provide reasonable access, at the written request of Covered Entity, to  PHI in a Designated Record Set to Covered Entity or, as directed in writing by Covered Entity, to an  Individual in order to meet the requirements under 45 CFR 164.524.  2.9  Business Associate shall make any amendment(s) to PHI in a Designated Record Set that the  Covered Entity directs in writing or agrees to pursuant to 45 CFR 164.526.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 27 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 2.10  Following receipt of a written request by Covered Entity, Business Associate shall make internal  practices, books, and records reasonably available to the Secretary in order to determine Covered  Entity's compliance with the Privacy Rule.  The afore mentioned materials include policies and  procedures and PHI relating to the use and disclosure of PHI received from Covered Entity or  created or received by Business Associate on behalf of Covered Entity.  2.11  Business Associate shall document disclosures of PHI and information related to such disclosures,  to permit Covered Entity to respond to a request by an Individual for:  (a) an accounting of  disclosures of PHI in accordance with 45 CFR 164.528 or (b) effective January 1, 2011 or such later  effective date prescribed by regulations issued by the U.S. Department of Health and Human  Services, an accounting of disclosures PHI from an Electronic Health Record in accordance with the  HITECH Amendment.  2.12  Following receipt of a written request by Covered Entity, Business Associate shall provide to  Covered Entity or an Individual information collected in accordance with Section 2 to permit  Covered Entity to respond to a request by an Individual for: (a) an accounting of disclosures of PHI  in accordance with 45 CFR 164.528 or (b) effective as of January 1, 2011 or such later effective  date prescribed by regulations issued by the U.S. Department of Health and Human Services, an  accounting of disclosures of Protected Health Information from an Electronic Health Record in  accordance with the HITECH Amendment.  §3.  PERMITTED USES AND DISCLOSURES BY BUSINESS ASSOCIATE.  Business Associate may use and  disclose PHI as set forth in this Section.  3.1  Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may use or disclose PHI to  perform functions, activities, or services for or on behalf of Covered Entity as specified in the  underlying service agreement between Covered Entity and Business Associate, provided that such  use or disclosure shall not violate the Privacy Rule if done by Covered Entity or the minimum  necessary policies and procedures of the Covered Entity.  If no underlying service agreement  exists between Covered Entity and Business Associate, Business Associate may use or disclose PHI  to perform functions, activities, or services for or on behalf of Covered Entity for the purposes of  payment, treatment, or health care operations as those terms are defined in the Privacy Rule,  provided that such use or disclosure shall not violate the Privacy Rule if done by Covered Entity or  the minimum necessary policies and procedures of the Covered Entity.  3.2  Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may use PHI for the proper  management and administration of the Business Associate or to carry out the legal responsibilities  of the Business Associate.  3.3  Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may disclose PHI for the proper  management and administration of the Business Associate or to carry out the legal responsibilities  of the Business Associate, provided that disclosures are Required by Law or Business Associate  obtains reasonable assurances in writing from the person to whom the information is disclosed  that: (a) the disclosed PHI will remain confidential and will be used or further disclosed only as         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 28 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Required by Law or for the purpose for which it was disclosed to the person and (b) the person  notifies the Business Associate of any known instances in which the confidentiality of the  information has been breached.  3.4  Except as otherwise limited in this Agreement, Business Associate may use PHI to provide data  aggregation services to Covered Entity as permitted by 45 CFR 164.504(e)(2)(i)(B).  3.5  Business Associate may use PHI to report violations of law to appropriate federal and state  authorities, consistent with 45 CFR 164.502(j)(1).  §4.  OBLIGATIONS OF COVERED ENTITY.  4.1  Covered Entity shall notify Business Associate of any limitation(s) of Covered Entity in its notice of  privacy practices in accordance with 45 CFR 164.520, to the extent that such limitation may affect  Business Associate’s use or disclosure of PHI.  4.2  Covered Entity shall notify Business Associate of any changes in or revocation of permission by an  Individual to use or disclose PHI, to the extent that such changes may affect Business Associate’s  use or disclosure of PHI.  4.3 Covered Entity shall use appropriate safeguards to maintain and ensure the confidentiality, privacy  and security of PHI transmitted to Business Associate pursuant to this Agreement, the Contract,  and the Privacy Rule, until such PHI is received by Business Associate, pursuant to any  specifications set forth in any attachment to the Contract.  4.4  Covered Entity shall manage all users of the services including its qualified access, password  restrictions, inactivity timeouts, downloads, and its ability to download and otherwise process PHI.  4.5  The Parties acknowledge that Covered Entity owns and controls its data.  4.6  Covered Entity shall provide Business Associate with a copy of its notice of privacy practices  produced in accordance with 45 CFR Section 164.520, as well as any subsequent changes or  limitation(s) to such notice, to the extent such changes or limitations may affect Business Associate’s  use or disclosure of PHI. Covered Entity shall provide Business Associate with any changes in or  revocation of permission to use or disclose PHI, to the extent the changes or revocation may affect  Business Associate’s permitted or required uses or disclosures. To the extent that the changes or  revocations may affect Business Associate’s permitted use or disclosure of PHI, Covered Entity shall  notify Business Associate of any restriction on the use or disclosure of PHI that Covered Entity has  agreed to in accordance with 45 CFR Section 164.522. Covered Entity may effectuate any and all  such notices of non‐private information via posting on Covered Entity’s web site.  §5.  EFFECT OF TERMINATION.  5.1  Except as provided in Section 5, upon termination of this Agreement or the Contract, for any  reason, Business Associate shall return or destroy (at Covered Entity’s request) all PHI received  from Covered Entity or created or received by Business Associate on behalf of Covered Entity.  This         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 29 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com provision shall apply to PHI that is in the possession of subcontractors or agents of Business  Associate.  Business Associate shall retain no copies of PHI.  5.2  If Business Associate determines that returning or destroying the PHI is infeasible, Business  Associate shall provide to Covered Entity written notification of the conditions that make return or  destruction infeasible.  Upon receipt of written notification that return, or destruction of PHI is  infeasible, Business Associate shall extend the protections of this Agreement to such PHI and shall  limit further uses and disclosures of such PHI to those purposes that make the return or  destruction infeasible, for so long as Business Associate maintains such PHI, which shall be for a  period of at least six (6) years.  §6  MISCELLANEOUS.  6.1 This Agreement is effective when the Contract is executed or when Business Associate becomes a  Business Associate of Covered Entity and both Parties sign this Agreement, if later.  However,  certain provisions have special effective dates, as set forth herein or as set forth in HIPAA or the  HITECH Amendment.  6.2 Regulatory References.  A reference in this Agreement to a section in the Privacy Rule or Security  Rule means the section as in effect or as amended.  6.3 Amendment.  The Parties agree to take action to amend this Agreement as necessary for Covered  Entity to comply with the Privacy and Security requirements of HIPAA.  If the Business Associate  refuses to sign such an amendment, this Agreement shall automatically terminate.  6.4 Survival.  The respective rights and obligations of Business Associate and Covered Entity under  this Agreement shall survive the termination of this Agreement and/or the Contract.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 30 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT III    REQUIREMENTS FOR CONTRACTORS WITH ACCESS TO COUNTY PII  (Personally Identifiable Information)    Exhibit III governs the requirements for Contractors with Access to Personally Identifiable Information (PII).  1. DEFINITIONS  1.1 Security Breach means the unauthorized access, acquisition, theft, or disclosure of PII.  1.2 PII (Personally Identifiable Information) means a name, number, or other information that is used  for the purpose of identifying a specific person or providing access to a person's financial accounts,  including, but not limited to, a person's name, address, telephone number, driver’s license or state  personal identification card number, social security number, place of employment, employee  identification number, employer or taxpayer identification number, government passport number,  health insurance identification number, mother's maiden name, demand deposit account number,  savings account number, financial transaction device account number or the person's account  password, any other account password in combination with sufficient information to identify and  access the account, automated or electronic signature, biometrics, stock or other security certificate  or account number, credit card number, vital record, or medical records or information as well as  the first name or first initial and last name linked to a social security number, driver’s license or state  personal identification card or financial account number in combination with a code or password  that would permit access to a person’s financial account(s) and as otherwise may be defined by state  or federal laws governing the unauthorized access to personal information.  2. OBLIGATIONS  2.1 Contractor shall not use or disclose PII other than as permitted or required by this Contract or as  required by law.  2.2 Contractor shall implement administrative, physical, and technical safeguards (including written  policies and procedures) that reasonably and appropriately protect the confidentiality, integrity, and  availability of PII that it creates, receives, maintains or transmits on behalf of the County.  2.3 Contractor shall mitigate, to the extent practicable, any harmful effect known to Contractor of the  use or disclosure of PII in violation of law or this Contract.  2.4 If Contractor or Contractor Employees discover a Security Breach, Contractor shall notify the  County without unreasonable delay, but no later than within forty‐eight (48) hours of discovery.   For this purpose, “discovery” means the first day on which the Security Breach is known to  Contractor or Contractor Employee or should have been known by exercising reasonable diligence.   Contractor shall be deemed to have knowledge of a Security Breach if the Security Breach is  known or should have been known by exercising reasonable diligence by any person, other than  the person committing the Security Breach.  The notification to the County shall include the         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 31 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com following: (a) describe the Security Breach in general terms; (b) describe the type of personal  information that is the subject of the Security Breach; (c) identify each individual whose PII has  been breached or has reasonably believed to have been breached; (d) describe in general terms,  what Contractor has done to prevent additional Security Breaches; and (e) provide any other  available information in Contractor or subcontractor’s possession that may be necessary to  comply with Security Breach notification laws.  2.5 If the County determines it will provide the notice of the Security Breach to the affected individuals  and/or to governmental authorities, Contractor shall reimburse the County for: (a) its costs in  notifying the affected individuals; (b) the cost of third‐party credit and identify monitoring services  to each of the affected individuals with compromised PII for no less than twenty‐four (24) months  following the date of notification to each individual; and (c) costs associated with the Security  Breach, including but not limited to any costs incurred by the County in investigating and resolving  the Security Breach, including reasonable fees associated with such investigation and resolution.   Without limiting Contractor's obligations of indemnification as described in the Contract, Contractor  shall indemnify, defend, and hold harmless the County for any and all claims, including reasonable  attorneys' fees, costs, and incidental expenses, which may be suffered by, accrued against, charged  to, or recoverable from the County in connection with the Security Breach. Contractor shall  reimburse County for the applicable costs described above within thirty (30) days of receipt of an  itemization of costs incurred by the County because of the Security Breach.  2.6 Within ten (10) calendar days of its discovery of the Security Breach, Contractor shall provide the  County with a detailed plan describing the measures Contractor will undertake to prevent a future  Security Breach. The County shall have the right to audit, inspect and test Contractor’s new  safeguards put in place because of the Security Breach.  Contractor shall be responsible for  recreating lost County Data in the manner and on the schedule set by the County without charge  to the County.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 32 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT IV    REQUIREMENTS FOR CONTRACTORS WITH ACCESS TO CJIS DATA  (Criminal Justice Information Security)    Exhibit IV governs the requirements for Contractors with Access to Criminal Justice Information governed  by the CJI Security Policy of the FBI.  1. Definitions  1.1 Criminal Justice Information (CJI) means data or information governed by the CJIS Security Policy.  1.2 Criminal Justice Information Services (CJIS) means the Criminal Justice Information Services, a  division in the Federal Bureau of Investigation (FBI) that sets a minimum standard of security  requirements to protect and safeguard CJI.  1.3 CJIS Security Policy means the Policy that governs the security of CJI. The CJIS Security Policy  provides guidance for the creation, viewing, modification, transmission, dissemination, storage,  and destruction of CJI. This Policy applies to every individual—contractor, private entity,  noncriminal justice agency representative, or member of a criminal justice entity—with access to,  or who operate in support of, criminal justice services and information.  2. Obligations  Contractor shall comply with the current version of the CJIS Security Policy, which may be  amended from time to time by the CJIS Advisory Policy Board of the FBI.  A link to the current FBI  standards is available: https://www.fbi.gov/services/cjis/cjis‐security‐policy‐resource‐center            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 33 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT V    FEDERALLY FUNDED CONTRACT REQUIREMENTS    Exhibit V sets forth additional provisions for all federally funded contracts. To the extent that this Contract  is funded, in whole or in part, by any federal award, the following provisions apply:  1.  Termination.  In addition to the termination rights set forth in Section 4 of this Contract, the  County may terminate this Contract, in whole or in part, for cause upon notice to Contractor if  Contractor breaches any duty or obligation in the Contract and fails to cure the breach, to the  County’s satisfaction, if applicable.  1.1  Right to Cure.  If the Contractor breaches this Contract, and the County, in its sole discretion,  determines that the breach is curable, then the  County must provide the Contractor with written  notice of the breach and a time period (not less than thirty (30) Days) to cure  the breach.  The  notice of breach and opportunity to cure do not apply in the following circumstances: (1) for  successive or repeated breaches; (2) if the County determines in its sole discretion that the breach  poses a serious and imminent threat to the health or safety of any  person or the imminent loss,  damage, or destruction of any real or tangible personal property; or (3) if the County terminates  the Contract under this Section or Section A above.  The effective date for termination or  cancellation shall be clearly stated in the written notice.  1.2  Termination Deemed for Convenience.  If the County terminates the Contract for cause and it is  determined, for any reason, that Contractor was not in breach of Contract, then the termination  for cause shall be deemed a termination for convenience, effective as of the same date specified  in the notice of breach.  2.  Contractor’s Obligations Upon Termination for Cause.  If the Contract is terminated for cause, the  County may require Contractor to pay all costs incurred by the County in terminating the Contract,  including but not limited to, administrative costs, reasonable attorneys’ fees, court costs, and any  reasonable additional costs the County may incur to procure the Deliverables required by the Contract  from other sources. Re‐procurement costs are not consequential, indirect or incidental damages and  cannot be excluded by any other terms included in this Contract; however, such costs shall not exceed  50% of the County’s financial obligation under this Contract.  3.  Compliance with Laws.  Contractor shall comply with the following, if applicable:  3.1  The Davis‐Bacon Act (40 U.S.C. 3141‐3148) as supplemented by Department of Labor regulations  (29 CFR Part 5, “Labor Standards Provisions Applicable to Contracts Covering Federally Financed  and Assisted Construction”);  3.2  The Copeland “Anti‐Kickback” Act (40 U.S.C. 3145 et seq.), as supplemented by Department of  Labor regulations (29 CFR Part 3, “Contractors and Subcontractors on Public Building or Public  Work Financed in Whole or in Part by Loans or Grants from the United States”);         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 34 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 3.3  The Contract Work Hours and Safety Standards Act (40 U.S.C. 3701‐3708) as supplemented by  Department of Labor regulations (29 CFR Part 5);  3.4  The requirements of 37 CFR Part 401, “Rights to Inventions Made by Nonprofit Organizations and  Small Business Firms Under Government Grants, Contracts and Cooperative Agreements,” and any  implementing regulations issued by the awarding agency;  3.5  All applicable standards, orders or regulations issued pursuant to the Clean Air Act (42 U.S.C. 7401‐ 7671q) and the Federal Water Pollution Control Act as amended (33 U.S.C. 1251‐1387);  3.6  All mandatory standards and policies relating to energy efficiency which are contained in the state  energy conservation plan issued in compliance with the Energy Policy and Conservation Act (42  U.S.C. 6201 et seq.); and  3.7  The Byrd Anti‐Lobbying Amendment (31 U.S.C. 1352 et seq.)  4.  Debarment and Suspension.  Contractor certifies that it is not listed on the government‐wide  Excluded Parties List System in the System for Award Management (SAM). Contractor must  promptly notify the County, if Contractor is listed in SAM at any time during the term, renewal, or  extension of this Contract. If Contractor is listed in SAM, the County may terminate or cancel this  Contract, in whole or in part, immediately, upon notice to Contractor.  5.  Equal Employment Opportunity.  If this Contract meets the definition of “Federally Assisted  Construction Contract” under 41 CFR Part 60‐1.3, then during the performance of this Contract,  Contractor agrees as follows:  5.1  The Contractor will not discriminate against any employee or applicant for employment because  of race, color, religion, sex, or national origin. The Contractor will take affirmative action to ensure  that applicants are employed, and that employees are treated during employment without regard  to their race, color, religion, sex, or national origin. Such action shall include, but not be limited to  the following: Employment, upgrading, demotion, or transfer; recruitment or recruitment  advertising; layoff or termination; rates of pay or other forms of compensation; and selection for  training, including apprenticeship. The Contractor agrees to post in conspicuous places, available  to employees and applicants for employment, notices to be provided setting forth the provisions  of this nondiscrimination clause.  5.2  The Contractor will, in all solicitations or advertisements for employees placed by or on behalf of  the Contractor, state that all qualified applicants will receive considerations for employment  without regard to race, color, religion, sex, or national origin.  5.3  The Contractor will send to each labor union or representative of workers with which he has a  collective bargaining agreement or other contract or understanding, a notice to be provided  advising the said labor union or workers’ representatives of the Contractor’s commitments under  this Section and shall post copies of the notice in conspicuous places available to employees and  applicants for employment.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 35 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com 5.4  The Contractor will comply with all provisions of Executive Order 11246 of September 24, 1965,  and of the rules, regulations, and relevant orders of the Secretary of Labor.  5.5  The Contractor will furnish all information and reports required by Executive Order 11246 of  September 24, 1965, and by rules, regulations, and orders of the Secretary of Labor, or pursuant  thereto, and will permit access to his books, records, and accounts by the administering agency  and the Secretary of Labor for purposes of investigation to ascertain compliance with such rules,  regulations, and orders.  5.6 In the event of the Contractor’s noncompliance with the nondiscrimination clauses of this Contract  or with any of the said rules, regulations, or orders, this Contract may be cancelled, terminated, or  suspended in whole or in part and the Contractor may be declared ineligible for further  Government contracts or federally assisted construction contracts in accordance with procedures  authorized in Executive Order 11246 of September 24, 1965, and such other sanctions may be  imposed and remedies invoked as provided in Executive Order 11246 of September 24, 1965, or  by rule, regulation, or order of the Secretary of Labor, or as otherwise provided by law.  5.7  The Contractor will include the portion of the sentence immediately preceding paragraph E (1) and  the provisions of paragraphs E (1) through E (7) in every subcontract or purchase order unless  exempted by rules, regulations, or orders of the Secretary of Labor issued pursuant to section 204  of Executive Order 11246 of September 24, 1965, so that such provisions will be binding upon  each subcontractor or vendor. The Contractor will take such action with respect to any  subcontract or purchase order as the administering agency may direct as a means of enforcing  such provisions, including sanctions for noncompliance: Provided, however, that in the event a  Contractor becomes involved in, or is threatened with, litigation with a subcontractor or vendor as  a result of such direction by the administering agency the Contractor may request the United  States to enter into such litigation to protect the interests of the United States.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 36 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT VII    LICENSE FOR USE OF COUNTY SERVICEMARK[A3]    County grants to Contractor the non‐exclusive right to use its Servicemark (hereinafter “Mark”), described and  listed in the Servicemark Guidelines (below), for programs and activities that are related to the governmental  services provided by Oakland County, specifically:       The Mark may be used on: (Applicable if Checked):  ☐ Printed materials  ☐ Electronic materials  ☐ Contractor’s website:  [insert website address].    Contractor shall not use the Mark for any other purpose.    The Mark must be used by Contractor as shown in the Servicemark Guidelines, with no variations of color, font  or proportion.  Contractor acknowledges that the County has intellectual property rights in the Mark.  Nothing  in this Contract gives Contractor any right, title, or interest in the Mark.  Contractor may not take any action  that will interfere with County’s rights in the Mark.    The County may terminate Contractor’s rights under this Exhibit, if County notifies Contractor it has breached  the terms of this Exhibit and Contractor fails to cure the breach within ten (10) business days of notice of  breach.  Following termination of this Exhibit, Contractor shall have ten (10) business days to remove the Mark  from the materials and/or website authorized for use above.  Contractor shall provide County with written  confirmation that such actions have been taken.  Upon termination of the Contract, Contractor shall cease all  use of the Mark.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 37 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com Servicemark Guidelines    The Guidelines for proper use of the Mark provided to the Contractor are as follows:        Do not provide copies to a third‐party of any artwork provided to you by County and referenced in this Exhibit  without the express consent of County.            OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 38 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT VIII  ACKNOWLEDGEMENT OF INDEPENDENT EMPLOYMENT STATUS    I,                                                                                  , acknowledge that I am an employee or subcontractor of   (Name of Contractor’s Company):                                                                                (hereinafter “Company”) under Contract #:                        , and   At all times during my assignment at Oakland County, I will remain an employee or  subcontractor of the Company   I am not an employee of Oakland County; and,   I may not represent myself as an employee of Oakland County.  I understand that:   Company is responsible for establishing the conditions of my assignment to Oakland County; and    Company is solely responsible for compensating me for my services; and   I understand and agree that as an employee or subcontractor of Company, I am not eligible to  participate in or accrue any benefits under any of Oakland County’s employee benefits or benefit plans,  including retirement, deferred compensation, insurance (including without limitation: health, disability  dental and life insurance), vacation pay, and any other similar plans and programs. However, if I am a  retired County employee, I may receive vested post‐employment benefits such as retiree healthcare  and pension benefits from Oakland County. I understand that the post‐retirement benefits I receive  from the County cannot be enhanced by my work for the above Contractor.  I acknowledge that:   I have no copyright, patent, trademark or trade secret rights to any Oakland County Intellectual  Property or any work developed by me while providing services to Oakland County; and,   If I will be given access to the County Network, I will comply with the Oakland County Electronic  Communications and Use of Technology Policy.   I will comply with and sign the FBI Criminal Justice Information Services Security Addendum if I  will have access to CJIS Data.  Signed:   Date:     Print Name:     Witness:    Date:     Print Name:     *Contractor or Contractor Employee must provide a copy of completed form to the Compliance Office ‐ Purchasing Unit at Purchasing@oakgov.com to receive a County Identification badge.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 39 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com EXHIBIT IX  SCOPE OF CONTRACTOR DELIVERABLES/FINANCIAL OBLIGATIONS  This scope of deliverables reflects the overall needs of the department, while not quantifying deliverables.  When the department requests services, MCCI will submit a quote/estimate for approval before  beginning work. All approved quotes will work against the allocated budget up to the limits of the budget.  a. Develop Brand Awareness and Key Messaging  i. Create a unified communication methodology across the organization to be used  as a platform to deliver key information about WRC in electronic (website, social  media) and printed (brochures, banners, cards, handouts) formats.  ii. Define a plan to document when, how and why to apply the brand throughout  the  organization  in  the  short  and  long  term.    May  include  the  following  deliverables:  1. Visual Representation/Creative.  2. Style  guide  including  standards  for:  colors,  logos,  printed  materials,  signage.  3. Design templates for key marketing materials.  4. Timeline for implementation.  5. Staff implementation recommendations.  6. Staff training and implementation tools.  7. Other recommendations of the Consultant.    iii. Using the WRC brand, assist in developing key messaging for all WRC units to be  used in electronic and printed materials.  Proposed messaging to be focused on:  1. WRC Goals and Objectives.  2. WRC value to the community.  3. Key activities and accomplishments of the WRC and staff.  4. Opportunities for qualified candidates.  5. Why WRC is a great place to work.  6. Promoting WRC programs and how they affect stakeholders.  7. Creating a greater understanding of WRC’s work and role in the county.  8. Other as needed messaging through‐out the duration of the Contract.    b. Develop Public Relations and Education Materials   i. Provide  research,  consultation,  planning,  implementation,  and  evaluation  services to assist WRC staff in conveying technical information in a user‐friendly  format to a diverse range of stakeholders, including governmental groups and  residents of Oakland County.         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 40 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com ii. Develop  user‐friendly  templates  for  media  releases,  brochures, social  media,  and  website.  iii. Develop a recruitment strategy with consideration given to working with or working  within the parameters of Oakland County Human Resources Department.  Keeping  in line with our industry to market to target candidates via print and electronic job  boards, trade journals, job fairs, and other appropriate sites/events.   iv. Provide as‐needed marketing and public relations services to the organization.    c. Develop  a  Strategic  Communication Plan  Including  Methods  for  Managing  Crisis  Communication  i. Interview  WRC  Managers  to  develop  a  thorough  understanding  of  public  relations and communication materials needed.  ii. Develop  a  communication  plan  that  will  unify  the  communications  methods  across the WRC to deliver key information regarding current and future projects.   The methods should include electronic (video, website, social media) and printed  (brochures, banners, cards, handouts) formats.  iii. Create a plan to document who, what, how and when communication strategies  are critically important.  May include the following deliverables:  1. Design templates for key marketing and educational materials.  2. Decision trees depicting key messaging and workflow.  3. Suggested timelines for communication.  4. List of key media contacts.  5. Staff implementation recommendations.  6. Staff training and implementation tools.  iv. Develop a crisis communication management strategy to be used during high  priority  and  emergency  events  that  would  clearly  define  who  leads  the  communication, what communication methods would be utilized, a timeline for  outgoing messaging, and where the messaging will be directed.  v. Provide user‐friendly templates for crisis communication (press releases, social  media, website).  vi. Provide training for managing crisis communication.  vii. Provide 24/7 as needed communication during the duration of the Contract.    d. Perform other as‐needed marketing, public relations and communications services as  identified by WRC.    e. Rates  i. All rates apply to calendar years 2019, 2020, and 2021.  ii. All rates include overhead and profit.           OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 41 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com iii. Marketing & Communications Hourly Rates  Managing Consultant  $365.00  Executive Consultant/SVP, PR/Marcom  $265.00  Senior Accountant Director  $170.00  Account Director  $155.00  Senior Comms Executive  $155.00  Communications Executive  $130.00  Communications Associate  $100.00  Project Management  $115.00  Administrative Support  $35.00  Creative Director  $155.00  Senior Designer  $135.00  Designer  $115.00  Web Developer  $130.00  iv. Video Production Rates  Pre‐Production: Coordination, client meetings, shoot setup, talent review, site surveys, etc.  HOURLY RATE  DAY RATE  Producer  $81.25  $650.00  Associate Producer  $62.50  $500.00  Scriptwriting  $62.50  $500.00  Production: Shoots  Director  $100.00  $800.00  Videography w/Operator Full Day    $1,200.00  Videography w/Operator Half Day    $700.00  Drone w/Operator Full Day    $1,000.00  Drone w/Operator Half Day    $600.00  Steadicam w/Operator Full Day    $1,500.00  Steadicam w/Operator Half Day    $1,000.00  TelePrompTer w/Operator Full Day    $500.00  TelePrompTer w/Operator Half Day    $385.00  Audio Technician  $62.50  $500.00  Production Assistant/Grip, etc.  $43.75  $350.00  Post‐Production: Edit, Graphics and Video Completion  Video editing, with editor    $130.00  Video graphics/2D Animation    $150.00  Needle drop music    $40.00  Video archiving/mastering    $130.00  Captioning    $95.00  Transcription    $25.00         OAKLAND COUNTY COMPLIANCE OFFICE – PURCHASING CONTRACT NUMBER 005789 Page 42 Rev 6/7/2019 OAKLAND COUNTY EXECUTIVE, DAVID COULTER COMPLIANCE OFFICE  PURCHASING Compliance Office | Purchasing  248-858-0511 | purchasing@oakgov.com v. Hourly rates for all staff classifications  TEAM MEMBER  ROLE  AREA(S) OF EXPERTISE  Michelle Franzen Martin  Hourly rate: $155  Account Director  Project  lead,  integrated  marketing  efforts  (PR, writing, etc.)  Rich Donley  Hourly rate: $265  SVP,PR/Marketing  Communications  Message Development, Crisis Planning  Todd Height  Hourly rate: $190  VP, Business Strategy &  Development  Fundraising strategies and related tasks  Paul Lukasiewicz  Hourly rate: $155  Creative Director  Creative direction, branding  Jared Bauman  Hourly rate: $80‐$150  Senior Editor, Videographer,  Producer (Hourly rate range  reflects different roles for the  service provided)   Fundraising strategies and related tasks  Erica Bush Stamatoulakis  Hourly rate: $115  Project Manager  Project  management,  timelines,  as‐needed  PR/writing  Patricia Radice  Hourly rate: $155  Senior Communications Executive Strategic writing and public relations  Marlise Franz  Hourly rate: $115  Graphic Designer  Graphic design, branding  Paige Blessman  Hourly rate: $115  Communications Executive  Writing and public relations    vi. Miscellaneous charges    Mileage, if applicable (mileage is typically not charged for travel within southeast Michigan), will be  invoiced at the current IRS standard rate per mile.    All third‐party expenses (printing, etc.) that are billed through MCCI will be invoiced to the County  at cost plus 15%. Should the County prefer direct billing from any third‐party sources/vendors, the  mark‐up can be mitigated.      AMENDMENT OF CONTRACT 008620 Page 1 Rev 2022/05/11 PARKS AJK AMENDMENT OF CONTRACT 008620 AMENDMENT 03 AMENDMENT DATE: July 26, 2023 This AMENDMENT OF CONTRACT (hereafter this "Amendment") is made and entered into by and between the Contractor named and identified below, (hereafter “Contractor”) and the COUNTY OF OAKLAND (hereafter “County”) whose address is 2100 Pontiac Lake Rd, Waterford, MI 48328. CONTRACTOR ADDRESS Mort Crim Communications Inc 155 W Congress St Ste 501 Detroit, MI 48226 Vendor Number: 404 The County and Contractor agree and acknowledge that the purpose of this Amendment is to modify as provided herein and otherwise continue the present contractual relationship between the Parties as described in their current contract with the same contract number as above. In consideration of the extension of the mutual promises, representations, assurances, agreements, and provisions in the Contract and this Amendment, the adequacy of which is hereby acknowledged by the Parties, the County and Contractor hereby agrees to amend the current Contract as follows: 1.0 The County and Contractor agree that any and all defined words or phrases in the current Contract between the parties will apply equally to and throughout the amendment. 2.0 The Parties agree that any and all other terms and conditions set forth in the current Contract between the Parties shall remain in full force and effect and shall not be modified, excepted, diminished, or otherwise changed or altered by this Amendment except as otherwise expressly provided for in this Amendment. 3.0 Description of Change: Add $30,000.00 to the contract Not to Exceed amount. Extend contract expiration date from 12/31/2022 to 8/31/2024 Add the following contract item(s) as described below: 1 – Oakland County Parks Commission Messaging and Communications Support @ $30,000 NTE AMENDMENT OF CONTRACT 008620 Page 2 Rev 2022/05/11 For and in consideration of the mutual assurances, promises, acknowledgments, warrants, representations, and agreements set forth in the Contract and this Amendment, and for other good and valuable consideration, the receipt and adequacy of which is hereby acknowledged, the undersigned hereby execute this Amendment on behalf of the County, and Contractor and by doing so legally obligate and bind the County and Contractor to the terms and conditions of the Contract and this Amendment. THE CONTRACTOR: SIGN / DATE: Mort Crim Communications Inc THE COUNTY OF OAKLAND: SIGN / DATE: Scott N. Guzzy, CPPO, MBA, Purchasing Administrator cmk $' 4*(( -.җ 0'сцѶспстрсѷссҘ .aLOe\ 9RPPeUV *//0554җ 0'сцѶспстрсѷушҘ